Pourquoi faire appel à un conseil SIRH pour le choix de sa solution ?

Rédaction du cahier des charges, élaboration de la grille d’évaluation, choix des éditeurs à cibler pour l’appel d’offre, soutenances, déploiement : autant d’étapes de la mise en place ou de la refonte d’un SIRH. Expertise métier et neutralité, méthode, gain de temps et d’énergie : autant d’apports d’un conseil SIRH.

Avoir un même et unique système de paie et de gestion des temps : un des objectifs de Rémy Delabays, actuel DRH de la division agrochimie de Roullier, lorsqu’il était DRH de la division aérospace du groupe Lisi. « Il fallait dépoussiérer les différents systèmes de paie existant sur nos sites de production, des systèmes compliqués et redondants qui entraînaient un risque au niveau de la fiabilité de la paie », explique-t-il. Sur ce sujet sensible, avoir un outil fiable est essentiel. Cette refonte devait en outre optimiser la gestion de la paie en rationnalisant le travail des gestionnaires de paie et permettre d’avoir une vision globale des effectifs.

Entre un éditeur de solution globale et un best of breed (le meilleur outil de sa catégorie pour chaque pan du SIRH), entre le mode internalisation via un ERP ou le mode SaaS (Software as a Service), que choisir ? Si une entreprise de moins de 300 salariés n’a pas forcément besoin de mettre en place un SIRH, une structure de plus grande taille – les salaires d’environ 1 500 personnes étaient concernés chez Lisi – sera amenée à le faire et à se questionner sur ce qui existe en termes de modules, de fonctionnalités, à s’interroger sur le coût de la solution. Un avis extérieur et neutre, à la fois spécialiste des RH et des SI, peut l’aider à définir précisément son besoin, à faire son choix dans la multitude des solutions, et ainsi à gagner du temps.

Expertise métier

Pour l’ancien DRH de Lisi, l’expertise métier primait : « Nous voulions un conseil ayant une connaissance de la paie, du secteur industriel et de ses règles de paie spécifiques liées aux conventions collectives et aux accords d’entreprises différents ». Débroussailler, éclaircir un système de paie touffu, mettre le doigt sur les dysfonctionnements, prévenir les doublons, c’est le rôle du conseil SIRH, Human Start Consulting en l’occurrence. Il porte un œil neuf, sans parti-pris, sur la situation.

Dans le cadre de cette refonte, il s’agissait aussi de trouver une solution RH pour gérer la formation, la mobilité et la gestion des compétences. Des sujets tellement spécifiques qu’il est important d’avoir une vision claire de l’offre marché. Des sujets cruciaux. « Le développement des SIRH n’est pas un effet de mode, il y a un véritable enjeu business et humain à la clef. La compétition économique se gagne grâce aux hommes, il faut savoir attirer et garder les meilleurs, nous avons donc besoin d’outils pour gérer les attentes et les compétences des collaborateurs », explique-t-il. L’expertise métier, fonctionnelle, est donc requise pour mettre en place un SIRH permettant d’obtenir des indicateurs (le taux de turnover par exemple) essentiels pour piloter la politique RH et mettre en place des actions.

Cette connaissance des problématiques RH est également plébiscitée par Rougegorge (lingerie et sous-vêtements pour femme). Anciennement Cannelle Lingerie, créée en 1998 par Phildar, l’enseigne a hérité de l’ensemble du SI de la maison mère. Changement de SI en 2007, changement de nom en 2010, signe de son autonomie juridique, les grands chantiers de rougegorge se poursuivent avec la refonte du SIRH global. « Du fait de l’ancienneté de nos outils, nous ne voulions passer à côté de quoi que ce soit, nous avons donc voulu un œil extérieur sur les process et la façon de les concevoir », pointe Florent Plonquet, DSI de rougegorge Lingerie. Si peu de surprises étaient prévisibles sur la partie administration du personnel, il n’en allait pas de même sur la partie développement RH. « Nous n’avions aucun outil de GPEC, donc pas d’expérience sur ce point, Human Start Consulting nous a ouvert les yeux sur les solutions possibles en matière de développement RH », poursuit-il.

Le saviez-vous, la dénomination GPEC a changé depuis les ordonnances Macron de 2017 et se nomme désormais GEPP.

