Dans le processus de recrutement, l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise est la deuxième étape cruciale. Va-t-il coller au poste ? Va-t-il réussir à s’intégrer rapidement dans l’équipe et/ou avec ses collaborateurs ? Les premiers jours (voire les premières semaines) sont déterminants. L’accueil et l’intégration de la nouvelle recrue ne doivent pas être risque à la légère au risque d’en payer le prix fort. Les 10 erreurs à éviter à tout prix.
1 – Ne pas planifier son arrivée : c’est sûr, il prendra ses fonctions lundi prochain. Mais à quelle heure exactement, où doit-il se rendre ? Qui doit-il demander à l’accueil ? Ne pas anticiper ces formalités d’accueil revient à le mettre, dès le premier jour, en situation de démotivation. Donc, avant le D-Day, adressez-lui un courrier confirmant sa date et son heure d’arrivée ainsi que le nom de la personne qui sera présente pour l’accueillir. Mieux, communiquez-lui le programme de son premier jour de boulot.
2 – Omettre de préparer le poste informatique & co : pas de poste de travail, pas de matériel informatique, donc pas de messagerie, pas de badges d’accès…. Bref, tout le monde se souvient de ce grand moment de solitude en débarquant dans sa nouvelle entreprise sans savoir où s’installer. Donc, assurez-vous qu’il disposera d’un poste de travail (ordinateur, tablette, téléphone, messagerie, identifiant, etc) équipé et en état de fonctionnement et d’un badge d’accès afin de circuler librement dans les locaux.
3 – Zapper le livret d’accueil (ou autre) : débarquer dans un nouveau poste revient à atterrir en terre inconnue pour la nouvelle recrue. Quid de l’organisation de l’entreprise, de l’organigramme, du fonctionnement de la business unit, du service RH, etc… Outre toutes ces informations, le livret d’accueil (papier ou digital) peut également présenter le règlement intérieur et reprendre la convention collective. La réglementation en vigueur n’impose pas de contenu particulier mais plus les infos pratiques seront précises et à jour, plus il sera facile pour le nouveau salarié de s’orienter et de prendre ses marques.
4 – Faire trainer les formalités administratives : une embauche oblige à respecter un certain nombre de formalités administratives. Donc, profitez de ces premières journées pour la signature du contrat de travail (si ce n’est déjà fait), du contrat de mutuelle santé, des tickets restaurant s’ils sont en vigueur et pour la remise du règlement intérieur (s’il ne figure pas dans le livret d’accueil).
5 – Ne pas informer le reste de l’équipe de l’arrivée du nouvel….arrivant : rien de pire dans une équipe en place de voir débarquer une nouvelle tête sans en avoir été au préalable informé. Donc, demandez au manager direct de l’équipe de communiquer sur la date d’arrivée, le nom, les fonctions de la nouvelle recrue et avec qui il travaillera directement. Le tout en insistant sur le fait de lui réserver un bon accueil. L’essentiel est de faire comprendre au nouvel arrivant qu’il est attendu.
6 – Ne pas nommer un « tuteur » : née de la dernière pluie ou pas, la nouvelle recrue débarque dans un environnement inconnu pour elle. Le jour J, voire la première semaine, attribuez-lui un référent auquel il pourra poser toutes les questions indispensables pour la réussite de sa prise de poste. Vous pouvez également mettre en place un système de roulement de tuteurs sur la première semaine. Ceci présente un double avantage : ne pas monopoliser toujours le même collaborateur et permettre au nouveau venu de nouer des contacts différents et d’être immerger dans d’autres fonctions.
7 – Le laisser végéter le 1er jour : une fois installé à son poste de travail, le pire serait de le laisser inoccupé ou de penser qu’il va s’occuper seul. Au mieux, il sera curieux et ira poser des questions. Au pire, il va galérer et perdre son temps. Voire déjà entamer son capital motivation. Pour éviter cet écueil, préparez-lui un programme d’accueil. Par exemple, le matin, visite guidée du site et présentation aux différents services, échanges informels autour d’une pause café, l’après-midi prise en main des outils de travail et des dossiers en cours.
8 – Faire faire le travail d’un autre salarié : faute de préparation et d’anticipation de cette arrivée, le nouvel entrant pourrait se retrouver à boucher les trous en filant un coup de main aux uns et aux autres. Halte là ! Ce collaborateur a signé pour un projet professionnel lié à un poste déterminé. Le cantonner à des tâches de « petites mains » est doublement néfaste : d’abord, il pourrait avoir l’impression qu’il y a tromperie sur la marchandise. Ensuite, cela revient à lui faire perdre du temps sur sa prise de fonction officielle. Si des aspects organisationnels l’empêchent de prendre d’emblée toute la mesure de son poste, pourquoi ne pas en profiter pour lui faire découvrir le reste de l’entreprise de l’intérieur. Par exemple, quelques heures d’immersion dans les autres services de l’entreprise.
9 – Lui mettre la pression dès le début : vous venez enfin d’étoffer votre équipe ? Parfait ! Mais attention, laissez au petit nouveau le temps de prendre ses marques. Evitez-lui le dossier foireux dès le premier jour en lui disant que « c’était pour hier ». Certes, vous pourriez ainsi apprécier sa résistance au stress et sa capacité à s’adapter mais vous risquez gros. Un, qu’il commette des erreurs importantes faute de formation suffisante. Deux, qu’il préfère jeter l’éponge car la promesse employeur n’est pas tenue. Bref, un double revers. Donc, rien de vous empêche de le mettre d’emblée sur le « grill » mais allez-y par étape en l’accompagnant dans sa prise de poste. Son échec serait un peu (beaucoup d’ailleurs) votre échec.
10 – Négliger la formation : malgré de multiples entretiens et des recherches, sans doute très poussées, sur l’entreprise de la part de la nouvelle recrue, cette dernière n’aura pas pu s’imprégner de la culture d’entreprise et de ses processus. Donc prévoyez une formation initiale pour une mise à niveau de base sur les valeurs et la culture de la société.
Sylvie Laidet