Le format papier sera toujours nécessaire pour les documents contractuels, mais plein d’autres, composant le dossier salarié, peuvent être dématérialisés. Traçabilité et confidentialité sont des enjeux forts dans un projet de dématérialisation, le prestataire doit pouvoir les garantir. Sa connaissance des processus RH est une clef.
Quelques chiffres : 70, c’est le nombre de types de documents par dossier salarié pour un collaborateur de huit à quinze ans d’ancienneté dans un entreprise ; 3 000 000, c’est le nombre de pages numérisées dudit dossier dans une entreprise de 10 000 personnes. Le volume est tel que l’on visualise sans mal les économies de manipulation de documents que permet la dématérialisation, le tri des doublons possible, manipulations multiples et doublons qui « grèvent notamment la confidentialité », explique Marie-Hélène Lanoe, directrice commerciale et marketing Gestform. Cette entreprise adaptée, spécialiste de la dématérialisation et éditeur du logiciel [email protected] (gestion électronique du dossier salarié et de tous les flux entrants du processus RH relatifs à ce dossier), a à son actif 80 000 dossiers numérisés en cinq ans. Moins ou plus du tout de documents papier, plus de sécurité, deux arguments qui incitent les entreprises à dématérialiser. Quand on numérise un dossier, on peut y affecter une gestion des droits qui permet un accès sécurisé, alors que prendre un dossier dans une armoire ne le garantit pas ; la numérisation évite aussi la perte de documents lors d’un changement de site ou d’un déménagement.
Garantir la traçabilité et la confidentialité
« En plus de la mise à disposition d’un outil et de l’hébergement des données, nous proposons du conseil documentaire en amont et un accompagnement car les responsables SIRH ne sont pas des gestionnaires de documents », poursuit Marie-Hélène Lanoe. Intervenir sur un large spectre garantit la traçabilité et la confidentialité puisque les documents ne sont pas confiés à plusieurs prestataires ; sur ce sujet-là, « l’intérêt de l’entreprise est d’en avoir un seul ». De plus, il importe d’associer les équipes RH au choix des outils, « de tenir compte de leur quotidien », pointe-t-elle. Un outil personnalisable – c’est le cas de [email protected] – est donc indiqué, de même que l’accompagnement du client par son prestataire afin de ne pas lui imposer une façon de classer.
Mise en place : « C’est aussi rapide que le Cloud en plus sécurisé »
Outil ouvert, [email protected] ne génère pas d’incompatibilité entre les outils déjà en place, « on ne touche pas par exemple les outils de la paie », précise Mme Lanoe. Client léger, prestation de service en mode SaaS, l’outil de numérisation est dans les standards actuels. « C’est aussi rapide que le Cloud en plus sécurisé car nous hébergeons les données dans nos propres systèmes », complète-t-elle. Ainsi, dans un projet de dématérialisation du dossier salarié d’une entreprise internationale de 10 000 collaborateurs, l’outil est disponible immédiatement et 10 000 dossiers peuvent être mis en ligne au fil de six mois de délai maximum.
L’avantage d’une compétence globale
Imaginons qu’un document d’arrêt de travail se retrouve dans le dossier « contrat » au lieu du dossier « maladie », que cette erreur se reproduise dans un groupe de plusieurs milliers de personnes et concerne des millions de pages… – on mesure la perte de temps générée par cette erreur. Bien connaître les processus RH permet de numériser et indexer correctement les documents, de les rendre facilement accessibles. Quand de nombreux acteurs du marché font du stockage, Gestform se positionne sur de la gestion documentaire appliquée aux RH. « Il importe de ne pas se contenter de compétences informatiques et documentaires, de penser aussi aux compétences RH et en termes de prestation globale », souligne Jenny Silva, consultante dédiée aux solutions RH chez Gestform. Enfin, une prestation globale n’est pas forcément plus onéreuse : l’absence de coût d’intégration, le statut d’entreprise adaptée de Gestform qui permet d’économiser sur la taxe Agefiph, font que cette offre reste attractive.
Sophie Girardeau