Avec la paie, la gestion des temps et des activités (GTA) est un des deux piliers du SIRH. Et pourtant, elle souffre d’une faible image de marque et d’un manque de reconnaissance par les directions générales. Que faut-il savoir sur ce sujet en 2025 ? Un tour d’horizon de ce que propose la GTA, les acteurs sur le marché, les précautions à prendre avant de choisir et une synthèse de ce qu’elle apporte à la performance RH.
La gestion des temps et des activités en entreprise regroupe l’ensemble des processus de gestion des temps de travail, de suivi des absences et de pilotage des activités des salariés. Au même titre que la paie, c’est une mission « régalienne » de la fonction RH et une brique de plus en plus essentielle du SIRH.
Définition de la gestion des temps et des activités en France
Certains éditeurs français tentent depuis quelques années de populariser la terminologie anglo-saxonne de « workforce management solution » probablement pour donner des lettres de noblesse à leur métier. Mais les utilisateurs continuent d’utiliser la terminologie de « GTA » ou de « gestion des temps ».
Et ils ont raison, car « workforce management » ne recouvre pas le même champ fonctionnel que « GTA » au sens français. Car en réalité, il n’existe pas de définition académique de la GTA en France.
En revanche, l’on y associe le plus souvent 3 grandes fonctionnalités. Voire 4.
La gestion des temps de travail et des absences
C’est la brique de base de toute solution de GTA et le point de départ de la plupart des projets. Elle comprend le plus souvent :
- le suivi des temps de travail des collaborateurs via des solutions de badgeage (pointeuse, PC, smartphone…) ou de déclaration de présence en self-service pour les personnes en forfait heure ou forfait jour ;
- l’enregistrement et le suivi des absences (congés payés, RTT, maladie, récupération…), voire le calcul des droits et le suivi des soldes ;
- le calcul des compteurs de temps (présence jour, mois, année, débit-crédit…) et éléments variables de la paie (primes liées aux horaires, heures supplémentaires, heures du dimanche…) ;
- les fonctionnalités de self-service pour déléguer les fonctions courantes de gestion des temps et des absences auprès des managers et des collaborateurs (demandes et validations d’absences, consultation du planning ou des soldes…) ;
- l’intégration avec la paie, en amont pour importer les employés et les contrats, en aval pour exporter les absences et les EVP.
La gestion des plannings des collaborateurs
C’est une fonctionnalité complémentaire des projets de GTA, mais qui est néanmoins de plus en plus embarquée. Elle comprend notamment :
- la définition et la gestion de la charge de travail prévisionnelle, avec les besoins en ressources et compétences par jour et/ou par créneau horaire ;
- l’affectation des collaborateurs aux plannings en concordance avec les besoins définis. On trouve 2 modes de fonctionnement possibles sur un horizon à court terme (semaine, quinzaine, mois) :
- une gestion manuelle du planning par le manager dans un mode de fonctionnement proche d’Excel en général,
- une affectation automatique avec un moteur qui génère le meilleur planning possible suivant les paramètres définis. On parle ici d’une « planification par contraintes », où 80/90 % du planning sont générés automatiquement, le planificateur n’ayant plus qu’à gérer les ajustements ou imprévus (une absence maladie, par exemple).
- la possibilité de simuler les effectifs et les besoins en ressources à moyen et long terme (entre 3 et 12 mois en général), plus rarement.
La gestion des activités des collaborateurs
Cette fonction est moins courante dans les projets de GTA et moins proposée par les éditeurs. Il s’agit ici de suivre les temps passés par les collaborateurs sur les différentes activités de l’entreprise. Ceci dans une optique de suivi des coûts et de pilotage de la production au sens large. On trouve différents niveaux pour ce suivi des activités qui peut aller d’un simple suivi analytique à une mesure détaillée de temps.
Le suivi analytique des heures
Il consiste à affecter les heures passées sur des centres de charge le plus souvent par un rattachement automatique à une section comptable.
Le suivi des temps sur les projets
Les collaborateurs déclarent les temps passés sur les projets, tâches et activités de l’entreprise. Le suivi d’activité sur projet remonte ensuite à l’ERP ou au logiciel de gestion de projets pour la valorisation financière et l’avancement.
Le suivi des temps de production dans l’industrie ou la logistique
Avec un module de suivi d’atelier, les opérateurs s’affectent sur des activités de production avec des PC ou des terminaux en atelier. Ils peuvent s’imputer, le plus souvent par lecture d’un code-barres, sur des OF (ordres de fabrication), des opérations, des OT (ordres de travail), etc. Les temps passés sont calculés automatiquement, puis transférés à l’ERP ou au MES (manufacturing execution system).
Le contrôle des accès et la sécurité physique
Utiliser un système de gestion des temps pour faire du contrôle d’accès ne fait pas consensus. Cette fonctionnalité est parfois demandée dans les projets de GTA, mais de moins en moins souvent.
