Chaque été, toutes les entreprises sont confrontées aux départs en congés simultanés d’une majorité de leurs salariés (6 sur 10, selon l’Insee). Organiser les départs pour limiter les risques est donc indispensable. Fermeture d’entreprise, recours aux emplois saisonniers, service minimum ou logiciel de planification dédié, les solutions sont nombreuses pour permettre aux chefs d’entreprise de garantir la continuité de service… et aux collaborateurs de profiter sereinement de leurs vacances !
Organiser les départs en congés pour limiter les risques
6 Français sur 10 partent en vacances l’été, selon l’Insee. Plus de la moitié (55%) prennent 3 semaines de congés entre juin et septembre, dont 42% en août (sondage mené en 2015 par Regionjobs). Bureaux déserts, lignes de production ralenties… Prendre les devants pour organiser au mieux cette période est cruciale, car les risques ne sont pas négligeables. En externe, un service défaillant, un ralentissement de la production, des commandes non livrées, des dossiers en suspens ou retardés… affectent directement la qualité du service client. A terme, c’est l’image même de l’entreprise qui en pâtit. En interne, les collaborateurs en activité peuvent être démunis si les projets en cours n’ont pas été transmis, ou au contraire débordés s’ils doivent gérer les missions de leurs collègues en plus des leurs. Il est d’ailleurs courant que les salariés en congés aient à superviser des urgences depuis une plage de sable fin ou une randonnée en montagne… Enfin, ne pas organiser les congés de chacun en amont mène bien souvent à des problèmes d’équité entre salariés, et donc à une insatisfaction générale qu’il sera ensuite difficile de confronter.
Quelles sont les options possibles pour l’employeur ?
En fonction de la taille de l’entreprise et du secteur d’activité, plusieurs options peuvent être envisagées :
- Fermer l’entreprise pendant la période estivale : la Loi Travail a simplifié les règles en la matière. L’employeur, s’il décide de fermer l’entreprise, n’est désormais plus tenu de consulter les salariés, même s’il convient bien sûr de les en informer suffisamment à l’avance. Même les salariés n’ayant pas acquis suffisamment de congés pour couvrir toute la période de fermeture sont concernés (mais ils peuvent prendre des congés anticipés : dans le cas contraire, ils ne seront pas indemnisés, sauf si la fermeture dépasse le nombre de jours de congés légaux).
- Recourir aux employés saisonniers ou intérimaires : cette option suppose une certaine anticipation et peut avoir un impact considérable sur le budget. Quoi qu’il en soit, elle n’est envisageable que si le poste concerné ne nécessite pas de formation spécifique et poussée et que le/la remplaçant(e) peut être opérationnel(le) rapidement.
- Ralentir l’activité et opter pour un « service minimum » : cette alternative n’est pas possible pour tous les secteurs d’activité et nécessite à nouveau une réelle anticipation, sous peine de ne pas garantir le bon roulement des compétences.
| RAPPEL « Si en pratique, il est généralement tenu compte des souhaits des salariés, c’est à l’employeur qu’il revient d’organiser les départs en congés. L’organisation des congés payés est à la fois une prérogative du pouvoir de direction et une obligation : l’employeur doit faire en sorte que les salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, faute de quoi il engage sa responsabilité civile et encourt des sanctions pénales. » Me Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris, pour Horoquartz |
Une solution de planification pour mieux gérer les congés d’été
Opter pour un logiciel de planification dédié est un atout indéniable pour organiser sereinement les congés estivaux. Grâce à un portail collaboratif, les collaborateurs peuvent consulter leur planning et celui de leurs collègues de travail, et poser leurs demandes de congés dès le début de l’année. Celles-ci sont ensuite transmises automatiquement aux managers et à la DRH, qui peuvent ajuster les plannings en tenant compte des souhaits de chacun et respecter l’équité.
Certaines solutions de planification, comme la suite eTemptation d’Horoquartz, permettent en outre d’établir des prévisions d’absences, qui aident à connaître en amont les périodes susceptibles de prise de congés. Très utiles notamment dans le cas des contrats annualisés, les prévisions d’absences constituent une véritable aide à la planification à long-terme, le planificateur ayant un aperçu potentiel des périodes de congés de ses équipes. C’est également un confort supplémentaire pour le collaborateur, qui n’est pas obligé de poser immédiatement ses congés de façon ferme et définitive. Les prévisions d’absences des collaborateurs peuvent ensuite être ajustées et converties en demandes d’absences.
Ainsi, les salariés gagnent en autonomie, ils peuvent facilement s’organiser pour garantir la continuité de service. La validation des congés est décentralisée auprès des managers, les RH gagnent un temps précieux.
Enfin, contrairement à un tableur de type Excel, planifier ses équipes avec une solution dédiée permet également d’édicter ses propres règles et d’adapter l’application à ses contraintes métier. Il est possible, par exemple, de valider en priorité les congés des salariés ayant des enfants pendant les périodes de vacances scolaires ou de ceux dont les conjoints ont des congés imposés. L’ordre des départs en congés est fixé par accord d’entreprise, accord de branche ou après avis du Comité Social et Economique. L’employeur doit tenir compte de la situation de famille des bénéficiaires (notamment les possibilités de congés de l’époux ou du conjoint), de la durée de service chez l’employeur et de l’activité éventuelle chez un autre employeur (source : Service-Public – Le site officiel de l’administration française).
Marie Lasseron, Content Manager chez Horoquartz et Lambert Rejany, Directeur Produit chez Horoquartz
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RAPPEL « S’il n’est pas déterminé conventionnellement, l’ordre des départs en congés est décidé par l’employeur. Une fois fixé, il est communiqué à chaque salarié par tout moyen, au moins 1 mois avant son départ. L’employeur est tenu de respecter ce délai de prévenance minimum. » Me Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris, pour Horoquartz |