De plus en plus d’entreprises reconnaissent le rôle stratégique de la gestion des ressources humaines. En cause, l’accélération et la complexification des processus de décision auxquelles s’ajoute, une culture du résultat et du chiffre toujours plus présente. Dans quelle mesure peut-on considérer que portail et mobilité peuvent contribuer à améliorer la performance de la fonction RH ? Comment construire le « Business Case » d’une solution de portail ? Faut-il intégrer la notion de mobilité alors que les Smartphones et autres tablettes semblent se démocratiser de plus en plus ? Quel retour sur investissement, l’entreprise est-elle en droit d’attendre ? Tour d’horizon
« Un portail RH est un espace de travail et d’accès à l’information. Il s’agit d’une plate-forme technique qui a vocation à héberger un contenu riche et intéressant, distribué auprès des collaborateurs de manière personnalisée. Ces solutions sont accessibles par des navigateurs Web, ou tous types d’outils mobiles. « L’objectif est d’avoir des solutions les plus simples et les plus efficaces possibles », souligne Tarek Bougroub, Directeur des opérations NorthgateArinso. La généralisation des Smartphones a, en effet, permis de démocratiser l’accès à l’information, présentée sous forme de portail et/ou d’applications. « Il y a une réelle facilité d’utilisation pour le service RH. Tous les documents sont identiques sur le portail mais aussi sur les Smartphones et autres tablettes. Il n’y a pas besoin de développement complémentaire », précise le groupe TF1 chez lequel NorthgateArinso a implémenté une solution de portail, visant à piloter la campagne de révision des salaires du groupe.
Comment bien choisir sa solution de portail ?
Selon les experts, il y a néanmoins quelques prérequis d’ordre technique mais aussi en termes d’architecture parmi lesquels : « un SI back office existant et compatible, la nécessité de mettre en place une authentification sécurisée (via la signature électronique) ainsi qu’une démarche d’urbanisation des SI. Enfin, il est important de veiller à la création d’une politique d’utilisation commune », indique le Directeur des opérations NorthgateArinso.
Mais alors, comment bien choisir sa solution ? « Cette dernière doit être intuitive et ergonomique, afin de faciliter la conduite du changement au sein de l’entreprise », insiste Tarek Bougroub.
Trois étapes essentielles structurent le processus de création d’un portail. Premièrement, l’étude de cadrage qui a vocation à analyser l’existant et à recueillir les besoins des collaborateurs et de l’organisation. Cadrer le périmètre de la dématérialisation, réaliser une photographie de l’organisation de la fonction RH à l’instant T, définir les objectifs poursuivis dans la mise en place de ce projet de portail et de dématérialisation…, telles sont les principales questions que l’entreprise se doit de passer en revue. Une fois, l’étude de cadrage réalisée, vient le temps de la formalisation des bonnes pratiques générales et transversales. « L’intuitivité et la fluidité sont des conditions sine qua non à la réussite de tout projet de portail. La maîtrise des coûts est également essentielle », précise Tarek Bougroub. A noter qu’il n’est pas rare que certains prestataires se proposent d’élaborer un prototype de portail. Un moyen efficace d’anticiper les contraintes potentielles et d’éviter, ainsi, les mauvaises surprises pendant la réalisation du projet.
Enfin, l’un des vrais défis dans ce type de projet consiste à déterminer le coût, mais aussi les gains inhérents à l’ensemble des opportunités présentes dans l’entreprise. « Les principaux leviers pour dégager des gains de performance se situent sur la gestion des temps. Sur un portail de gestion des temps le projet se refinance en moins de trois ans. Dans certains cas, le taux de retour sur investissement peut atteindre 70 % », indique Emmanuel des Rochettes, Responsable de l’offre transformation de la fonction RH NorthgateArinso
Gains de performance directs et indirects
Comment dégager des gains de performances ? Ces derniers peuvent être de plusieurs ordres. Dans certaines entreprises, la mise en place d’un portail RH permet d’améliorer significativement la performance RH, notamment en réduisant considérablement la charge de travail lié aux questions administratives. « La fonction RH peut ainsi se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée », indique le Responsable de l’offre transformation de la fonction RH NorthgateArinso.
Grâce à ce type de solutions, il y a, en effet, une économie de temps réelle sur les activités de saisie pour le service RH. Le collaborateur peut, par exemple, remplir lui-même sa demande de congé qui est, ensuite, validée directement sur le portail par son N+1.
Certains managers confirment qu’ils ont accès plus facilement aux informations inhérentes à leurs équipes permettant, ainsi, une meilleure gestion des congés ou par exemple, des absences. Par ailleurs, il semble selon le Responsable de l’offre transformation de la fonction RH NorthgateArinso que « ce type de solution permette de responsabiliser le manager, quant au rôle majeur qu’il a à jouer dans l’évolution de la carrière de ses collaborateurs ». Un avantage non-négligeable à l’heure, où l’on entend de plus en plus parler de la nécessité de mettre en place des outils efficaces, dédiés à la gestion des talents. Mais au delà des impacts de coûts et de performance, certains chefs d’entreprise témoignent de la réelle fluidification des échanges, de l’optimisation des coûts administratifs, du renforcement de la communication interne et d’une vraie fiabilisation des processus. Sans oublier les bénéfices liés aux fameux « zéro papier et zéro déplacement pour traiter une information », qui soignent également l’image éco-responsable des entreprises.
Emilie Vidaud