Le coût d’un bulletin de paie

par La rédaction

Myrhline a tenté de définir les éléments permettant de calculer le coût d’un bulletin de paie lorsque la paie est gérée en interne, en fonction de différents paramètres (effectif, complexité de la paie, etc).

Pierre-Jean FABAS et Christophe PATTE vous présentent leur analyse et  réflexion et vous proposent dans cet article des pistes vous permettant d’évaluer le coût de production du bulletin de paie.

Définition :

Qu’entend-t-on par « Gestion d’un bulletin de paie »
La gestion d’un bulletin de paie englobe un certain nombre d’opérations et de tâches, les principaux actes de gestion de la paie consiste à :
A. Collecter, organiser les informations juridiques relatives à l’entreprise et à son personnel (gestion des contrats de travail par exemple)
B. Créer et mettre à jour le dossier du salarié
C. Collecter les informations et établir les documents liés aux mouvements (embauche, ruptures du contrat de travail)
D. Collecter les éléments liés au temps de travail du salarié (heures supplémentaires, complémentaires, RTT, repos compensateur, etc.)
E. Traiter les événements liés à l’absence du salarié
F.  Préparer les éléments nécessaires aux instances représentatives du personnel (relations avec le CE, DP, syndicats, CHSCT, etc.)
G. Collecter et contrôler les variables de paie des salariés
H. Collecter et contrôler les paramètres de la paie
I. Traiter, contrôler et valider les bulletins de paie
J. Collecter contrôler et établir les déclarations sociales
K. Collecter, contrôler les données et établir les déclarations sociales annuelles
L. Collecter et traiter les informations nécessaires aux états financiers
M. Collecter et traiter les informations nécessaires à l’élaboration du reporting social
N. Collecter et traiter les informations nécessaires à l’élaboration du bilan social
Quels sont les volumes moyens de bulletins traités par gestionnaire paie ?
 
En entreprise, dans un service paie :
·      En fonction de la complexité de la paie, du nombre de conventions collectives, du nombre de sociétés, établissements et du niveau d’automatisation de la paie, la fourchette est, en général, la suivante : de 300 à 500 bulletin par gestionnaire.
En société de service ou de conseil de type externalisation de la paie :
·      Les dossiers clients sont attribués aux gestionnaires qui gèrent en moyenne de 500 à 1000 bulletins par mois en fonction de la complexité des dossiers et du niveau d’automatisation de la paie au sens informatisation des processus).
Pour notre analyse nous retenons
Selon des enquêtes réalisées auprès de quelques entreprises, il semble réalisable qu’un ou une gestionnaire paie puisse gérer la totalité des bulletins de salaire pour environ 300 personnes par mois.

On supposera que le ou la gestionnaire est occupé à plein temps dans l’entreprise et n’exécute donc aucune autre tâche.

 

Si l’on cherche à calculer le coût du bulletin à l’unité, il faudra tenir compte de :

1. Coût des rémunérations du service paie
2. Coût du logiciel de gestion de la paie
3. Autres coûts inhérents à la production de la paie

1. Coût des rémunérations du service paie

Coût d’un poste de gestionnaire paie :
La fourchette annuelle de rémunération d’un gestionnaire paie est comprise entre 20 000 et 30 000 euros (incluant le salaire brut et les éléments de rémunérations périphériques)
·  En fonction du type de société
·  Du nombre d’année d’expérience et de l’ancienneté au sein de la société
·  Des diplômes et des formations
Pour notre analyse nous retenons
Le salaire moyen suivant : 2000 brut par mois (incluant 13ème mois, …)
Pour les charges, nous prenons en compte un indice de 1,6 (incluant les charges sociales et taxes patronales, les coûts de structure et de fonctionnement de la société)
La rémunération annuelle pour un gestionnaire paie est donc de :

2000 x 12 x 1,6 = 38 400 € soit un coût mensuel pour l’entreprise de 3200 € chargés

