Témoignage d’Yves Bietrix, directeur de projet Paie et Administration du personnel chez Cegid . Depuis 15 ans Yves accompagne des entreprises dans la mise en place d’un nouveau logiciel de paie .
Il nous fait partager son expérience .
Chaque année nous accompagnons une centaine de clients dans le changement de leur logiciel de paie et d’administration du personnel.
Cette expertise, nous l’avons construite depuis plus de 20 ans et c’est aujourd’hui une garantie supplémentaire pour qu’un projet aussi impliquant pour une DRH, soit considéré au final comme une réussite par tous les acteurs de l’entreprise.
Pour choisir un bon logiciel de paie et le partenaire avec lequel on va le mettre en place, il y a quelques règles à prendre en considération et ce quelle que soit la taille de l’entreprise.
Règle n° 1 : se fixer des objectifs et les tenir
Optimiser ses processus de paie pour améliorer la qualité des services, harmoniser les règles, fiabiliser les traitements, prendre en compte des situations complexes liées à la gestion des temps et de l’activité, réduire les coûts de fonctionnement de la fonction RH … autant de raisons qui conduisent les entreprises à changer de logiciel de paie .
Avant tout, il convient de faire le bilan de la situation :
- Quels sont les atouts et les faiblesses de votre organisation ?
- Quelles sont vos attentes, celles de vos collaborateurs , celles des managers de l’entreprise et de votre direction générale ?
- Quel est votre budget financier ?
- Quel temps avez-vous à consacrer à votre projet ? De quel niveau d’accompagnement avez-vous besoin ?
Il est important d’étudier tous ces aspects, avant de vous lancer. Des idées claires sur chacun de ces points vous aideront à piloter avec succès votre projet.
Bien évidemment, il est important de faire le bon choix du logiciel et du prestataire qui va vous accompagner.
Règle N°2 : retenir le produit dont les fonctionnalités vous permettront d’évoluer
Prendre bien en compte la situation de départ c’est une chose. Etre capable de faire évoluer régulièrement à votre rythme vos règles de gestion en est une autre.
L’organisation des entreprises bouge constamment : évolution des effectifs, réorganisation des périmètres, mise en place de nouvelles règles d’activité…
Le service de paie doit accompagner les transformations de l’entreprise.
La direction générale ne pourra pas comprendre que la DRH soit limitée dans ses actions par son logiciel. Il vous faut avoir les moyens de réagir vite et sans souffrance pour vos collaborateurs RH.
Règle n°3 : simplifier la complexité
Dans une complexité croissante qu’elle soit légale, déclarative, ou organisationnelle, il convient de s’assurer d’être bien accompagné au quotidien.
Chez Cegid, une équipe de conseillers , spécialistes de la paie est à votre disposition pour vous guider dans l’utilisation de votre logiciel et vous faire bénéficier des meilleures pratiques.
Un pôle de veille légale et règlementaire assure la mise à jour des logiciels et ce dès la parution des évolutions légales.
Le logiciel évolue régulièrement, plusieurs fois dans l’année pour vous garantir de bénéficier de la version la plus récente et cela sans effet big bang.
Le mode SaaS simplifie l’actualisation du système d’information et ce dans le cadre du budget initial alloué.
Règle N° 4 : moderniser votre outil de travail avec la dématérialisation , les outils d’analyse et la mobilité.
Les logiciels ont beaucoup évolué ces dernières années. Plus conviviaux, plus collaboratifs, ils sont aussi plus « intelligents ».
Aujourd’hui, il est beaucoup plus simple de partager les informations entre collaborateurs et managers via des self-services .
Pour se placer comme un centre d’échanges et de services auprès des divers acteurs de l’entreprise, la DRH doit disposer d’outils de communication directement intégrés à son application de paie et d’administration du personnel. Le portail des services RH sera le reflet de la qualité de vos services.
Parmi les autres grandes sources d’efficacité, il faut également s’assurer de disposer de la nouvelle génération d’outils de Business Intelligence.
Autrefois complexe à mettre en place, le décisionnel RH est aujourd’hui très simple à manipuler, sans avoir à recourir à des spécialistes.
Tableaux de bord, dashboards RH, reporting, sont la clé d’un pilotage maitrisé.
Règle N°5 : au-delà de la dimension administrative, promouvoir l’innovation dans l’entreprise
Assurer un service administratif fiable dans les délais, c’est la première étape du succès.
C’est à cette condition que l’on peut ensuite construire une politique de services RH innovante.
Avec les nouvelles technologies numériques, le mouvement s’accélère :
- Viser le zéro papier en proposant de dématérialiser les bulletins et toute autre pièce du dossier salarié, en les mettant à disposition du collaborateur dans un coffre-fort personnel et sécurisé.
- Développer l’inter activité en reliant les salariés au service RH via leurs smartphones et tablettes numériques et bénéficier ainsi de l’engouement de ces nouveaux usages
- Répondre à des attentes plus qualitatives en leur proposant des services relatifs à leurs parcours de formation, à leurs souhaits de mobilité et d’évolution de carrière…
Pour conclure, nous le constatons tous les jours, les projets que nous menons sont l’occasion pour la fonction RH de repenser la qualité de ses services.
Un investissement long n’est pas forcément le gage d’un projet réussi. Gardez le cap en pensant régulièrement au retour sur investissement ainsi qu’aux différents « Quik Wins » ou mesures à effet rapide qui s’offrent à vous.
Yves Bietrix, Directeur de projet Paie et Administration du personnel, Cegid