Nous sommes en 2025 apr. J.-C. En Gaule, Excel résiste encore et toujours comme premier outil utilisé pour planifier les horaires de travail des équipes. Pourtant, des solutions plus performantes existent, mais peinent à s’imposer sur le marché. Alors, qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de planning ? Quels sont les objectifs de cet outil ? Et pourquoi passer à des solutions professionnelles pour organiser le travail des équipes ?
Tour d’horizon complet de la gestion des plannings en 2025.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de planning en entreprise ?
Un logiciel de gestion des plannings assure la planification de vos collaborateurs suivant une charge à produire ou un service à assurer. Il doit vous garantir la présence des bonnes personnes, au bon moment et au bon endroit. Ceci en évitant les sur et sous-effectifs.
Le logiciel de gestion de planning vous aide à mieux suivre votre annualisation et à réduire les heures supplémentaires ou le recours à l’intérim. Les enjeux sont très importants en matière d’optimisation des coûts, de gestion de compétences et de taux de service client. Mais aussi — et on l’oublie parfois — de conformité RH.
Logiciel de gestion de planning : que comprend-il ?
En principe, tous les logiciels de gestion des temps et des activités disposent de fonctionnalités pour gérer au moins un planning des présences et absences d’équipe. Ceux-ci sont très utiles aux managers, car, en un coup d’œil, ils peuvent voir qui sera présent ou absent sur une période donnée. Ils identifient rapidement (et intuitivement le plus souvent) si l’effectif sera suffisant, ou pas.
Mais ces fonctions ont une limite : elles ne gèrent pas l’affectation des collaborateurs à des activités précises. Difficile donc de les utiliser pour une planification fine des ressources face à une charge à réaliser. Ce sera donc le rôle d’un « vrai » logiciel de gestion de planning qui propose le plus souvent les fonctions suivantes.
Gestion et prévision du besoin en ressources
Tout logiciel de planification propose des fonctions pour importer ou gérer une charge de travail à réaliser ou un besoin en effectif sur des mailles de temps variables. Voici quelques exemples un nombre de :
- opérateurs par qualification sur une ligne de production pour une équipe du matin (secteur industrie) ;
- cuisiniers, de serveurs, de maîtres d’hôtel pour le service du midi de tel jour (secteur restauration) ;
- caissières par jour et tranches d’un quart d’heure suivant le flux de clients (secteur distribution).
Élaboration et modification du planning
Des écrans de planification sont disponibles pour affecter les collaborateurs aux activités suivant les besoins définis. Généralement, ces outils sont utilisés par le planificateur ou le manager et :
- s’assurent du respect des compétences des collaborateurs par rapport aux affectations ;
- effectuent un premier contrôle réglementaire pour améliorer la conformité du planning (durée maximale de travail hebdomadaire ou journalier, respect des coupures entre 2 postes, temps de pause…) ;
- vérifient l’adéquation entre effectif requis et effectif affecté pour éviter les sur ou les sous-effectifs.
Dans certains cas, des moteurs de planification sont proposés pour construire le planning des collaborateurs de façon automatique et optimisée. On parle assez souvent de planification par contraintes. Le moteur :
- analyse les besoins en ressources et compétences sur les mailles de temps définies ;
- affecte vos collaborateurs suivant ces besoins en tenant compte au mieux de leurs compétences, de leurs compteurs de temps (annualisation), et de leurs absences prévues ;
- respecte les contraintes définies en matière de réglementation horaire et d’accord du temps de travail de votre entreprise (au pire, génère une alerte si une condition n’est pas respectée) ;
- génère in fine 80 à 90 % du planning, le reste devant faire l’objet d’un ajustement manuel par vos planificateurs, car le moteur peut rarement trouver la solution à toutes les contraintes.
Logiciel de gestion des plannings : objectifs et bénéfices
Quels sont les objectifs auxquels doit répondre le logiciel de gestion des plannings ?
Trois objectifs reviennent de façon récurrente et à un niveau de priorité assez similaire. Les voici.
Garantir le conformité des plannings
C’est un souci majeur pour les DRH : s’assurer que les plannings élaborés par les managers respectent la législation et l’accord d’entreprise. Et c’est un vrai challenge au quotidien, car les managers, souvent confrontés à une pénurie de ressources, sont tentés de produire coûte que coûte. Parfois en s’affranchissant d’un certain nombre de règles, ce qui peut se comprendre. Un logiciel de planning digne de ce nom permet ainsi d’encadrer les pratiques et de limiter — même on ne les évite jamais vraiment — les écarts.
Simplifier le travail des managers
Dans l’immense majorité des cas, les plannings sont établis par les managers. Leur choix le plus naturel est d’utiliser Excel qui répond à un besoin immédiat, mais présente aussi beaucoup de limites. Fonctions complexes à développer et à maintenir, pas de centralisation ni de mutualisation des plannings et pas d’intégration avec la gestion des temps. Un logiciel de gestion de planning vise à éviter ces inconvénients
Prendre en compte les attentes des salariés
De nombreuses études l’ont démontré ces dernières années et encore plus depuis la crise COVID, les attentes des collaborateurs en matière de temps de travail sont très fortes. En particulier, ils souhaitent plus de souplesse pour prendre en compte leurs contraintes personnelles. Ils sont aussi très demandeurs d’équité dans les plannings de travail : affectation des créneaux pénibles, répartition équitable des heures supplémentaires, travail du dimanche, etc.
