Le travail collaboratif accompagne les profondes mutations de l’entreprise

par La rédaction

MARKESS International lance l’édition 2009 de son référentiel de pratiques : « Solutions de Collaboration d’Entreprise Usages & Bénéfices ». L’étude a été menée auprès de 200 décideurs et révèle les usages actuels et futurs en termes de collaboration.

Des évolutions qui vont de pair avec celles des postes de travail.

Avec l’essor des technologies dites 2.0 une nouvelle organisation du travail se met en place depuis quelques années. Les salariés sont de plus en plus assaillis d’informations, par le web, plate-forme d’échanges, ou les communautés en réseaux autour de compétences et d’expertises, et, doivent incorporer l’ensemble des données pour améliorer leur travail et la productivité de l’entreprise. MARKESS International, cabinet d’études et de conseil qui analyse la modernisation et la transformation des organisations privées et publiques, s’est donc penché sur les usages actuels et futurs en termes de collaboration.
Les organisations décident généralement d’innover en matière de travail collaboratif quand elles doivent faire face aux enjeux suivants : la dispersion géographique, l’ouverture vers l’extérieur, l’organisation du travail, qui requiert par exemple la transmission des savoirs via le partage d’informations, et la temporalité, qui renvoie entre autres à l’accélération des flux informationnels ou au développement de la collaboration en temps réel. Leur choix se porte par ordre de préférence sur les solutions de portail collaboratif, les plates-formes de développement collaboratif et les gestions de contenu en mode collaboratif.

Solutions de collaboration utilisées

Les entreprises optent avant tout pour la messagerie d’entreprise, l’agenda partagé et le partage de fichiers. Les espaces virtuels collaboratifs se sont répandus depuis quelques années au sein de l’entreprise et les fondamentaux des usages, permettant de gérer des espaces virtuels collaboratifs, sont reconnus. Aujourd’hui, un pas de plus est franchi : les organisations cherchent à développer des modes collaboratifs plus interactifs et participatifs. L’étude révèle que «  les domaines collaboratifs les plus demandés d’ici 2011, par un quart à un tiers des entreprises interrogées, seront par ordre décroissant : les espaces collaboratifs et les solutions permettant la création de contenus à plusieurs, la gestion de projet, les solutions de partage de contenus et de gestion documentaire ou de contenus, les réseaux sociaux d’entreprise, les solutions de gestion de contacts et de présence, les blogs et wiki, la messagerie instantanée et la conférence web. » Ainsi de nombreux processus métiers tels que celui des RH mais aussi celui de la relation client, de la vente ou encore de la R&D, devront compter avec le travail collaboratif.

Mutation

En 2009, les approches des entreprises sont toutefois restées « bi-directionnelles, restreintes et fermées ». Une collaboration plus étendue émerge via les agendas partagés, les présentations et conférences à distance et la gestion de contenu. Les entreprises attendent des nouvelles fonctionnalités l’instantanéité, la participation et le partage, la relation sociale, la dispersion géographique et la mobilité. Toutes ces attentes répondent aux évolutions des postes de travail, vers plus de souplesse, de flexibilité, notamment pour le développement de la mobilité ou du développement du télétravail. La collaboration sociale, par les réseaux sociaux ou les micro-blogging, et la collaboration participative, qui fait notamment appel aux agendas partagés, au wiki, au blog ou à la gestion de contenu, ancrent une nouvelle façon de travailler et même de modifier son approche du travail. MARKESS International souligne que «  la collaboration en entreprise va bien au-delà aujourd’hui des aspects techniques liés à la communication au sens strict ».
Les futurs challengers techniques seront, selon le cabinet, l’intégration aux systèmes existants, la sécurité car de plus en plus de collaborateurs apportent leurs outils personnels, et l’accès distant à partir d’autres postes de travail. «  Les problèmes d’intégration, d’accès (à partir d’un navigateur web, de terminaux mobiles) et de sécurité soulèvent aussi des questions juridiques, d’éthique, de discipline et d’attitude des collaborateurs au travail, utilisateurs de ces solutions. »

Enjeux humains et organisationnels

En 2009, 52% et 42% des entreprises déclarent respectivement que « le changement des habitudes de travail et l’accompagnement au changement sont les deux principaux challenges auxquels elles font face ou feront face. » C’est pourquoi, les évolutions en cours nécessitent un accompagnement et une formation adaptée. Les entreprises doivent par ailleurs penser à sensibiliser leurs salariés sur les objectifs recherchés. Un tiers des entreprises ont par conséquent défini un plan de mise en œuvre ,et environ la moitié d’entre elles privilégient une approche progressive du déploiement. Dans ce cas, les modules sont mis en place les uns après les autres. La dimension sociale apparaît dans l’utilisation des outils qui impliquent la création de rôles d’animateur de communauté et la mise ne place de « rewards ». Les approches RH vont devoir peu à peu s’approprier les nouveaux outils pour « intégrer la participation collective dans les systèmes d’évaluation et de rémunération des collaborateurs ».
En conclusion, pour les entreprises, le travail collaboratif permet une performance individuelle et collective, un partage et accès à l’information, la capitalisation des connaissances, la diffusion de l’information et des économies financières associées.
Christel Lambolez

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