La Thalasso de Carnac optimise son processus RH avec Octime

par La rédaction
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Thalasso Carnac & Spa Resort (56)

« Nous avons optimisé le processus de gestion des temps et de préparation de la paye. J’ai un réel regard positif sur le déploiement et le choix de la solution Octime. »

Adeline Lautredou – Responsable Ressources Humaines

Effectifs : 180 salariés

Paye : Sage

 

Mme Lautredou, quelle est l’organisation du travail dans le Centre de Thalassothérapie de Carnac ?

Notre Resort est constitué de 4 sociétés distinctes dont les activités tournent autour de l’hôtellerie, la restauration, la thalassothérapie et une quatrième société de gestion administrative et commerciale. Nous avons deux conventions collectives différentes pour un effectif global de 180 salariés en contrat à durée indéterminée.

Notre activité dépend essentiellement de la saisonnalité, la thalasso qui couvre toute l’année, avec des mois plus forts (tels que mars ou septembre/ octobre). Pour l’hôtellerie et la restauration, la saison démarre en mars et se termine en novembre, avec une forte affluence sur juillet et août en lien direct avec le tourisme. Nous fermons deux semaines par an (en décembre) pour les travaux annuels d’aménagement du Resort.

L’une des caractéristiques de l’activité du Resort est le nombre élevé d’entrées et de sorties du personnel, directement liée à la variation d’activité en fonction de la saison. En fait, durant les pics d’activités, nous pouvons gérer jusqu’à 60 CDD présents au même moment.

 

Quels étaient les besoins initiaux du Resort en termes de gestion des temps et de planification ?

A l’origine chaque entité juridique gérait les plannings et les feuilles de présence intégralement sur Excel, puis chaque mois il y avait l’étape de préparation de la paye à partir de ces feuilles de présence sur Excel. Nous souffrions de cette gestion chronophage qui impliquait de la ressaisie et était potentiellement source d’erreurs. Il était donc nécessaire d’utiliser un outil de gestion des temps pour être plus efficaces dans la gestion des plannings, pour gagner du temps. Trouver une solution qui soit simple d’utilisation, ergonomique et qui réponde aux besoins opérationnels des chefs de services.

Nous avons rencontré deux fournisseurs et nous avons choisi Octime car c’est un logiciel ergonomique dans son utilisation et qui plus est, facile à prendre en main ; et dans lequel il y a beaucoup de fonctionnalités associées qui correspondent à notre besoin. Pour finir, la partie planification et gestion des temps, ainsi que les outils de gestion RH répondent bien à la politique des Ressources Humaines de l’entreprise.

Nous avons bénéficié d’un accompagnement complet de la part d’Octime sur le projet de paramétrage et de déploiement du logiciel (il s’agissait là d’un gros travail pour nous avec les 4 sociétés distinctes). D’ailleurs, le fait que l’on ait eu un seul interlocuteur dédié côté Octime, un seul chef de projet, a été très important dans la gestion de ce projet.

 

Aujourd’hui quelle est votre propre utilisation du logiciel ?

A l’origine j’étais chargée du projet d’installation d’Octime. Aujourd’hui, j’interviens auprès des chefs de services en cas de difficultés sur le fonctionnement du logiciel et je fais le relai auprès de la direction sur les sujets autour de la solution. Tous les mois je contrôle les plannings, en fait j’ai un rôle de garant sur les compteurs de modulation.

A l’heure actuelle, les utilisateurs du logiciel sont les chefs de services qui gèrent les plannings de leur service, créent les horaires de travail pour leur activité et font le suivi des compteurs de modulation de leurs effectifs.

 

Comment les utilisateurs ont-ils accueilli le nouveau logiciel ?

Au tout départ, il a été difficile pour les chefs de service d’abandonner Excel sur lequel ils travaillaient pour certains depuis 20 ans. Aujourd’hui ils sont contents : le logiciel Octime apporte un réel gain de temps donc ils sont très satisfaits.

De mon point de vue RH ; je suis également satisfaite car nous avons optimisé le processus de gestion des temps et de préparation de la paye. J’ai un réel regard positif sur le déploiement et le choix de la solution Octime.

En termes de gain de temps, et pour prendre l’exemple d’une tâche spécifique, celui du suivi des compteurs de modulation chaque mois : avant cela prenait 1 journée à 1 journée et demie quand aujourd’hui, cette tâche prend seulement 2h de temps.

 

info@octime.com

tel: 0 810 10 64 40

 

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