D’après la définition officiellement donnée par les experts, l’externalisation est l’action de sous-traiter une fonction de l’entreprise à une société tierce spécialisée. Que peut-on voire même que doit-on externaliser si l’on est une grande entreprise ou au contraire si l’on est une PME ? Concernant la fonction paie, il existe trois niveaux d’externalisation auxquels sont associés divers types de prestations de service. Tour d’horizon
Alors que de plus en plus de P.M.E. s’interrogent sur les bienfaits et les inconvénients de l’externalisation de la paie, d’autres se questionnent sur le choix de leur prochain logiciel RH, ou plus précisément de leur futur logiciel de paie. Le choix s’avère délicat à prendre, tant les critères auxquels il faut prêter attention sont nombreux. D’autant plus que le périmètre d’externalisation varie d’une organisation à une autre et ce, en fonction de la culture d’entreprise.
Externaliser la paie pour une société qui a l’habitude de gérer ce traitement en interne depuis des années n’est pas une opération aisée. Il est donc primordial de la réaliser par étapes. En général, la première consiste à externaliser les moyens informatiques puis une fois cette opération réussie, les étapes suivantes peuvent être envisagées.
Externaliser les moyens informatiques
Il s’agit du tout premier niveau d’externalisation, appelé aussi « infogérance ». Les prestations associées sont : l’infogérance de l’application paie et des bases de données associées, la maintenance applicative ou encore la maintenance du réglementaire, … En règle générale, l’entreprise fait appel à un fournisseur de service d’application (aussi appelé fournisseur d’applications hébergées) qui lui fournit des logiciels ou des services informatiques via un réseau, Internet en général. A cela l’organisation peut ajouter ce que l’on appelle une tierce maintenance applicative (TMA) qui vise à garantir la maintenance des logiciels d’une entreprise par un prestataire de service extérieur. Comme l’explique Christophe Patte, dirigeant fondateur du cabinet de conseil Human Start Consulting, « l’infogérance est une obligation contractuelle de moyens. Le prestataire externe s’engage sur un % d’accès à ses serveurs qu’il convient de définir au sein du contrat ».
Selon l’étude publiée par Markess International, parmi les diverses formes d’externalisation envisageables, les solutions en mode SaaS (Software as a Service) présentent des caractéristiques particulièrement intéressantes aux yeux des décideurs : coût moindre, simplicité d’utilisation, ergonomie, temps d’implémentation réduit. « Le mode SAAS permet à l’entreprise de s’affranchir des contraintes liées à l’hébergement et aux logiciels », renchérit Olivier Rouas, Directeur commercial Cegedim SRH. En effet, le mode Saas permet à l’entreprise d’accéder à distance à des applications hébergées. L’éditeur de la solution fournit les moyens et le fournisseur de service propose, dans le cadre d’un abonnement, la fonctionnalité intégrée et gérée à ses clients qui l’utiliseront.
La co-production
C’est l’étape naturellement envisagée par les entreprises, une fois l’externalisation des moyens informatiques réalisée. « Il s’agit du niveau de service le plus demandé sur le marché car il permet à l’entreprise de se délester de la maintenance légale du réglementaire voire de la maintenance conventionnelle », souligne Olivier Rouas. Une aubaine pour l’entreprise soumise aux incessantes évolutions réglementaires en matière de gestion de la paie. La co-production ajoute donc à l’obligation de moyens, celle liée aux résultats sur les opérations de maintenance légale et conventionnelle. A ce titre, les prestataires en charge de l’externalisation doivent disposer d’une assurance permettant de couvrir les risques financiers encourus par l’entreprise en cas de contrôle URSSAF, par exemple. A noter que le prestataire peut également prendre en charge la production des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelle) ainsi que les opérations d’édition, de mise sous pli et d’envoi des bulletins de salaires.
Ces dernières sont également chevillées à une obligation de résultats. « Une PME d’environ 1000 salariés peut, dans un premier temps, se contenter d’externaliser ses moyens informatiques en confiant les prestations d’hébergement, de maintenance applicative auprès de son éditeur ou d’un tiers. Elle pourrait également confier à celui-ci les opérations d’édition des bulletins, de mise sous plis, d’envoi (papier ou électronique) et d’archivage », souligne Christophe Patte.
A noter que l’entreprise conserve, néanmoins, la main sur tout le processus de production interne de la paie comme l’explique Christophe Patte, « l’entreprise réalise ses saisies de paie, contrôle ses bulletins et les valide. Car en co-production la prestation se limite à une mise à disposition de l’outil qui doit être conforme à la réglementation en vigueur. Ensuite, il est possible d’ajouter des prestations annexes comme l’archivage des bulletins de paie, par exemple ».
Le BPO
Le Business process outsourcing, la délégation de fonction en français ou encore le service full management, est l’étape la plus aboutie du processus. La production de la paie est totalement externalisée et la responsabilité de saisir les éléments variables, contrôler les bulletins ou encore assurer la gestion du déclaratif, revient pleinement et entièrement au prestataire. Les opérations dites de « post paie » qui regroupent les services : éditiques, mise sous pli, envoi des bulletin, archivage sous gestion électronique sont également prises en charge et sont soumises à une obligation de résultats.
« Le contrat d’externalisation doit présenter, dans le détail, les responsabilités qui incombent à chacune des parties. Pour toutes les actions relatives à la production de la paie et aux déclarations fiscales et sociales, notamment la DADS, il faut, sous la forme d’un tableau récapitulatif, faire figurer non seulement qui, du prestataire ou du client, se charge de leur production, mais aussi qui contrôle, valide et le cas échéant procède à l’envoi ou au transfert des éléments », insiste le dirigeant du cabinet Human Start Consulting.
Emilie Vidaud