En général, on trouve plutôt dans les solutions de GTA un module qui permet de gérer un premier niveau de sécurité physique. Les pointeuses peuvent en effet, la plupart du temps, piloter une gâche pour l’ouverture d’une porte en s’assurant d’autorisations limitées (droits d’accès liés au badge). Ces modules peuvent suffire pour des besoins simples et des lieux peu critiques.
Cependant, la sécurité en entreprise est devenue un sujet très sensible et de plus en plus complexe. Ainsi, les entreprises recourent le plus souvent à des solutions de contrôle d’accès dédiées.
Les limites des logiciels de gestion des temps et des activités
La gestion du temps ou des quantités, pas des euros
Une solution de GTA gère du temps (présence, HS, annualisation, heures sur projet…) ou des quantités (un nombre de primes ou de titres restaurant dans le mois, par exemple).
De fait, valoriser en euros ces données n’est pas du ressort de la GTA. Cette valorisation monétaire est effectuée par la paie quand il s’agit d’absences ou d’EVP, ou par une solution de gestion d’intérim pour le personnel temporaire. Elle est réalisée dans l’ERP ou la gestion de projets quand il s’agit de temps de production ou sur projet.
Vouloir gérer des euros dans la GTA pose très rapidement de nombreux problèmes.
La gestion des hommes, pas des machines ou des équipements
Les solutions de GTA sont faites pour suivre le personnel. Il peut être tentant de les utiliser pour le pilotage d’autres ressources, comme des équipements (machines, véhicules…) ou des ressources (des salles, par exemple). Et en particulier pour la planification ou le suivi des activités. Mais cela revient à « tordre des solutions » qui ne sont pas faites pour cela au départ. Ce qui engendre des résultats rarement pérennes.
Les objectifs de la GTA
Les objectifs de la gestion des temps et des activités sont très nombreux. De fait, nous nous limiterons ici aux plus significatifs.
Les 3 objectifs les plus courants de la gestion des temps de travail pour la fonction RH
- La conformité au Code du travail et à l’accord d’entreprise pour éviter les contentieux et garantir une paie juste, ainsi qu’un meilleur climat social.
- L’automatisation de processus administratifs coûteux en temps pour la DRH.
- La délégation de processus auprès des utilisateurs pour une meilleure réactivité.
Les 3 objectifs les plus courants de la gestion des plannings pour la fonction RH et les opérations
- Des plannings de travail conformes à la législation et à l’accord d’entreprise.
- Un ajustement des ressources à la charge en évitant les sur/sous-effectifs, tout en garantissant les compétences affectées.
- Une gestion communiquant avec la GTA pour prendre en compte tous les éléments (annualisation, absences…).
Les 3 objectifs les plus courants du suivi des activités pour la fonction RH et les opérations
- Mieux connaître les temps passés et les coûts de revient
- Éviter les écarts entre les temps payés et les temps affectés
- Simplifier un process très coûteux sur le plan administratif et mettre à jour rapidement l’ERP
Un projet de GTA, en quoi ça consiste aujourd’hui ?
On l’a vu, les fonctionnalités proposées par les solutions de GTA peuvent être très larges. Néanmoins, dans la plupart des cas, les projets démarrent par la mise en place de la gestion des temps au sens de la paie.
En général, cette brique comporte 3 modules :
- le suivi des temps de travail/présences et la gestion des absences ;
- le self-service pour donner accès aux salariés et aux managers aux fonctions quotidiennes ;
- le module de communication avec la paie.
Fiabiliser ces fonctionnalités est un préalable à la mise en place de modules complémentaires, car ceux-ci vont largement s’appuyer sur les données de la gestion des temps. Mettre en place la gestion des plannings ou des activités si la gestion des temps n’est pas stabilisée pose souvent des problèmes.
De plus en plus souvent, la gestion des plannings vient compléter cette première étape. Il y a un intérêt évident à faire communiquer ces 2 fonctionnalités pour que la planification prenne en compte les données de la gestion des temps : absences prévisionnelles, compteurs de temps (ex. : annualisation).
Les solutions intégrées disposent d’un avantage de ce point de vue. Mais pour répondre à des besoins spécifiques, assez souvent liés à un secteur d’activité particulier, il est parfois nécessaire de recourir à des solutions différentes pour ces 2 fonctions. Dans ce cas, il est alors nécessaire de mettre en place des communications spécifiques entre la gestion des temps et la gestion des plannings.
Le suivi des activités est plus rarement demandé dans les projets de GTA. De nombreuses entreprises préfèrent utiliser les modules disponibles pour ce faire dans l’ERP, le MES ou la gestion de projet.
