La planification des RH relève d’un processus de gestion des emplois du temps (horaires et tâches) complexe car il nécessite de concilier les intérêts de l’Entreprise, de ses Salariés et de ses Clients (Lire Planification Stratégique – Carnet d’Expériences : « Rentabilité d’entreprise, épanouissement des employés, qualité de service : un équilibre vertueux est-il atteignable au quotidien ? ».)
Le SiRH et l’ensemble de ses outils doivent ainsi intervenir pour faciliter et optimiser le pilotage de l’organisation. Mais comment ? Quels sont les leviers pour atteindre l’équilibre entre les attentes de toutes les parties prenantes ? Zoom sur la planification RH placée au cœur du SiRH.
Holy-Dis propose une offre complète de fonctionnalités articulées autour de la gestion des emplois du temps : Administration du personnel, Prévision d’activités, Planification optimisée des RH, Annualisation / Modulation du temps de travail, Présences et Absences, Gestion des temps, Pilotage en temps réel des effectifs, Suivi des performances, Portail Collaborateurs…
Depuis plus de 30 ans, Holy-Dis accompagne ses clients dans cette recherche d’excellence opérationnelle par le biais des emplois du temps et propose les solutions adaptées à leurs secteurs et métiers – Stéphane Chambareau, responsable Marketing de Holy-Dis, développe pour nous 4 axes d’optimisation réalisés grâce à l’intégration de la planification optimisée des RH :
1. Aligner les ressources sur les besoins : l’automatisation du calcul sous contraintes
Partir d’une problématique terrain et non pas RH, tel est le postulat de Holy-Dis. « Données d’encaissement pour la grande distribution, volumes d’appels et durée moyenne de communication pour les centres de contacts, nombre de repas pour la restauration, nombre de colis pour la logistique, nombre de commandes pour le E-commerce… autant d’exemples de données que les solutions Holy-Dis agrègent pour établir une prévision d’activités, analyser une productivité et de calculer le dimensionnement RH associé », Stéphane Chambareau.
Les solutions de Holy-Dis compilent toutes ces données pour calculer les plannings les mieux adaptés à la courbe prévisionnelle d’activité en fonction des ressources disponibles.
ROI : L’assurance de positionner « La bonne Personne, avec la bonne Compétence, au bon Moment, au bon Endroit » et maîtriser les coûts de personnel malgré une activité fluctuante.
2. Respecter et aussi exploiter le réglementaire : simuler des organisations nouvelles !
Tous les états connaissent des évolutions sociales conséquentes (dernièrement la loi Macron et le travail du dimanche). Les législations ont beaucoup changé et les pratiques de consommation également. En tant que consommateur, l’individu est devenu le moteur de ces évolutions « clients » tandis que le collaborateur défend son aménagement de temps/conditions de travail.
« Les entreprises doivent faire preuve de réactivité et de flexibilité pour évoluer rapidement.» Par exemple, une entreprise en sous-effectif chronique, ayant trop souvent recours aux heures supplémentaires, pourra comparer l’efficacité de différents contrats pour ses futurs recrutements grâce aux outils de planification RH de Holy-Dis. « Parfois, 4 contrats temps partiel de 24h feront beaucoup mieux que 3 de 35h ».
Autre exemple, celui d’une entreprise confrontée à une saisonnalité importante de son activité, qui a souvent recours à des intérimaires moins bien formés, plus souvent absents et moins impliqués. Avec les solutions Holy-Dis, il est facile de modéliser le passage de certains contrats à temps plein, accompagné d’un accord de modulation et d’annualisation du temps de travail. Cela peut permettre à l’entreprise de mieux répartir les durées hebdomadaires de présence, tout en créant plus d’engagement et limitant le recours aux intérimaires.
ROI : La planification des RH permet d’éviter les pénuries de compétences mais également la surcapacité qui met en péril la rentabilité ; et cela tout en respectant le cadre légal (droit du travail, conventions collectives…) et l’agilité qu’il peut offrir.
3. Améliorer l’engagement des collaborateurs, acteurs de leur planification
Génération Y, nouvelles technologies, équilibre vie professionnelle / vie privée, évolution des organisations (télétravail, horaires adaptés, mobilité…), nouveaux usages (covoiturage par exemple), amélioration globale des niveaux de qualification sont autant de points qui nécessitent de repenser le rapport au temps et au travail. Mobiliser et fédérer les collaborateurs est devenu un axe stratégique de développement pour les entreprises.
« Quoi de plus naturel que d’offrir à chaque collaborateur la possibilité de participer à la construction de son planning ? ». Il est désormais possible d’impliquer chaque acteur de l’entreprise dans ce processus socialement critique qu’est la planification. De fait, la gestion des emplois du temps évolue vers une dimension plus collaborative car les employés eux-mêmes ont envie d’accéder à des solutions qui leur permettent de maîtriser davantage leur planning, leurs absences, leurs congés et même d’échanger leur planning avec un collègue à distance.
ROI : Le portail RH autorise chaque employé à être acteur de son planning tout en le responsabilisant et le sensibilisant davantage à son rôle clef pour la performance de l’entreprise.
4. Industrialiser les processus
Pour gérer les problématiques de Planification des RH et de Gestion des Temps, il existe rarement un poste unique dédié dans l’entreprise, cette mission est souvent partagée entre les managers, le référent RH ou les responsables d’équipes…
« Grâce aux solutions intégrées telles que celles de Holy-Dis, dans 90% des cas, il est possible de partager une méthodologie, de rationaliser les actions de chacun, de mettre en évidence les objectifs divergents des services internes (Marketing, Finances, Commerce, Production) pour mieux les coordonner » conclut Stéphane.
ROI : Au final, l’implémentation d’une solution globale de gestion des emplois du temps permet une meilleure communication, une automatisation accrue, la dématérialisation de nombreux workflows et un gain de temps incontestable dans la réalisation des plannings prévisionnels et de l’ensemble des processus de Gestion des Temps.
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