Quels sont les bénéfices d’un outil de gestion des plannings ?
En synthèse, la mise en place d’un logiciel de gestion des plannings vous aidera à mieux :
- Respecter le cadre légal du planning de travail. Vous n’éliminerez jamais totalement quelques dérives, mais vous limiterez les risques avec l’inspection du travail (pas du tout théoriques) ou des contentieux aux prud’hommes.
- Ajuster vos effectifs suivant la charge et à gérer les exceptions avec plus de réactivité. Votre qualité de service ne s’en trouvera que mieux.
Mais également à améliorer votre marque employeur en exauçant (au mieux) les attentes de vos salariés. Vous démontrerez aussi vos efforts pour respecter votre accord sur les temps de travail. Les salariés y sont de plus en plus sensibles et cela peut éviter quelques démissions, le cas échéant.
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Qui utilise le logiciel de gestion des plannings dans l’entreprise ?
Les principaux utilisateurs de la GTA sont généralement les managers, car ce sont eux qui établissent les plannings de travail dans l’immense majorité des cas. Certaines organisations disposent de planificateurs dédiés, en particulier dans des secteurs où la planification est très complexe. Par exemple, centres d’appels téléphoniques, transport, services publics… Pour eux, l’expérience utilisateur (UX) est fondamentale. Ils veulent retrouver la même simplicité qu’ils ont avec Excel.
De même, le service RH qui peut avoir un accès au logiciel de planification pour s’assurer que les principales règles RH sont respectées. Or c’est un exercice compliqué et un effort de tous les jours pour concilier les contraintes de production des managers et la conformité RH. Le service RH peut aussi être chargé in fine de trouver les ressources quand les managers n’y arrivent pas à leur niveau (embauche, recours à l’intérim, mutations…).
Enfin, les directions métiers (opérations, production…) puisqu’elles ont ont besoin d’un reporting et interviennent quand des arbitrages sont nécessaires.
Qui intervient dans un projet de gestion de planning ?
Directions métiers, DRH et direction informatique sont les principaux intervenants lors d’un projet de gestion de planning. Voici pourquoi et comment.
Les directions métiers : le principal acteur de la planification
Contrairement à la gestion des temps dont la dimension « paie et réglementaire RH » est évidente, la gestion de planning relève du domaine opérationnel. Ce sont donc les directions métiers qui sont à l’œuvre pour choisir la solution qui correspond à leurs contraintes et processus.
En l’absence d’adhésion des managers, le projet est condamné à l’avance. Ils devront prendre en compte au mieux les contraintes RH, mais c’est avant tout la « production » au sens large qui tire le déploiement. Ce sont donc les directions métiers qui doivent ensuite tester le logiciel et s’assurer qu’il est utilisable par les managers.
La DRH : un rôle de gardien du temple
Dans un projet de planification d’équipes, la DRH doit fixer un cadre et rappeler les règles du jeu et de gestion des temps de travail . Néanmoins, elle ne doit pas se substituer aux équipes de terrain pour concevoir l’outil. C’est un reproche régulièrement adressé aux services RH dans les projets d’optimisation de planning : avoir fait un outil adapté aux contraintes RH, mais qui méconnaît les réalités de production.
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La direction information : l’intégrateur en chef de la solution de planning
Elle se préoccupe surtout des aspects IT du projet de planification. En particulier, la direction informatique met en œuvre les interfaces avec votre ERP et vos outils métiers pour récupérer les besoins en ressources. Elle valide également l’architecture et la sécurité IT de la solution, notamment quand celle-ci est sur le cloud en mode SaaS.
Quels sont les risques d’un projet de gestion de planning ?
Tous les spécialistes de la GTA vous le diront : les projets de gestion de planning connaissent un taux d’échec significatif et il n’est pas rare qu’après une période d’essai, les managers demandent à revenir à Excel.
Voici les 4 raisons les plus citées par les utilisateurs :
- des outils trop complexes, peu intuitifs, pour les managers et qui ne reflètent pas la réalité des contraintes opérationnelles ;
- des contraintes RH trop importantes, car il n’est parfois plus possible de faire les « exceptions » aux règles qui étaient courantes auparavant, voire de petits « arrangements » qui mettaient de la souplesse dans les rouages ;
- l’incapacité des solutions à gérer des imprévus (absences maladie, variation de charge…), la COVID en a été un exemple extrême ;
- le manque d’adhésion des managers à la mutualisation des ressources. Tout le monde est d’accord pour dire qu’il faudrait gérer les effectifs au niveau de l’entreprise. Or, quand il s’agit de prêter ses propres collaborateurs, les réticences sont fortes.
Néanmoins, il existe aussi des projets très réussis avec des retours sur investissement élevés.
