Expérience candidat et paramétrages ATS : une combinaison sous-estimée. En effet, un outil mal configuré, des workflows peu réfléchis ou des messages automatiques impersonnels dégradent le parcours candidat. Or, pour 87 % des candidats, le recrutement reflète aussi le traitement des collaborateurs : un chiffre qui résume bien les enjeux.
Ainsi, votre ATS peut devenir le meilleur allié de votre marque employeur grâce à des paramétrages souvent négligés lors du déploiement. Certains réglages simples peuvent pourtant transformer radicalement l’expérience candidat. Voici 5 paramétrages qui changent tout.
Expérience candidat et paramétrages ATS : des messages automatiques au service de la transparence
Malgré l’utilisation d’un ATS, 47 % des recruteurs avouent avoir déjà ghosté des candidats à plusieurs reprises. Et en parallèle, 62 % des candidats se plaignent de ne pas obtenir de retour suite à leur candidature.
Pourtant, la messagerie de votre ATS pourrait devenir un levier fort pour une communication transparente. Alors, comment l’exploiter pleinement ?
- Commencez par définir des workflows d’emailing adaptés à votre process.
- Paramétrez votre logiciel pour envoyer des mails automatiques à chaque phase clé : réception du CV, entretien (visio ou physique), etc.
- Automatisez les notifications de changements d’étape et les délais. Par exemple : votre candidature est en cours de présélection. Nous vous transmettrons un retour d’ici X jours.
- Ne vous contentez pas de la bibliothèque de messages par défaut de votre ATS, adaptez-les.
- Personnalisez vos communications grâce aux champs dynamiques permettant la personnalisation : prénom et titre du poste, par exemple. Rappelez-vous que « automatiser » ne signifie pas « uniformiser ».
- Évitez un ton froid et générique, privilégiez une approche plus humaine et cohérente avec votre marque employeur.
- Testez la réception des messages avec votre propre adresse email pour vérifier le contenu, la prise en compte des variables de personnalisation, la présentation et la signature.
Grâce à une messagerie automatique bien paramétrée sur l’ATS, le candidat connaît en temps réel le statut de sa candidature. Le facteur stress diminue, tandis que la transparence entraîne un impact positif sur l’expérience globale.
Ce premier réglage crée le socle d’une communication claire, base indispensable avant toute autre optimisation. Parmi ces messages automatisés, l’un d’eux mérite une attention particulière : le retour après entretien.
Le feedback après entretien
Saviez-vous que 40 % des candidats citent l’absence de retour après un entretien dans les causes majeures d’une expérience négative avec l’entreprise ? Votre feedback en recrutement est donc un point critique dans le parcours candidat. Pour vous aider, votre ATS se révèle d’une efficacité redoutable. Voici quelques recommandations :
- Rédigez différents types de messages selon l’étape et le motif : convocation à un deuxième entretien, entretien avec un manager, non retenu mais en vivier pour un futur poste etc.
- Adoptez un ton humain et bienveillant.
- Déterminez les messages que vous enverrez manuellement ou automatiquement après un changement d’étape ou de tag.
- Notez que moins de 20 % de recruteurs fournissent un retour argumenté après un entretien. Aussi, prévoyez des zones à personnaliser dans vos templates de mail afin d’apporter un feedback constructif.
Pourtant, ces retours n’auront d’impact que si les candidats remplissent l’intégralité des formulaires. Une étape essentielle qui ne se jour plus tellement sur ordinateur, mais directement depuis un smartphone.
ATS et formulaires mobile friendly
Le mobile est devenu le support numéro un pour postuler : 62 % des candidats l’utilisent pour déposer une candidature. C’est pourquoi, votre ATS se doit d’être mobile-friendly.
Ainsi, lors du déploiement de votre logiciel, nous vous recommandons de tester l’espace carrière sur un portable. La navigation doit être fluide et les pages doivent être calibrées pour la lecture sur un petit écran. De plus, les champs à remplir et les pièces jointes à insérer doivent être réduits à leur strict minimum. Pour accélérer le dépôt de CV et limiter les abandons en cours de route, prévoyez les boutons « candidature simplifiée » ou « postulez avec LinkedIn ».
Pourtant, offrir une bonne expérience candidat sur mobile ne suffit pas : encore faut-il maintenir le lien dans le temps. C’est tout l’enjeu du nurturing.
Talent nurturing
Le talent nurturing vise à conserver un lien avec les talents non retenus à un poste donné. Vous convertissez ainsi un vivier de candidats passifs, mais qualifiés, en un réseau de talents vivant. L’objectif ? Maintenir une expérience candidat positive et fluide, et favoriser les re-candidatures pour les prochains postes à pourvoir.
Comment transformer votre ATS en outil de talent nurturing ?
- Commencez par segmenter votre base par profil, localisation et statut.
- Définissez ensuite les scénarios adaptés à vos segments : newsletter, invitations à des évènements, alertes pour les nouvelles offres, relances sur la mise à jour de la disponibilité, etc.
- Paramétrez les messages récurrents : newsletter trimestrielle, par exemple.
- Activez les envois automatiques.
- Suivez les taux de re-candidature.
Pour déployer cette stratégie de nurturing, un paramétrage s’avère particulièrement efficace : le couplage ATS + CRM.
ATS + CRM, un duo gagnant
Si votre ATS possède une brique CRM native ou s’il est interfacé avec un outil dédié, exploitez leur complémentarité pour gagner en fluidité dans votre parcours candidat.
En effet, le CRM permet une segmentation plus fine de votre base de CV grâce au scoring des talents, aux tags et au pipeline du process. Le statut et les tags sont également synchronisés avec l’ATS.
Enfin, la brique CRM vous offre un suivi multicanal centralisé et automatisé. Vous traitez dans un seul logiciel les emails, les SMS et les messages LinkedIn. Parfois, même WhatsApp ou les réseaux sociaux.
Le combo ATS + CRM bien paramétré réunit le meilleur des deux mondes : automatisation et relation. C’est votre dernière étape pour passer à une expérience candidat aboutie.
Un ATS bien paramétré automatise, fluidifie le parcours, entretient la relation candidat et renforce la marque employeur. Ce qu’il faut retenir pour commencer :
- Auditez vos workflows de messages
- Testez votre candidature sur mobile
- Activez les fonctions CRM et nurturing
Source(s) documentaire(s) :
- Baromètre de l’expérience candidat, Yaggo
- Chiffres sur le ghosting en recrutement, Indeed
- Mobile vs ordinateur, tendances en matière d’emploi, Appcast
- Candidate experience benchmark
