Qualiopi : le guide complet pour tout comprendre

Avez-vous déjà obtenu votre certification Qualiopi ? 2021 est en effet une année charnière pour les organismes de formation. Le référencement Datadock, qui permettait jusqu’ici de bénéficier des financements de la formation professionnelle, ne sera plus valable d’ici le 31 décembre 2021. 

Pour continuer à bénéficier de ces budgets à compter du 1er janvier 2022, les acteurs de la formation professionnelle, qu’il s’agisse de formateurs indépendants ou de grands groupes de formation, doivent obtenir la certification Qualiopi (loi “avenir” du 5 septembre 2018).

Cette dernière permet de prouver leur niveau de qualité mais selon des critères et une procédure plus complète et plus exigeante que pour Datadock. Surtout, on passe d’un référencement déclaratif à une véritable procédure qualité sanctionnée par un audit (c.trav.art.L6316-1 et suivants)

La procédure de certification demande du temps et de l’organisation mais avec les bonnes infos et méthodes elle est à la portée de tous. Qui est concerné ? Est elle obligatoire ? Comment se déroule l’audit ? combien ça coûte ? Vous trouverez dans ce guide les réponses à toutes les questions que vous vous posez sur la certification Qualiopi. 

Présentation de la certification Qualiopi

Pourquoi une telle certification ? 

La formation professionnelle a longtemps été peu réglementée et encadrée notamment quant à la qualité des formations dispensées. La seule condition pour exercer en tant qu’organisme de formation étant une simple déclaration d’activité.  L’offre des organismes de formation (OF) s’est alors développée de manière pléthorique, avec une qualité diverse, le meilleur côtoyant le pire. 

En 2015, une première étape est franchie avec le référencement Datadock qui permet aux OF de prouver un certain niveau de qualité.  

La réglementation autour de la qualité de la formation restait toutefois complexe. D’autant plus que parallèlement à Datadock, il existait pas moins de 53 labels et certifications qualité, avec autant de référentiels différents (Afnor, ISQ-PQF…). Difficile donc de s’y retrouver. 

La loi avenir du 5 septembre 2018 simplifie et va plus loin dans les exigences de qualité en matière de formation professionnelle. Elle crée un référentiel et une certification unique, Qualiopi, reconnue par tous les financeurs et applicable à l’ensemble des prestataires de formation. Cette certification remplace les autres labels, normes et référencements préalablement existants. 

Contrairement aux dispositifs précédents, il s’agit d’une véritable démarche qualité, avec un référentiel à respecter, un audit, une certification par un organisme indépendant. 

Sans cette certification, les OF ne pourront plus bénéficier des fonds publics et mutualiser de la formation professionnelle à compter du 1er janvier 2022.

Qui est concerné par la certification Qualiopi ? 

La certification Qualiopi s’adresse à toutes les structures exerçant l’une des activités suivantes, quelle que soit leur taille. Les formateurs indépendants sont donc également concernés. 

  • Actions de formation 
  • Bilans de compétence 
  • Apprentissage (CFA)
  • Accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

Une certification obligatoire ? 

En principe la certification Qualiopi n’est pas obligatoire. Un organisme de formation peut exercer son activité en toute légalité sans être certifié. 

Toutefois, nous avons précisé qu’il s’agit d’une condition nécessaire pour bénéficier de financements : Pôle emploi, AGEFIPH, CPF, OPCO…Or, ces budgets sont souvent indispensables à l’activité d’un OF. 

Tout dépendra alors de votre situation et celle de vos clients. Vous pouvez ainsi vous passer de la certification Qualiopi dans les cas suivants : 

  • Vos clients sont des particuliers qui financent directement leur formation
  • Vous faites de la sous traitance et vos clients sont d’autres organismes de formations eux même certifiés Qualiopi. 

Quelles différences avec Datadock ? 

Le référencement Datadock ne sera plus d’actualité à compter du 1er janvier 2022. La certification Qualiopi qui le remplace est très différente : modalités, degré d’exigence…Pour s’y retrouver, voici les principales différences entre ces deux dispositifs. 