Méthode

Les outils ne remplacent bien évidemment pas la gestion RH mais interviennent en soutien, d’où leur nécessaire facilité d’accès. Pas question donc de construire une usine à gaz. Human Start Consulting met en adéquation la capacité des solutions existantes et les besoins des clients. « Ces derniers rêvent parfois de solutions qui n’existent pas, nous les amenons donc vers ce qui existe pour éviter le développement spécifique d’applications. Le but est de proposer des solutions les plus standards possibles, pour limiter les coûts initiaux de développement et ceux de maintenance de l’application », souligne Christophe Patte, fondateur de ce cabinet de conseil en SIRH et externalisation de la paie.

Chez Audiens le projet de refonte est également d’envergure. Du fait de sa particularité ce groupe de protection sociale a une gestion des RH que sa responsable des relations humaines, Anne Delbègue, qualifie d’ambitieuse. Il est en effet d’une part soumis à la tutelle de l’AGIRC et de l’ARRCO pour une partie de son activité : la gestion de retraite complémentaire de son activité. D’autre part, il est sur un marché concurrentiel pour son autre activité, la vente d’assurance santé/prévoyance. « En plus du changement de logiciel de paie, nous voulons nous doter d’un outil qui intervienne sur d’autres sujets RH. S’agissant d’un besoin de création et de mise en place d’un outil complet, nous souhaitons une véritable assistance à maîtrise d’ouvrage. Human Start Consulting nous a donné des éléments de méthode pour la rédaction du cahier des charges », souligne Mme Delbègue. Le projet se déroule en deux temps : après l’aide à la rédaction du cahier des charges, vient l’aide à la sélection de l’éditeur parmi douze prestataires ayant répondu à un appel d’offre dont les règles, strictes, s’apparentent à celles des marchés publics.

Gain de temps et d’énergie

« Non seulement nous n’avons pas voulu courir le risque de passer à côté de choses importantes, mais encore, mener ce projet sans être accompagné aurait été chronophage et énergivore. Nous devions en outre mobiliser ce temps et cette énergie sur d’autres sujets », note Anne Delbègue, du groupe Audiens. Chez rougegorge, on se félicite également du gain de temps « phénoménal » réalisé grâce à l’intervention d’un conseil extérieur, tant sur la rédaction du cahier des charges que sur le choix de la solution. « Notre objectif était aussi de gagner en sérénité car la phase de choix est cruciale, d’écarter le risque de nous tromper, risque qui peut coûter extrêmement cher. Une bonne rédaction du cahier des charges évite grandement l’erreur dans le choix de l’éditeur », souligne Florent Plonquet.

Sophie GIRARDEAU

Une évaluation en quatre volets  Human Start Consulting accompagne les entreprises de 300 à 5 000 salariés dans leurs projets SIRH. Le point sur ses méthodes d’évaluation des solutions existant sur le marché. Le leitmotiv de ce cabinet ? Trouver l’équilibre entre les solutions standard et le besoin, aller le moins possible vers le spécifique. « Et quand une solution n’existe pas, nous réfléchissons en amont pour concevoir autrement les projets », précise M. Patte, fondateur du cabinet de conseil en SIRH. Pour s’assurer de l’adéquation entre les outils du marché et les besoins de l’entreprise, Human Start Consulting élabore des grilles d’évaluation des solutions qui devront être le reflet du cahier des charges. Standard, paramétrable, développement spécifique, non réalisable : quatre choix de réponses sont proposés à chaque question de cette évaluation. « Le but est de sélectionner l’outil qui répond aux besoins fonctionnels et le plus standard possible », poursuit-il. La société de l’éditeur : hors produit, l’éditeur est évalué.  Une mauvaise image peut-être éliminatoire, tout comme une composition d’équipe insuffisante, qu’il s’agisse d’équipe de maintenance, de développement, de mise en œuvre des solutions. Sa méthodologie projet et ses engagements en termes de services : Human Start Consulting analyse le planning proposé par l’éditeur, étudie sa méthodologie et valide l’utilisation de plans d’assurance qualité. « Cela régit la mise en œuvre du projet », souligne Christophe Patte. Même menu pour le service : quel est son fonctionnement au quotidien, son niveau d’engagement ? Cela concerne aussi la disponibilité des serveurs et la réactivité des équipes à prendre en compte les demandes du client. L’évaluation technique de la solution : c’est le plus gros volet. La solution doit répondre aux contraintes informatiques du client (Lotus Note ou un environnement AS 400 sont par exemple des contraintes). Ensuite, tous les besoins fonctionnels sont passés au crible. « Il y aura autant de grilles d’évaluation que de domaines métiers concernés : paie, évaluation, formation, notes de frais, recrutement, coffre-fort électronique, etc. », explique notre expert. L’évaluation financière : quelle coût aura cette solution ?