Parmi tous les processus de gestion des talents, l’entreprise porte aujourd’hui une attention toute particulière à la formation, au-delà des obligations réglementaires. Restrictions budgétaires, augmentations de salaire plus mesurées, marché de l’emploi qui se contracte… le contexte est tel que la formation est l’un des derniers leviers pour accroître la satisfaction des collaborateurs et les fidéliser.
De surcroît, chaque année, les dépenses en formation sont considérables. Il est essentiel pour les entreprises de s’assurer que les sommes engagées le sont à bon escient. Les actions mises en œuvre doivent permettre aux collaborateurs de renforcer leur employabilité et d’accroître leur performance sur les emplois qu’ils occupent.
Enfin, les tâches administratives et logistiques liées à la formation sont très chronophages et il est important de soulager les responsables formation afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée, à savoir le recueil des besoins, la proposition de formations adaptées et la construction du plan.
La version TS Autumn’12 de TalentSoft vise à la fois à fluidifier le pilotage de la formation dans l’entreprise et à répondre aux attentes des collaborateurs et aux exigences de l’entreprise.
Cela passe par trois grands axes :
Une gestion rationnelle et facilitée des catalogues de formation
La gestion des catalogues de formation est une activité lourde et parfois fastidieuse. Une même action de formation peut être adressée par plusieurs organismes de formation, chacun ayant ses propres coûts et spécificités. Les responsables formation doivent également assurer le suivi des coûts pour chaque organisme, année après année, en étant capables de justifier les dépenses engagées auprès de la Direction Générale.
La fonctionnalité Catalog Optimizer assure aux responsables RH de maintenir qualitativement leur catalogue de formation, avec moins d’efforts. Elle permet d’associer à une même action plusieurs organismes aux coûts différents. Cette fonctionnalité permet le suivi fin de l’évolution du coût année après année. Elle facilite ainsi la maintenance du catalogue et la maîtrise des dépenses.
Afin d’éviter la duplication d’une même action, Catalog Optimizer offre la possibilité de modifier pays par pays l’ensemble des listes de valeurs d’une action de formation afin de s’adapter aux contraintes réglementaires locales. Par exemple, les options DIF et CIF ne seront vues que par les responsables de formation français.
Un suivi rigoureux du retour sur investissement des plans de développement
Maintenir le catalogue de formation est une première étape. La seconde, et pas des moindres, est de s’assurer que les plans de formation développent le capital humain conformément aux besoins de l’entreprise. La Direction Générale demande de plus en plus aux responsables RH de démontrer le ROI (retour sur investissement) des actions engagées. La fonctionnalité Skill Tracker offre un ensemble de tableaux de bord permettant de suivre l’évolution d’une compétence sur plusieurs années, pour une personne ou pour une équipe entière. Il s’agit ici de tirer profit de l’ensemble des dispositifs d’évaluation : entretien annuel d’évaluation, entretien professionnel, auto-évaluation, etc.
De façon très visuelle, Skill Tracker informe par exemple sur l’efficacité des actions de formation de l’année précédente, visant à renforcer une équipe sur le Leadership. Cette fonctionnalité offre une alternative pragmatique aux traditionnels entretiens d’évaluation à froid qui, comme on le sait bien, sont difficiles à mettre en œuvre.
Une approche collaborative inspirée des réflexes sociaux des collaborateurs
Le bien-être des salariés passe par une prise en compte plus importante de leurs attentes, notamment en matière de collaboration, de partage de l’information, de prise de responsabilités, etc. Le processus de formation est naturellement collaboratif puisqu’une session de formation, qui reste un dispositif privilégié au sein des entreprises, réunit de nombreux stagiaires.
Il est souvent difficile pour les responsables formation de remplir les sessions de formation du fait des conflits d’agenda. C’est un long processus d’envoi de convocations et d’allers retours qui s’amorce avant une formation. Une autre bataille est livrée ensuite : recueillir les évaluations à chaud remplie par les stagiaires, les seules qui permettront réellement de connaître leur avis sur la formation suivie.
La fonctionnalité TS Events tire profit des mécanismes sociaux que les stagiaires ont maintenant l’habitude d’utiliser, pour simplifier la vie des responsables formation, mais aussi des stagiaires eux-mêmes. Les invitations se font par email grâce à un mécanisme intelligent de calendrier. Un ensemble de documents est associé à l’évènement lié à la session de formation, accessible sur la page d’accueil de TalentSoft dans une rubrique dédiée. Chaque stagiaire peut partager la formation avec ses collègues lorsqu’il l’a appréciée afin de la faire connaître. Il peut également, sur un mur conversationnel, faire part de ses ressentis ou échanger avec les autres stagiaires.
Avec cette approche innovante de la formation et des outils simples et intuitifs, TalentSoft s’est attaché à moderniser un processus parfois difficile à mettre en œuvre, mais ô combien essentiel pour développer les talents de l’entreprise. Apprendre doit rester un plaisir ;)
Alexandre PACHULSKI, Directeur Général Produits de TalentSoft
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Alexandre Pachulski
Titulaire d’un doctorat en Knowledge Management, Alexandre Pachulski est cofondateur et directeur général produits de TalentSoft. Expert reconnu dans son secteur, il est l’auteur d’un ouvrage intitulé « les nouveaux Horizons RH », consacré aux problématiques RH, et publie de nombreux articles sur son blog (Alexandre Pachulski.com).