L’analyse des besoins en formation fait partie intégrante des différentes phases d’élaboration d’un plan de formation. Son poids est déterminant et constitue une étape importante dans le processus de décision ainsi que dans l’évaluation de la formation a posteriori. Il convient donc de suivre les différentes étapes d’analyse des besoins en termes de formation avec attention, afin de définir des objectifs concrets et de s’assurer que les formations envisagées sont nécessaires et qu’elles aboutiront à des résultats mesurables.
Définir les projets de l’entreprise et les besoins en compétences nécessaires
Sur la base d’une analyse à court ou à moyen terme de l’évolution de l’entreprise (sur une période de 2 ou 3 ans), il s’agit de déterminer si de nouvelles compétences seront nécessaires pour évoluer. Ceci implique l’analyse de données externes (nouvelles réglementations, nouvelles technologies, évolutions d’ordre commercial) mais également internes (nouveaux logiciels, réorganisation, départs à la retraite…).
Une fois la liste des changements majeurs établie, il s’agit de dresser une liste des compétences requises pour y faire face, afin d’identifier les écarts à combler par le biais de formations spécifiques (gap analysis).
Identifier les formations obligatoires afin d’y répondre
Afin de minimiser les risques d’accidents et d’améliorer les conditions de travail, les employeurs sont tenus de proposer un certain nombre de formations obligatoires à leurs salariés. Celles-ci sont liées à la sécurité des personnes, des biens ou à l’environnement et concernent l’ensemble des collaborateurs.
Recueillir les besoins individuels des salariés
Les besoins individuels de chaque collaborateur peuvent être recueillis lors des entretiens annuels d’évaluation établis et validés par les responsables hiérarchiques. Ils peuvent également être collectés lors de l’entretien professionnel, rendez-vous obligatoire biannuel entre l’employeur et le salarié, destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.
Il peut se dégager, de ces entretiens, des besoins collectifs, c’est-à-dire communs à une équipe ou à un service en particulier.
Procéder à une analyse de poste
L’analyse de poste peut être effectuée par chaque manager, en collaboration étroite avec le département RH. Elle permet de mettre en évidence, de manière objective et cohérente, les forces et les faiblesses en jeu en matière de compétences et d’identifier précisément les besoins de formation de chaque collaborateur.
Récapituler les besoins en formation en fonction de leur nature
Les besoins de formation, une fois les informations recueillies, peuvent être regroupés dans un document unique afin d’aboutir à une vision globale des besoins de formation à envisager. On distinguera notamment :
- Les besoins en rapport avec la stratégie de l’entreprise
- Les besoins de nature règlementaire
- Les besoins individuels
- Les besoins collectifs
Hiérarchiser les besoins en formation et préciser les contraintes
En fonction des ressources disponibles ainsi que des contraintes internes à l’entreprise (budget, timings, etc.), les besoins doivent être hiérarchisés. Cette action permettra d’établir une liste présentant clairement les besoins en formation à satisfaire en priorité, sur la base de critères réalistes et atteignables.
Définir les périodes de disponibilité des collaborateurs
Il est préférable d’identifier, en amont, les périodes durant lesquelles les collaborateurs de l’entreprise pourront être formés, soit individuellement, soit de manière collective. Ceci permettra d’établir un calendrier de formations lors de la phase d’élaboration du plan de formation.
Cibler les HPI (hauts potentiels intellectuels)
En vue de sécuriser l’entreprise et de retenir les HPI en interne, il est essentiel de les identifier afin de prévoir un parcours de développement spécifiquement adapté.
Une fois réalisée, l’analyse des besoins en matière de formation devra être traduite en objectifs quantitatifs et qualitatifs, permettant ensuite l’élaboration et la validation du plan de formation. Les critères induits par l’analyse de formation serviront de base pour l’élaboration de l’évaluation de la formation .
Marilyn Guillaume et Angèle Linares
