À quoi sert un logiciel de gestion des temps en entreprise ?

Certains pensent-ils encore que l’on peut faire un SIRH sans logiciel de gestion des temps ?

C’est généralement la deuxième application la plus accédée de l’entreprise. C’est souvent le module du SIRH le plus visible pour vos collaborateurs, car tout le monde ou presque l’utilise. Un outil indispensable à la gestion RH, mais qui compte aussi pour l’expérience utilisateur et la marque employeur.

Découvrez un tour d’horizon complet des fonctionnalités, des objectifs, des utilisateurs, mais aussi du coût d’une gestion des temps.

 

Logiciel de gestion des temps en entreprise : pour quoi faire ?

Un logiciel de gestion des temps a pour objectif de suivre les temps de travail de vos collaborateurs, de gérer leurs absences, et de calculer les éléments variables de paie liés à leur présence. L’automatisation des processus de gestion des temps apporte des bénéfices importants aux services RH en matière de :

• gains administratifs ;
• conformité de paie ;
• confiance des salariés.

Ainsi, la gestion des temps, au même titre que la paie, est une brique fondamentale pour construire un SIRH fiable et performant.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des temps ?

Voici les fonctionnalités courantes que proposent les principaux logiciels de gestion des temps sur le marché français.

 

Fonctionnalités du logiciel de gestion des temps
Enregistrement des pointages ou la déclaration des heures ou jours travaillés	Le pointage des temps de présence. Celui-ci peut se faire via des pointeuses électroniques à carte, via du pointage sur PC/tablette ou encore par une pointeuse sur smartphone. La déclaration des heures sur l’intranet pour les salariés en forfait heure ou la déclaration des jours de présence pour ceux en forfait jour via un module self-service.
Gestion des absences, le calcul et le suivi des droits à absence	L’enregistrement des absences passées et/ou prévisionnelles, quelle que soit leur cause : maladie, congés, récupération, délégation, formation, accident de trajet ou de travail, congé sans solde, etc. Moins systématique : le calcul des droits associés aux motifs comme les congés (légaux, ancienneté) , la délégation, ou encore les droits à enfant malade. Ainsi que le suivi de ces droits parfois sur plusieurs années (congés payés année en cours, année –1, année –2).
Calcul automatique des compteurs de temps	Calcul des compteurs de temps : temps de présence, temps de travail effectif, débit-crédit (horaires variables), cumul semaine, cumul mois, cumul année (annualisation), nombre de jours travaillés sur le mois ou l’année… Calcul des compteurs de paie : heures supplémentaires, primes liées à la présence (primes de panier par exemple), heures de nuit, heures de dimanche, heures de férié… Calcul de compteurs annexes à la gestion des temps : Tickets restaurant, primes diverses (ex : liées à une pénibilité).
Gestion du planning de présence-absence	Affichage du planning présence/absence sur différentes périodes (semaine, mois, année), par population et par salarié. Modification du planning par le service RH ou les managers : changement d’horaire de travail, changement d’affectation, saisie d’une absence…
Self-service collaborateur pour la gestion des temps quotidienne	Saisie des demandes d’absences par les collaborateurs et workflow de validation hiérarchique. Consultation du planning collectif et individuel. Consultation des compteurs individuels et soldes.
Intégration automatique des données avec la paie et le SIRH	Récupération du dossier du collaborateur et de son contrat de travail depuis la paie (le plus fréquent) ou la gestion des talents. Transfert périodique des absences et des éléments variables en paie pour valorisation.

 

Quels sont les objectifs du logiciel de gestion des temps ?

Gérer les temps de travail et suivre les absences est une tâche très chronophage, et sans réelle valeur ajoutée, pour la DRH. Par ailleurs, la conformité des traitements est de plus en plus compliquée à garantir au regard de la complexité réglementaire en France et des innombrables accords d’entreprise sur les temps de travail. Le contentieux sur les temps de travail est phénoménal.

Aussi, la mise en place d’un logiciel de gestion des temps vous aidera à :

• Réduire de façon drastique le temps passé par votre fonction RH à la gestion administrative des temps. Les résultats peuvent être spectaculaires et il n’est pas rare de gagner 50%, voire plus suivant la situation de départ.

• Garantir une paie juste aux salariés. Et, par conséquent, éviter les innombrables questions ou contestations issues de relevés de temps erronés ou de fiches de paie fausses.

• Donner un accès plus facile et transparent à la gestion des temps et des absences pour les salariés et les managers. Ce qui évite de solliciter le service RH à tout propos.

• Éviter des amendes administratives (inspection du travail, Urssaf) et fournir des preuves en cas de contentieux.

 

Qui sont les utilisateurs du logiciel de gestion des temps en entreprise ?

Les principaux utilisateurs de la GTA sont généralement :

• la DRH, en particulier le service paie, pour le paramétrage de la solution, la gestion des cas les plus « sensibles » (typiquement absences maladie, accidents du trajet ou du travail), le reporting et le décisionnel, l’intégration avec la paie ;

• les salariés pour l’enregistrement de leurs entrées-sorties ou leurs déclarations de présence, pour les demandes d’absences et consultations diverses ;

• les managers pour les corrections en cas d’anomalie ou d’absence, la mise à jour du planning, la validation des demandes d’absences de leurs collaborateurs.

 

Qui intervient dans un projet de gestion des temps ?