Les acteurs de la GTA, éditeurs et intégrateurs
On trouve 3 grands types d’acteurs de la GTA sur le marché et l’on va (malheureusement) devoir recourir ici à quelques anglicismes.
Les « Pure Players » de la GTA
Ces acteurs proposent des solutions dédiées que l’on qualifie de « Best of Breed » de la GTA. On trouve ici des acteurs spécialisés comme Kelio, Horoquartz, Octime, Asys, UKG (ex-Kronos), Incotec… Ces derniers proposent des solutions de GTA ciblées et poussées sur un plan fonctionnel. Même s’ils ont souvent entrepris des diversifications, la GTA reste leur cœur de métier et assure la majeure partie de leur activité.
Les généralistes du SIRH
Ces acteurs répondent à des besoins plus larges en matière de SIRH et proposent des fonctionnalités plus étendues. Telles que la paie, la gestion des talents (recrutement, formation, onboarding, compétences….), ou encore le décisionnel RH. Ils peuvent embarquer dans leur offre un module de GTA qui a l’avantage d’être intégré à la solution globale. Par contre, une solution généraliste ne va pas toujours aussi loin que celle d’un spécialiste. On va trouver ici la plupart des acteurs de la paie ou du SIRH : Cegid, SAP, Oracle, Workday, ADP, Cegedim, Lucca, Eurecia, Sage…
Les « spécialistes métiers » de la GTA
Il s’agit ici de « pure players » qui ciblent certains secteurs d’activité précis (ex. : la distribution, la restauration, la logistique…) et/ou pour une fonctionnalité plus restreinte, assez souvent la gestion de plannings. On va ici trouver des acteurs comme Holydis, Skello…
On trouve également de très nombreux intégrateurs et cabinets d’AMOA sur ce marché. Certains ont développé de vraies expertises dans le domaine de la GTA. Act On, HR Conseil, Althéa, Temps d’Avance, et bien d’autres encore.
Comment choisir un logiciel de GTA ?
De manière générale, les acteurs sur le marché français ont une approche assez horizontale en adressant tous les secteurs. Certains proposent des packages adaptés à tel ou tel métier, et/ou au secteur public et aux collectivités territoriales. Mais ce n’est pas parce qu’une solution répond aux besoins d’un secteur donné qu’elle répond à vos propres particularités ! En effet, deux entreprises de métallurgie ne calculent pas toujours les heures supplémentaires ou les primes de la même façon.
Aussi, faire un cahier des charges précis de vos besoins est le préalable ! Il doit recenser toutes les particularités de gestion de votre organisation. Il doit notamment décrire toutes les :
- spécificités des horaires en vigueur dans votre entreprise ;
- particularités négociées dans votre/vos accord(s) sur les temps de travail ;
- contraintes d’intégration à votre SIRH ou à la paie.
Se dispenser de faire ce cahier des charges, c’est s’exposer à des ennuis et à des déceptions ensuite lors du déploiement. Par ailleurs, sans cet état des lieux, l’éditeur aura bien du mal à vous proposer un chiffrage correct.
Quels sont les critères de sélection d’une solution de gestion des temps et des activités ?
Les critères de sélection d’une solution de GTA sont ensuite assez classiques, mais peuvent toutefois différer d’autres applications de GRH. On peut citer parmi les plus importants :
- S’assurer que la solution dispose d’une capacité de paramétrage suffisante pour traiter vos cas de gestion. C’est-à-dire ceux recensés dans votre cahier des charges.
- Vérifier la qualité de l’interface utilisateur. La GTA est une application très distribuée dans l’entreprise. Tout le monde ou presque l’utilise, ne serait-ce que pour pointer ou poser des absences. L’UX est donc capitale.
- Contrôler sa robustesse technique et sa capacité à gérer votre volumétrie. Si vous gérez 100 ou 1000 salariés, ce n’est pas trop critique. Si vous en gérez 10 000 ou 100 000 dans une même base de données, votre DSI doit s’assurer que l’application va tenir la charge.
- Valider que l’éditeur propose des solutions d’interfaçage avec votre paie, de préférence « progicialisées » afin d’éviter des développements spécifiques.
- Sécuriser l’application de GTA. Celle-ci est potentiellement accessible par beaucoup de personnes et depuis de nombreux périphériques : smartphone, pointeuse, PC ou tablette via l’intranet. La sécurité IT de la solution est donc primordiale. Celle-ci doit être questionnée en amont du choix, y compris si vous envisagez une solution sur le cloud en mode SaaS.
- Confirmer que l’éditeur est capable de vous accompagner pour le déploiement, mais aussi dans la durée. Une GTA a une durée de vie très longue et il y a un risque d’obsolescence. La pérennité de la solution et de son fournisseur est donc un élément de décision. Au même titre que la gamme de services qu’il propose : consulting, réalisation, formation, e-learning, hotline, maintenance…
