Avec Digiposte, un service La Poste Solutions Business, La Poste propose aux entreprises une offre innovante de numérisation des bulletins de paie simplifiant ainsi les démarches administratives des salariés
Les échanges numériques sont au coeur de nombreuses relations : les banques proposent à leurs clients de recevoir leurs relevés de comptes en ligne, les opérateurs de téléphonie et leurs fournisseurs d’énergie vantent les avantages de la facturation numérique… Tout le monde s’y met, y compris l’Etat, avec la mise en place quasi généralisée de télédéclarations (Impôts, Urssaf, TVA…).
Pratique et permettant de gagner du temps, le tout numérique comporte néanmoins un inconvénient : l’utilisateur doit se rendre sur différents sites pour gérer ses dossiers, et retenir autant d’adresses Internet, de logins et de mots de passe. Sans compter le risque de laisser passer une information importante, perdue dans la masse des e-mails quotidiens.
Pour accompagner ses clients émetteurs de factures ou de relevés dans ce passage au numérique, La Poste, tiers de confiance dans le monde des échanges de courrier papier, a conçu une offre de centralisation de documents en ligne à destination des particuliers.
« Digiposte, un service La Poste Solution Business, propose une boîte à lettres sécurisée et interactive, un coffre-fort numérique et un espace de partage. Nous avons transposé notre savoir-faire dans l’univers des échanges numériques, » précise Jean-Michel Molette, directeur des activités Internet du Courrier pour le groupe La Poste.
Les entreprises sont les premières concernées : en matière de ressources humaines, les échanges papier restent la norme. Mais ces relations sont appelées à évoluer, car depuis 2009, la loi (1) autorise la dématérialisation des bulletins de paie. « Digiposte permet l’envoi, la réception et la gestion des bulletins de paie numériques, poursuit Jean-Michel Molette. Les entreprises sont ainsi parties prenantes d’une évolution sociétale fondamentale : aujourd’hui, ne pas utiliser les nouvelles technologies est impensable. »
Cette simplification (automatisation des processus, rationalisation des tâches de distribution, réduction des coûts) rend l’entreprise plus réactive et efficace et la positionne du côté de la modernité. À la clé, un nouveau canal de communication avec les salariés pour l’ensemble des documents importants : bulletins de paie, contrat de travail, attestation de salaire, justificatifs divers.
Grâce à Digiposte, les salariés ont accès à une offre globale sécurisée de réception, d’archivage, et de partage des documents numériques professionnels. Mais ils peuvent aussi recevoir et stocker toutes leurs données personnelles, le tout de manière confidentielle et indépendamment de la relation avec leur employeur, tout en gardant, à tout moment, la possibilité de changer d’avis et de recevoir à nouveau les documents sous format papier. « Qui d’autre que La Poste pouvait proposer un tel service ? fait remarquer Jean-Michel Molette. Il fallait un acteur de confiance, neutre et pérenne. »
Pour un DRH, choisir Digiposte permet aussi d’offrir aux salariés un « assistant personnel » pour gérer leur vie privée et personnelle. Et cette promesse d’universalité pour le particulier en fait une offre susceptible d’emporter l’adhésion massive des employés. Il faut noter que l’acceptation formelle de l’employé est requise préalablement à la numérisation de son bulletin de paie.
En simplifiant les modalités des échanges, Digiposte transforme la gestion administrative de l’entreprise et les relations entre celle-ci et ses salariés.
Au bénéfice de tous !
L’OFFRE DIGIPOSTE EN 7 POINTS
Digiposte aide les DRH en assurant :
1. le raccordement entre le service informatique RH et la plate-forme Digiposte ;
2. le routage des documents vers les comptes Digiposte des salariés ;
3. l’archivage à durée légale de ces documents pour le compte des salariés abonnés à Digiposte ;
4. des prestations complémentaires selon votre demande (éditique, archivage, B2B…).
Les DRH aident leurs salariés en leur offrant un espace privé :
5. de réception et traitement de courrier numérique ;
6. de partage, qui leur permet de mettre leurs justificatifs à disposition de tiers ;
7. d’archivage sécurisé pour classer, stocker, et retrouver facilement leurs documents électroniques.
(1) Depuis le 12 mai 2009 – date de promulgation dans le Journal officiel de la nouvelle loi de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures (article 26) – la remise du bulletin de paie peut être effectuée sous forme électronique, à condition toutefois de recueillir l’accord du salarié, et de le faire « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».