Quand la dématérialisation révolutionne le monde des RH

par La rédaction
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Le 21ème siècle sera-t-il celui de la dématérialisation ? En France, cette pratique est largement soutenue par l’Etat, qui a lui-même engagé des grands chantiers en la matière. Il existe, donc, une vraie lame de fond et nombreuses sont les entreprises à avoir, d’ores et déjà, dématérialisé tout ou partie de leur gestion commerciale. Mais qu’en est-il du bulletin de paie ? En tant que DRH, avez-vous intérêt à dématérialiser ce dernier ? D’un point de vue juridique, est-ce risqué ? Toutes les réponses à vos questions.

 

Chaque année en France, plus de 200 millions de bulletins de paie sont imprimés et distribués. Evidemment, cela a un coût financiers mais pas seulement, « la gestion des bulletins de paie est complexe à gérer pour les entreprises. Il s’agit d’une activité extrêmement chronophage et sans réelle valeur ajoutée pour les services RH. De plus, leur production en format papier impacte fortement la responsabilité sociale de l’entreprise qui se doit, désormais, d’adopter des pratiques éco-responsables », confirme Santiago Lecomte, Directeur Business Line Meta4, l’un des trois fournisseurs majeurs mondiaux en application de gestion de Paie et Ressources Humaines. Mais alors, le monde des RH se prépare-t-il à vivre une mutation d’envergure en matière de dématérialisation ? Pour Eric Barby, Avocat spécialisé en Communications électroniques, les entreprises auraient tort de s’en priver, tant le processus de dématérialisation du bulletin de paie est d’une simplicité enfantine.

 

Juridiquement est-ce compliqué de dématérialiser ?

« C’est au début des années 2000 que le droit à l’électronique a été créé. Puis en 2004, le droit à la dématérialisation a émergé autorisant la portabilité dans un environnement numérique. Enfin depuis 2012, dématérialiser, notamment les flux financiers, s’impose comme une obligation pour l’Etat français. Alors même si les entreprises ne sont pas encore tenues à cette obligation, cela ne saurait tarder », confirme cet Avocat spécialisé en Communications électroniques. Concernant les obligations juridiques qui tiennent à la dématérialisation du bulletin de paie, l’intégrité et la durée sont les deux principales. A cela s’ajoute, évidemment, la nécessité d’obtenir l’accord du salarié.

 

Dématérialiser en solo ou avec un prestataire ?

A la question, est-il pertinent d’engager une démarche de dématérialisation sans passer par un prestataire extérieur, Maître Barby répond « l’entreprise peut certes engager cette démarche seule. Néanmoins, le recours à un prestataire extérieur permet de bénéficier non seulement d’un véritable confort juridique, mais également d’une solution techniquement performante ».

 

Comment choisir le bon prestataire ? Pour Charles du Boullay, spécialiste de l'Archivage électronique et Directeur Général de CDC Arkhinéo filiale de la Caisse des Dépôts, « mettre en place une solution de dématérialisation a un coût et implique de choisir un prestataire solide, capable de s’investir dans la durée. Il faut également veiller à la qualité technique des infrastructures proposées par ce dernier ». L’entreprise doit donc redoubler de vigilance et passer au crible les conditions d’engagement du prestataire extérieur. Côté technique, il est nécessaire de passer en revue un certain nombre d’éléments ayant trait à la solution proposée. « Cela va des conditions de préservation de l’identité en passant par l’authentification, l’intégrité, l’horodatage, la sécurité, l’évolutivité, la robustesse sans oublier le dimensionnement en cas d’augmentation, par exemple, de la masse salariale », indique Maître Barby.

 

Concrètement, le coffre numérique c’est quoi ?

« Il s’agit d’une marque déposée par Arkhinéo, filiale Caisse des Dépôts », explique Charles du Boullay, Directeur Général, CDC Arkhinéo. Avec près de 120 millions de documents gérés, Arkhinéo s’impose comme l’un des tiers de confiance les plus performants sur le marché. A noter que, « le tiers archiveur prend un double engagement de moyens et de résultats sur l’intégrité des données, par opposition aux solutions d’hébergement proposées en Cloud Computing qui sont uniquement tenues à une obligation de moyens », indique le spécialiste de l’archivage électronique.

 

Dans la pratique, comment utiliser le coffre numérique ? « Le responsable RH produit le bulletin de paye. Une console en ligne valide la publication qui est ensuite dirigée vers le coffre du salarié », explique Santiago Lecomte, Directeur Business Line Meta4. Accessible en ligne en deux clics, ce service offre aussi la possibilité aux salariés de déposer des documents personnels. « La dématérialisation prend tout son sens dans le partage de l’information qu’elle offre. Elle supprime également les risques inhérents  à la perte et à la destruction, grâce à l’archivage », renchérit le Directeur Général de CDC Arkhinéo.

 

Salarié et entreprises : les bénéfices de la dématérialisation du bulletin de paie

Et c’est bien là tout l’intérêt de la dématérialisation pour le salarié, qui bénéficie d’une garantie réelle de conservation de ses bulletins de paie dans un environnement numérique ultra-sécurisé, gratuit et d’une grande simplicité d’utilisation. A noter, enfin, que le coffre numérique est la propriété du salarié comme l’explique Maître Barby, « il s’agit d’un coffre fort personnel dont la durée de vie peut aller de cinq à cinquante ans. Le salarié peut accéder à l’ensemble de ses bulletins de paye et ce, indépendamment de la relation de travail qui l’unit ou ne l’unit plus à l’entreprise. Autrement dit, si le salarié quitte l’entreprise, il part avec son coffre numérique ».

Et côté entreprise, dans quelle mesure la dématérialisation constitue-t-elle une plus value ? La liste des avantages est loin d’être exhaustive, tant ces derniers sont nombreux : réduction des coûts d’exploitation, gains de productivité renforcés, sécurisation et traçabilité des flux de distribution et d’archivage, amélioration des conditions de travail du service RH et valorisation de l’image de l’entreprise qui s’engage dans une démarche éco-responsable.

 

Et concernant le ROI ? Erik Sabatier, Directeur Général Délégué Novapost, indique « les gains sur l’impression et l’envoi vont de 20 à 50 % du coût global de l’éditique et de la distribution. Les gains liés à l’efficacité de la gestion du bulletin de paie sont plus difficilement quantifiables tout comme ceux liés au stockage, marketing RH ou encore à l’amélioration de la marque employeur ». Pourtant ces gains existent bel et bien et dépendent bien souvent de la capacité à faire adhérer l’ensemble des salariés au projet de dématérialisation. Car, nul ne peut ignorer que la mise en place d’un tel chantier ne se fait pas en un claquement de doigt. Cela sous-tend, en effet, la mise en place d’une vraie démarche de marketing RH, condition sine qua non d’une entrée réussie pour l’entreprise, dans cette nouvelle ère numérique.

 

Emilie Vidaud

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