2. Coût du logiciel de gestion de la paie 

Il faudra prendre en compte :
–  le coût d’acquisition du logiciel paie que l’on amortira sur 5 ans (durée moyenne de la vie d’une version), celui-ci est variable en fonction de la taille de la société et de ses contraintes réglementaires. Par ailleurs, le marché des logiciels de gestion de la paie propose un catalogue de prix très vaste en fonction des fonctionnalités, des solutions technique et de la renommée de l’éditeur.
–  le coût de la licence
–  le coût de la maintenance annuelle
–  les coûts parallèles de mise à jour de l’application en fonction des besoins de l’entreprise sur un laps de temps de 5 années.
–  les coûts liés à la formation
Pour notre analyse nous retenons

L’acquisition d’une solution de gestion de la paie, pour une société de 300 personnes ayant couté :

10 000 € de mise en œuvre de la solution (paramétrage, personnalisation, …)

2 000 € de formation à l’application
15 000€ de licence
20 % x 15 000 (cout de licence) x 5 ans = 15 000 € de maintenance applicative
Soit un total sur 5 ans de : 42 000 €

Soit un coût mensuel lissé de 700 €/mois

 

Ces chiffres sont donnés à titre indicatif, seul la démarche permettant de définir le coût mensuel lissé est à retenir

3. Autres coûts inhérents à la production de la paie

Coût d’intervention des autres services de l’entreprise :
– Coût du personnel informatique pouvant intervenir au prorata du temps d’intervention
– Coût des managers et collaborateurs impliqués dans la transmission des éléments variables de paie : congés payés et autres variables)
Coût de fourniture et de routage :
– Le prix du papier pour imprimer les bulletins (selon le choix d’utiliser des feuilles vierges pour imprimer les bulletins de paie ou de recourir à des bulletins pré-imprimés)
– Le coût de l’envoi postal des bulletins au domicile des salariés
– Les coûts éventuels d’archivages des bulletins (cd-rom, GED, etc…)

En conclusion :

Il faut prendre en compte pour évaluer le coût du bulletin de paie les éléments suivants :
– Rémunération du personnel affecté à cette opération
– Coût du logiciel de gestion de la paie
– Coût informatique autres (impact du SI glbal de l’entreprise, outil de requetes, infocentre, …)
– Coût du personnel non affecté directement mais impacté par le processus de gestion de la paie
– Coût de fourniture et de routage
Pour notre analyse nous retenons
Pour une société de 300 personnes :
Coût des ressources affectées à la paie, un gestionnaire : 3200 € chargé / mois
Coût du logiciel de gestion de la paie : 700 € / mois
Le coût moyen mensuel du bulletin de paie est donc d’environ : 3900 € / 300 salariés
Soit : environ 13 € le bulletin
Ces chiffres sont donnés à titre indicatif, seule la démarche est à retenir

 

Il faut retenir également que le coût du bulletin va varier en fonction :

– du volume à traiter, du nombre de personnes dédiées à la gestion de la paie, du coût de la solution de gestion de la paie, des coûts de fourniture, envoi, ….

– mais également en fonction du niveau d’automatisation des processus de gestion RH dans l’entreprise : Intranet ou portail salarié permettant de décentraliser la saisie des congés, des notes de frais, de certaines variables de paie, ….

 

 

Après 20 ans dans le secteur industriel en tant qu’adjoint de direction et gérant de société spécialisé dans le négoce de chaussures sur les pays de l’Union Européenne, Pierre-Jean Fabas s’est dirigé vers le métier d’enseignant. Il est formateur en paie, depuis 7 ans, dans un centre de formation professionnel pour adultes (AFPA). Il est l’auteur du livre « Abécédaire social et paye 2008 » édité aux Editions PUBLIBOOK et un deuxième opus devrait être disponible au début de l’année 2010.
Christophe Patte est un expert reconnu du monde des SIRH et du conseil en externalisation RH. Il a travaillé dans ce secteur pendant plus de 10 années et tenu des fonctions de direction de projets auprès de grands comptes et d’importantes PME ainsi que des fonctions de direction commerciale. Il est  aujourd’hui directeur de missions RH et accompagne les entreprises dans leur projet et recherche de prestataire de service RH. www.humanstart.com

 

Tribune libre

Pierre-Jean FABAS / Christophe PATTE

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