SITA France dématérialise ses dossiers RH avec une solution dédiée

par La rédaction

En novembre 2012, SITA France met en place la solution PeopleDoc de Novapost. Ce projet s’inscrit dans le cadre de l’évolution du SIRH. À la refonte complète du logiciel de paie s’ajoute en effet la création d’un portail RH à destination des salariés et des managers.

 

 « Le but de la création de ce portail RH est d’offrir des fonctionnalités de dématérialisation aux managers, aux salariés et aux services RH », explique Richard Hardy, directeur du CSP RH de SITA France. Pour cette entreprise multi-sites spécialisée dans la valorisation des déchets, (650 sites et 10 services RH répartis sur tout l’Hexagone), l’accessibilité des données est la cheville ouvrière du projet. Grâce au portail RH, les bulletins de salaire et l’ensemble du dossier du personnel (documents administratifs et ceux liés à la carrière) seront aisément consultables par les parties concernées.

 

Où que l’on soit, des données accessibles à tout moment

Le CSP RH de SITA France a en charge la gestion administrative et la paie des salariés. Les aspects relatifs au développement de carrière sont gérés par les services RH régionaux. Les dossiers RH ne sont actuellement pas partagés, il faut donc, pour consulter un document concernant un collaborateur, appeler une assistante RH qui va le scanner et l’envoyer par mail au responsable RH qui en a besoin sur un autre site. « À partir de décembre, ces données seront dématérialisées et donc accessibles où que l’on soit », précise Richard Hardy.

 

Aujourd’hui, la gestion électronique des documents facilite, quand on a un droit d’accès, la consultation des données. « Cette liberté n’est pas exempte de sécurité, un gestionnaire paie par exemple n’aura accès qu’au bulletin de salaire ou à l’état post paie du salarié, pas à l’ensemble de son dossier », précise Francis Defaye, ingénieur d’affaires chez Novapost qui commercialise la solution choisie par SITA France : PeopleDoc. Et contrairement à une idée reçue, les personnes qui ont accès à ces informations dématérialisées, n’ont pas tendance à en faire une copie papier en les imprimant.

 

PeopleDoc : rapidité de mise en œuvre, fonctionnalités d’une GED, sécurité 

Démarré début août 2012, le projet SITA France aura été mis en place sous quatre mois. Le choix d’un logiciel de GED en mode SaaS explique cette rapidité. HR Access Suite 7 gère la paie ainsi que le portail salarié, la solution PeopleDoc étant intégrée à cet ensemble.

 

« La rapidité de mise en œuvre, le fait que la solution offre toutes les fonctionnalités d’une GED (Gestion Electronique de Documents), ce qui n’est pas le cas d’un SIRH, et qu’elle réponde à toutes les normes de sécurité et d’archivage motivent notre choix », souligne Richard Hardy.

 

Alléger le SIRH

« Les RH sont très attachés au support papier, les logiciels qui composent le SIRH vont à un moment ou un autre produire un document. Or, tous les outils qui composent le SIRH ne sont pas conçus pour gérer du contenu documentaire et beaucoup d’entreprises marquées par la culture papier ne pensent pas à cet aspect », explique Francis Defaye. SITA France y a d’emblée pensé, d’où son approche innovante de la question. « Plutôt que de demander à notre SIRH de gérer le contenu documentaire, nous avons souhaité mettre en place un outil pour ce faire, de manière native », précise Richard Hardy, directeur du CSP SITA France.

 

L’avantage de ce composant spécialisé ? Un SIRH plus véloce, où l’accès à l’information est facilité, accéléré, où les recherches peuvent être affinées. En déchargeant le SIRH de la gestion d’une quantité de documents potentiellement indigeste, il le rend plus performant. Précisons que le CSP RH de SITA France génère chaque mois environ 20 000 bulletins de salaire – exemplaire salarié, exemplaire employeur –, qui doivent être conservés pendant cinq ans mais qui le sont davantage, on arrive donc au bout de 10 ans à 2 millions de fiches de paie à stocker – sans parler des autres documents qui composent le dossier du personnel, soit un total d’environ 5 millions de documents. Avec la refonte du logiciel de paie, les 240 000 bulletins de paie annuels de SITA France seront rangés dans HR Access par PeopleDoc.

 

Sophie Girardeau

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