Gilles Satgé, PDG de Lucca, nous apporte son expertise sur la digitalisation RH.
Lorsqu’une entreprise se demande par où entamer des travaux de digitalisation, la réponse la plus fréquente est probablement la « gestion des talents » ou les « processus de recrutement ». Les processus administratifs connexes aux RH, comme la préparation de la paie ou le remboursement des notes de frais, plus prosaïques, sont souvent oubliés.
Ces tâches représentent pourtant une charge de travail importante pour un service RH. Elles sont également une épine dans le pied de tous les salariés, quels que soient leur poste ou leurs responsabilités.
Avant de s’attaquer à la digitalisation de votre cœur de métier RH, chantier invisible pour la grande majorité des collaborateurs, ne vaudrait-il pas mieux automatiser les processus administratifs ? J’en suis convaincu.
Lucca préconise de débuter par un projet simple
Un SIRH est complexe à mettre en œuvre car il implique de repenser des pans importants du fonctionnement de la direction RH. En outre, dans un tel projet, toutes les directions de l’entreprise sont impliquées. Leur coordination est chronophage et la conduite du changement, tributaire des priorités de chacun, s’étire en général sur plus d’un semestre.
Les entreprises qui sortent d’un chantier SIRH sont généralement surprises par la simplicité et la rapidité de déploiement de nos solutions : pour automatiser une tâche administrative, seules quelques semaines sont nécessaires.
La demande de congés est le processus par lequel il nous semble pertinent de commencer la digitalisation RH. La distribution des fiches de paie est aussi une bonne opportunité pour débuter la transformation digitale RH d’une entreprise.
Donner confiance
Votre département est le bureau des pleurs ? Faites bouger les lignes. En automatisant les corvées administratives, vous prouvez aux salariés que vous êtes là pour les aider. Mieux, vous leur offrez de nouveaux services : projection des soldes de congés, onboarding, archivage des bulletins de paie en ligne, etc.
Les retours des utilisateurs seront enthousiastes et les nouveaux outils RH, comme Figgo, feront rapidement partie de leur quotidien, pour longtemps. En 10 ans, notre taux de résiliation a toujours été inférieur à 2%.
Ce succès permet d’établir un climat de confiance propice à la mise en œuvre de projets plus ambitieux par la suite.
Libérer des ressources
L’automatisation des processus administratifs permet d’éliminer nombre de questions chronophages pour les services RH : quels sont mes soldes de congés ? Où en est le traitement de ma note de frais ? J’ai changé de banque, à qui dois-je envoyer mon nouveau RIB ? Figgo réponde toutes ses deamndes
Les temps de traitement sont également réduits — avec des justificatifs dématérialisés, le contrôle d’un frais est très rapide. Les ressaisies sont également éradiquées. Par exemple, toutes les absences du mois peuvent être basculées en paie automatiquement.
En somme, lors de la définition d’une stratégie de digitalisation RH, il convient de donner la priorité à la maîtrise des processus administratifs. La légitimité acquise auprès des collaborateurs et le temps gagné permettront d’attaquer sereinement les dossiers les plus stratégiques.
Qu’en est-il des aspects techniques ?
L’automatisation des processus administratifs RH est un bon exercice pour appréhender le déploiement de solutions SaaS : gestion des droits d’accès, authentification, intégration avec vos outils actuels…
Par ailleurs, la DSI se familiarise avec les enjeux RH. C’est également l’occasion de faire le point sur les référentiels : les données disponibles sur les collaborateurs seront cruciales pour la suite de la digitalisation RH.
Il ne faut pas surestimer les écueils techniques, ils sont secondaires. La complexité réside dans la mise à plat des besoins fonctionnels réels. Les startups en forte croissance qui viennent à nous l’ont compris. Naturellement technophiles, elles sont avant tout désireuses d’adopter les meilleures pratiques que nous avons décelées chez nos clients les plus structurés.
Gilles Satgé, PDG de Lucca
À propos de Lucca
Lucca est un éditeur de logiciels SaaS dédiés à l’automatisation des processus administratifs et RH. Sa suite de solutions spécialisées permet aux entreprises de construire leur SIRH à la carte : gestion des congés et absences, gestion des notes de frais, logiciel RH de dématérialisation du dossier du personnel, distribution électronique des bulletins de paie, suivi des temps…
Aujourd’hui, cette société française compte plus de 1 000 clients, soit plus de 140 000 utilisateurs dans 50 pays. Parmi ses références, on retrouve Michel et Augustin, SPIE, Square Habitat, Deezer, Fives, AccorHotels, Max Havelaar, Hachette, Aubade, MonDocteur…