Lors d’un projet d’intégration d’un logiciel de gestion des temps, les principaux intervenants sont la DRH, la direction informatique, les directions métiers et les managers. Voici pourquoi et comment.

 

La direction des ressources humaines

Cela n’a pas toujours été le cas, mais aujourd’hui, la DRH est sans ambiguïté considérée comme le maître d’ouvrage du projet de GTA.

Elle doit en particulier fournir des spécifications claires sur ses besoins et tout particulièrement (on ne le dira jamais assez) décrire ses règles de gestion des temps et des activités de façon exhaustive. Dans un cahier des charges ou un livre blanc GTA, par exemple. Elle teste ensuite les livrables fournis par l’éditeur ou la société de service pour vérifier leur conformité. Puis, elle donne le go final avant bascule en production.

 

La direction informatique

Son rôle se cantonne désormais aux aspects IT du projet de GTA. Elle valide l’architecture technique — système d’exploitation, base de données, équipements réseau, pointeuses — de la solution. Ceci avec une préoccupation croissante ces dernières années : la conformité en matière de sécurité IT.

Dans le cas d’une solution GTA en mode SaaS (de plus en plus courant), elle valide les caractéristiques de l’infrastructure cloud proposée, sur les performances, mais aussi sur le plan de la sécurité.

Enfin, la DSI est responsable de l’intégration technique de la solution de GTA dans le SIRH et de l’exécution des interfaces. C’est pour cette raison qu’elle est vigilante sur les modalités techniques de communication entre les applications : web services, fichiers, Excel…

 

Les directions métiers et les managers

Finie l’époque où on leur mettait la solution sous les yeux juste avant le démarrage. Ils sont désormais de plus en plus impliqués dans le choix, car ils en seront les utilisateurs de tous les jours. Ils valident en particulier l’UX de la solution qui leur est proposée et sont, en général, sensibles à son interface utilisateur (UI).

• Sur une thématique similaire : Des petits pas pour les projets digitaux, un grand pas pour l’efficience RH ?

 

Combien coûte une solution de gestion des temps ?

De manière générale, les postes de coût d’une solution de gestion des temps sont le(s) :

• logiciel ;
• pointeuses (quand il y en a) ;
• badges ;
• prestations de déploiement, intégration, paramétrage, formation, accompagnement du changement, interfaces ;
• coûts d’infrastructure IT, si vous restez en mode on Premises ;
• coûts internes.

Les coûts suivants sont donnés à titre indicatif sur la base de l’observation du marché.

 

Le logiciel de gestion des temps

C’est extrêmement variable suivant les modules que vous allez déployer et les effectifs que vous allez gérer. En outre, chaque éditeur à ses particularités de tarification : suivant l’effectif géré et/ou le nombre d’utilisateurs, suivant le secteur d’activité, etc.

Pour un package classique comprenant la gestion des temps de présence et des absences, le self-service collaboratif (intranet) et l’intégration avec la paie, un logiciel va en général coûter de 1 à 3 euros par salarié et par mois (en mode SaaS) suivant le fournisseur.

 

Les pointeuses

Si l’on prend en compte les pointeuses professionnelles proposées par les éditeurs reconnus sur le marché français, le coût d’une badgeuse va aller de 700 à 1500 euros.

En pratique, cela dépend du niveau de gamme retenu, avec une moyenne aux alentours de 1200 euros. Certes, on trouve sur le web des badgeuses à 200 ou 300 euros. Mais elles sont dédiées à de toutes petites organisations et sont souvent peu pérennes.

• Sur une thématique similaire : Comment choisir une pointeuse horaire pour votre entreprise ?

 

Les badges

Le prix est très variable suivant les quantités, la technologie, le niveau de personnalisation retenu (électrique et graphique). Si l’on prend l’exemple d’un badge Mifare ® Desfire ® de proximité RFID, le coût moyen unitaire va se situer entre 3 et 5 euros (le plus souvent avec une personnalisation courante).

 

Les prestations de service

C’est très souvent le poste le plus coûteux sur les projets. Il faut réaliser les spécifications, personnaliser et paramétrer le logiciel, tester les règles de gestion, mettre en place les workflows. Il y a toujours plein de spécificités et c’est très chronophage à gérer !

Ainsi, l’on arrive très vite à plusieurs dizaines de jours de consultant sur des projets de quelques centaines de salariés et à plusieurs centaines de jours de services sur des ETI ou grands comptes. Pour une PME de 50 à 250 salariés, il est possible de mener un projet en moins de 10 jours de consultant si l’entreprise entre vraiment dans les standards du Code du travail et de la convention collective.

Le coût journalier varie suivant les éditeurs, mais est souvent situé entre 800 et 1200 euros par jour d’intervention.

 

Les coûts informatiques

Si vous êtes en mode On premises (de moins en moins courant), il faut bien sûr intégrer tous les coûts du serveur, de la base de données le cas échéant (Oracle, Sql Server, Prostgre,…), des équipements réseau, et de la mise en service de l’infrastructure.

 

Les coûts RH internes

La solution ne se met pas en place toute seule. Vous allez être très sollicités sur le déploiement : phase de spécification, recette, tests d’intégration, communication interne, formation…

En général, on considère que, pour une journée passée par l’éditeur, vous en passerez 1 à 2 en interne suivant la répartition des tâches (cf RACI). Ceci est rarement comptabilisé dans les projets, et pourtant, cela représente un coût significatif.