Lecture des e-mails : entrave à la bonne efficacité des réunions ?

par La rédaction

Est-il ou non acceptable de lire ses e-mails et d’y répondre en réunion ? Faut-il imposer des règles d’usage ? Selon une étude* menée pour OfficeTeam, leader du recrutement spécialisé, si la lecture des e-mails en réunion est une pratique courante, elle n’est pas toujours bien vue.

 

Lire et répondre à ses emails en réunion, une pratique courante

Alors que téléphones mobiles et ordinateurs portables s’invitent de plus en plus dans les réunions, se pose le problème de la concentration et plus globalement de l’efficacité de ces dernières.

D’après une grande majorité des DRH (73,5%), il est en effet courant pour les collaborateurs de lire leurs e-mails professionnels et/ou personnels en réunion et d’y répondre.

Pourtant consulter son téléphone pendant une réunion peut, au-delà d’avoir un effet perturbateur sur la concentration, donner une mauvaise image de l’employé à ses collègues, managers et aux autres participants (clients notamment) et entraîner des réactions plus ou moins excessives.  

Une personne peut se sentir froissée et non respectée par le simple fait de voir un participant plongé dans la lecture de ses e-mails et non à l’écoute.

L’adoption de quelques règles simples permet un usage apaisé et acceptable.

 

Les bonnes pratiques à adopter pour être efficace et poli en réunion

Pour 44% des DRH, il est certes acceptable de lire et de répondre à des e-mails en réunion, mais UNIQUEMENT en cas d’urgence.

41 % d’entre eux vont même jusqu’à juger ce comportement inacceptable et pensent que les systèmes de messagerie devraient être éteints et/ou tout simplement bannis des salles de réunion.

 

Pour être plus efficace et courtois lors des  réunions, OfficeTeam recommande quelques bonnes pratiques faciles et rapides à mettre en place :

1.       Activer le message d’absence automatique de sa messagerie,

2.       Demander à  ses collègues de traiter les urgences,

3.       Mettre son téléphone en mode  silencieux,

4.       S’il est impératif de rester connecté pendant une réunion, il convient d’en informer l’animateur au préalable, de s’excuser et quitter la pièce pour répondre, si nécessaire. 

 

« Lire ses e-mails en réunion est un comportement qui peut non seulement être perçu comme une marque de désintérêt, mais il empêche aussi les collaborateurs concernés de saisir l’intégralité des débats, rappelle Gaëlle Marre, Directeur d’OfficeTeam. En effet, un des nombreux défis actuels de l’entreprise reste la performance des collaborateurs. Les employés doivent prendre conscience qu’il y a des moments au bureau où une implication à toute épreuve est nécessaire et vecteur d’efficacité. »

 

* Selon une enquête exclusive réalisée par un institut de sondage indépendant pour Robert Half auprès de 200 DAF en France en juillet 2014

 

A propos d’OfficeTeam
OfficeTeam est une division de Robert Half International, leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé. OfficeTeam est le spécialiste pour tous les métiers de l’assistanat spécialisé. Implanté à Paris, La Défense, Versailles, Lyon, Saint-Denis, Massy et à Aix-en-Provence, OfficeTeam compte plus de 300 bureaux dans le monde. 

OfficeTeam est une marque commerciale du groupe Robert Half International France SAS.

A propos du groupe Robert Half

  • Fondé en 1948,
  • Leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé,
  • Coté à la Bourse de New York,
  • Implanté en France depuis 1989,
  • Intervient sur tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l’assurance, du juridique et fiscal, de la technologie ainsi que de l’assistanat spécialisé (sous la marque OfficeTeam),
  • Présent à Paris, La Défense, Versailles, Stade de France, Massy, Lyon, et Aix-en-Provence,
  • Compte plus de 340 bureaux dans le monde (Etats-Unis, Canada, Europe, Australie, Asie, Nouvelle-Zélande).

 

 

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