Issu notamment du rapprochement de trois marques d’édition (Éditions Francis Lefebvre, Éditions Législatives et Éditions Dalloz), et de cinq organismes de formation, le groupe Lefebvre Dalloz apporte une réponse globale combinant une offre d’édition, de formation et de logiciels & services, en droit, fiscalité, comptabilité, conformité, etc.
C’est dans le contexte de ce rapprochement que le groupe Lefebvre Dalloz a entrepris un ambitieux projet de dématérialisation de ses documents RH, sous la houlette de Habib Hamoudi, son nouveau Directeur Paie et SIRH. L’objectif : moderniser la gestion des ressources humaines tout en optimisant l’efficacité opérationnelle. À son arrivée, il a observé que les processus RH reposaient encore largement sur des méthodes manuelles et étaient quelque peu fragmentés. La gestion de 1200 collaborateurs répartis sur 10 sites se faisait principalement sur papier, avec des échanges par e-mail pour des tâches comme les demandes d’acompte ou la transmission des coordonnées bancaires. Chaque collaborateur gérait ses dossiers de manière indépendante, ce qui limitait les opportunités de partage et de synergie au sein des équipes.
La nécessité d’un changement : de la réflexion à la décision
Le besoin de changement était évident, surtout avec un déménagement imminent qui a servi de catalyseur.
« Sans le déménagement, il n’y aurait peut-être pas eu de changement aussi rapide », admet Habib Hamoudi. La décision de dématérialiser les dossiers RH a été prise pour pleinement entrer dans l’ère de la digitalisation. Plusieurs critères ont été évalués pour choisir les services de dématérialisation, notamment la qualité de la prestation, l’expertise des fournisseurs, et l’intégration avec nos systèmes.
« Nous devions nous assurer que la solution choisie soit non seulement performante, mais aussi compatible avec nos outils existants. »
Stratégie de déploiement : une approche structurée
Le déploiement de la dématérialisation chez Lefebvre Dalloz a été conçu avec une grande rigueur, et son succès repose sur une stratégie en plusieurs phases clairement définies.
Une approche méthodique a été adoptée pour s’assurer que chaque étape du processus soit gérée de manière efficace et cohérente. « Nous avons décidé de procéder site par site, en commençant par ceux où les volumes de documents étaient les plus importants. Cela nous a permis de mieux gérer la transition et d’adapter nos méthodes en fonction des défis rencontrés. »
L’une des premières étapes a consisté à effectuer un tri rigoureux des dossiers existants. « Il était essentiel de ne pas simplement tout numériser en bloc. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec Everial pour établir des critères clairs de sélection. Les documents antérieurs à une certaine date, jugés obsolètes ou non essentiels, ont été détruits, ce qui a permis de réduire le volume total à traiter. »
Ce tri a été suivi par la gestion des flux et des stocks de documents, un aspect particulièrement complexe de la dématérialisation. « La logistique de transfert des dossiers a été un défi majeur. Nous avons dû quantifier avec précision le nombre de dossiers à transférer et planifier la manière dont cela serait réalisé sans interrompre les opérations courantes. C’était une question de synchronisation : les dossiers devaient être disponibles en permanence, même en cours de numérisation. »
La stratégie globale n’a pas seulement porté sur la logistique des documents physiques. Il faut insister sur l’importance de l’implication des départements concernés dès le début du projet. « Nous avons intégré diverses équipes de la Direction des Relations Humaines dès la phase de planification, afin de nous assurer que tous les besoins spécifiques soient pris en compte. Il s’agissait d’un projet transversal, et chaque département a joué un rôle pour garantir que la transition se fasse sans heurts. »
Cette approche structurée a également permis d’identifier et de résoudre les doublons, incohérences et autres anomalies dans les dossiers, tels que les changements de nom non documentés ou les différences de format. « C’était un gros travail, mais absolument nécessaire pour que la base de données numérique soit fiable et utile. Ce tri en amont nous a évité de nombreux problèmes une fois la dématérialisation achevée. »
En fin de compte, cette stratégie de déploiement progressive a permis au groupe Lefebvre Dalloz de migrer efficacement vers un environnement numérique, en minimisant les perturbations et en maximisant les gains d’efficacité.
« Nous avons appris qu’il n’y a pas de raccourci.
Chaque étape doit être bien pensée et exécutée pour garantir le succès du projet. »
Habib Hamoud – Directeur Paie et SIRH Groupe Lefebvre Dalloz
Les premiers bénéfices : harmonisation et digitalisation accrues
Bien qu’il soit encore tôt pour mesurer tous les impacts, les premiers bénéfices de la dématérialisation chez Lefebvre Dalloz sont déjà perceptibles. L’une des avancées majeures est l’harmonisation des pratiques au sein des différents sites du groupe. « La dématérialisation nous a permis d’uniformiser la gestion des dossiers à travers tous les sites, ce qui a réduit les disparités dans les méthodes de travail », explique Habib Hamoudi. Cette harmonisation se traduit par une plus grande cohérence dans le traitement des documents RH et une meilleure collaboration entre les équipes.
Les dossiers commencent progressivement à quitter les anciens systèmes de stockage réseau pour être intégrés vers une solution de GED spécifiquement adaptée aux besoins RH du groupe. Elle centralise toutes les informations des collaborateurs dans un outil unique et accessible à l’ensemble des équipes concernées.
« C’est une solution qui automatise le classement des documents et facilite la recherche d’informations grâce à des fonctions de tri et de filtrage avancées. »
La transition permet également de sécuriser les données sensibles des collaborateurs en limitant l’accès aux personnes autorisées, tout en assurant une traçabilité des consultations et des modifications apportées aux dossiers.
« La plateforme offre un accès en temps réel aux informations, ce qui simplifie les processus décisionnels et rend les opérations RH beaucoup plus fluides. ».
Habib Hamoud – Directeur Paie et SIRH Groupe Lefebvre Dalloz
Vers des processus 100% digitalisés : exemples mis en œuvre
On peut citer deux processus qui sont d’ores et déjà entièrement digitalisés : l’onboarding des nouveaux salariés et la signature des avenants au contrat de travail.
La gestion de l’onboarding était précédemment manuelle et sans procédure unifiée, et nécessitait beaucoup d’échanges d’e-mails et de relances pour collecter les documents nécessaires à la constitution du dossier salarié. Aujourd’hui, la solution intégrée permet de créer des parcours digitaux faciles à suivre par tous. De la collecte des documents et données auprès du collaborateur, jusqu’à la signature électronique de son contrat, le workflow est automatisé et personnalisé selon le profil. Le processus d’onboarding a ainsi été normalisé et fluidifié, aboutissant à un stockage centralisé des données.
À partir de la même solution, il a également été permis de dématérialiser les signatures d’avenants au contrat de travail. Déménagement, harmonisation au sein du groupe, accords de télétravail… ont en effet généré de nombreux avenants. La digitalisation a permis d’automatiser et de fiabiliser ce processus pour une plus grande efficacité. Les échanges sont tracés et les données protégées.
En conclusion, la digitalisation des processus RH initiée par Lefebvre Dalloz a apporté à la fois une meilleure gouvernance de l’information, des gains de productivité et une avancée vers une culture d’entreprise plus numérique et collaborative