Près de 40% des bulletins de salaire français comporteraient des erreurs. Non, vous ne rêvez pas. Selon les cas, ces erreurs sont en faveur du salarié ou de l’entreprise. Quel que soit le bénéficiaire, l’une ou l’autre de deux parties se retrouve lésée en payant plus qu’il ne le devrait.
Ceci résulte de plusieurs « exceptions françaises ». D’abord la complexité et l’évolution permanente de la réglementation sociale et fiscale. Ce qui est vrai un mois peut ne plus l’être quelques semaines après. Si le responsable paie n’a pas vu passer l’information, c’est sûr, le bulletin de salaire sera faux. Deuxième explication : la complexité du calcul et de l’application de certaines mesures. Si tout le monde sait aujourd’hui comment calculer la CSG et la CRDS, c’est parfois plus compliqué sur le calcul des réductions Fillon, pour certains abattements à mettre en place avant d’appliquer les taux de cotisation… Bref, mis bout à bout, ces obstacles et donc ces erreurs, sont lourds de conséquence pour l’entreprise.
Sur le plan financier d’abord, les erreurs peuvent rapidement faire grimper les coûts. En 2014, l’ACOSS a enregistré 1,46 milliards de régularisation dont 1,3 milliards d’euros de redressement. Une correcte évaluation des charges sociales aurait pourtant permis d’éviter le paiement de charge ultérieure, non provisionnée en terme de résultat et non prévue en terme de trésorerie. Mais surtout, cela aurait évité de se voir infliger des pénalités de retard et de régler le précompte salarial sans pouvoir le répercuter au salarié. A cela, peuvent se greffer d’éventuels honoraires de conseil en cas de contestation. Deuxième conséquence, moins onéreuse mais tout aussi couteuse en terme d’image : la détérioration de la marque employeur. En interne, les salariés sont mécontents et ne font plus confiance à l’entreprise. Et cette défiance transpire à l’extérieur.
C’est un impératif, la gestion de la paie doit être aujourd’hui considérée comme un levier de la performance de l’entreprise. Pour cela, plusieurs options possibles. Soit l’entreprise s’équipe d’un puissant logiciel de paie dans un environnement informatique traditionnel. Elle devra lors acheter les licences, effectuer les mises à jour logicielles, assurer la formation du personnel, suivre les évolutions de paramétrage, faire intervenir des spécialistes en cas de problème…. Bref, pour le gestionnaire de paie, tout sauf un grand fleuve tranquille et surtout, une source intarissable d’erreurs. Deuxième solution : l’externalisation de la gestion des paies. Des études récentes montrent que 2 entreprises sur 3 auront externalisées la gestion de leur paie à échéance 2016, quand le Gartner Group anticipe un doublement de l’utilisation du SaaS (Software as service) dans les 5 ans.
L’externalisation de la paie représente donc une tendance de fond, notamment dans les entreprises de plus de 50 salariés. Plusieurs raisons s’expliquent ce mouvement. Le prochain passage obligatoire à la déclaration sociale nominative, va imposer aux employeurs d’avoir des données à jour à transmettre aux administrations sociales et fiscales. La compilation et la transmission de ces données par un prestataire extérieur se feront de manière automatique. Deuxième avantage à externaliser la gestion de sa paie : disposer de bulletins de salaire fiables car paramétrés en temps réel avec les nouvelles réglementations en vigueur. Exit les erreurs dans le calcul des charges sociales et autres. En externalisant leur « paie », les sociétés gagnent donc en efficacité et en productivité. Selon la taille de l’entreprise, le coût d’un bulletin de salaire serait réduit de 20 à 30%. Le chef d’entreprise économise ainsi des sommes colossales, récupèrent des données fiables et libère du temps pour son personnel sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sylvie Laidet