De 1936 à 1982, la durée des congés payés est passée de 2 à 5 semaines. Une durée qui permet, à la majorité des Français qui en bénéficient, de s’octroyer de 2 à 3 semaines de congés d’été bien mérités en été. C’est en effet à cette époque de l’année que la majeure partie des Français prennent des vacances : à la mi-août, 25% des d’entre nous sommes en congés. Pour les entreprises, cet exode massif n’est pas sans conséquences. Comment rester productif alors que les collaborateurs sont allongés au bord de la plage, les pieds en éventail ?
Aux grands maux les grands moyens ?
Partant du pont de vue que leurs salariés ont besoin de se ressourcer et que la période estivale est celle que préfère la majorité des collaborateurs pour prendre leurs vacances, de nombreuses entreprises ferment leurs portes, purement et simplement, pendant 3 à 4 semaines.
D’autres entreprises, ne souhaitant pas interrompre leur activité, font appel à des saisonniers ou à des intérimaires, ou offrent aux collaborateurs qui le souhaitent, de faire des heures supplémentaires.
Même lorsque les entreprises tournent « au ralenti », le service minimum requiert une organisation méthodique des congés payés de chacun. En effet, il s’agit de faire en sorte que les compétences soient en place au bon moment et que les départs soient échelonnés en fonction des positions au sein des différents services.
Mieux vaut prévenir que guérir
Si les congés d’été sont un véritable challenge pour de nombreuses entreprises, la planification est l’une des solutions permettant d’éviter des maux de tête aux RH. L’employeur étant libre de juger de l’ordre des départs en congés, il s’agit de mettre en place un système permettant à chacun de comprendre les priorités et d’adhérer aux règles. Par exemple, la priorité peut être accordée aux salariés ayant plus d’ancienneté ou à ceux qui ont des enfants.
Les logiciels permettant de gérer les congés sont nombreux. Aujourd’hui, ils sont disponibles dans de multiples formats, dont les smartphones, permettant aux responsables comme aux salariés de planifier les congés en amont. En outre, l’accès aux applications donne l’occasion aux collaborateurs de réfléchir quant à leurs congés d’été à tête reposée et de faire leurs demandes en dehors des horaires de travail.
Rappeler les règles et les process
Pour que chacun adhère aux règles applicables aux congés d’été, l’entreprise doit communiquer les règles et les process le plus en amont possible. A ce titre, mieux vaut ne pas attendre les premiers rayons de soleil… les congés d’été s’organisent plusieurs mois à l’avance, avant même que les salariés n’envisagent leurs propres vacances. Le nombre de jours de congés, les périodes durant lesquelles les congés sont exclus, la nécessité d’assurer un nombre minimum de postes par service, le timing des demandes et des autorisations… autant d’éléments qu’il est important de communiquer à l’ensemble des salariés en amont pour éviter des mauvaises surprises et des frustrations.
Marilyn GUILLAUME