  Qualiopi Datadock
Procédure Audit puis certification délivrée par un organisme indépendant et accrédité  Procédure déclarative : enregistrement de documents et référencement
Qui est concerné ? – Organismes de formation
– Centres de bilans de compétences
– Structures d’accompagnement à la VAE
– Centres de formation des apprentis (CFA)
– Organismes de formation
– Centres de bilans de compétences
– Structures d’accompagnement à la VAE
Quel organisme contrôleur ? Organisme privé et indépendant, accrédité, sans lien avec les financeurs. Validation de l’enregistrement par le GIE datadock, regroupant les organismes financeurs (OPCA)
Indicateurs 32 indicateurs  21 indicateurs 
Critères 7 critères :
1) Objectifs des prestations
2) Modalités d’accueil, évaluation, accompagnement, suivi
3) Moyens pédagogiques et techniques
4) Qualification des formateurs
5) Information des publics
6) Satisfaction des clients et amélioration continue.
7) Environnement socio-économique, handicap et sous-traitance. 
6 critères :
1) Objectifs des prestations
2) Modalités d’accueil, évaluation, accompagnement, suivi
3) Moyens pédagogiques et techniques
4) Qualification des formateurs
5) Information des publics
6) Satisfaction des clients et amélioration continue.
Validation Un certificateur se déplace dans les locaux de l’organisme de formation pour réaliser un audit, la plupart du temps sur une journée.  Dépôt des documents en ligne sur un site internet dédié. Pas de contrainte particulière de temps : le responsable pouvait déposer les documents au fur et à mesure, le dernier envoi déclenchant la validation de la procédure. 
Preuves Obligatoires. L’organisme de formation doit prouver le respect de chaque indicateur (exemple : copie des diplômes des formateurs pour prouver leurs compétences). Pas de preuves requises. Les documents transmis sont purement déclaratifs (exemple : attestations rédigées par le responsable du centre de formation, descriptifs…). 
Personne en charge de l’audit au sein de l’OF Préparation et suivi de l’audit par un responsable de l’OF : dirigeant, responsable qualité, etc.
Il est en effet nécessaire de vérifier les démarches qualités, faire les correctifs nécessaires, recueillir les preuves, etc.
Délai de préparation : 3 mois minimum
Préparation des documents et envoi sur la plateforme souvent effectuée par le personnel administratif du centre de formation.
Délai de préparation : environ 3 semaines
Étude des dossiers Les dossiers de formation étudiés pour valider la conformité sont sélectionnés par l’auditeur (échantillonnage aléatoire).  L’organisme de formation sélectionne lui-même les dossiers de formation répondant aux indicateurs demandés.
Délai pour obtenir la certification/référencement Immédiat. L’auditeur communique le résultat de l’audit le jour même à l’OF. Ce dernier reçoit la certification officielle sous 15 à 30 jours.  Délai d’environ 3 à 6 semaines après le dépôt des documents 
Coût du référencement / certification pour l’organisme de formation Payant Gratuit 
Durée de validité La certification dure 3 ans, renouvelable (exceptionnellement, 4 ans pour les organismes certifiés en 2020). Le référencement Datadock ne s’effectue qu’une seule fois, il n’a pas de limite de validité. Néanmoins, ce dispositif sera obsolète à compter du 1er janvier 2022 (remplacement par Qualiopi).

Un audit obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi

Qui délivre la certification ? 

Les organismes certificateurs sont des entreprises privées, indépendantes et sans lien avec les OPCO. Afin de pouvoir délivrer des certifications Qualiopi elles doivent être accréditées par le COFRAC, Comité Français d’Accréditation (c.trav.art.L6316-2).

Au 5 août 2021, 32 organismes sont accrédités : 

  • AB Certification
  • ACTIVCERT
  • Afnor Certification
  • ALTICERT
  • Apave Certification
  • ATALIA Certification
  • ATECQ Certification
  • BCS Certification
  • Bureau de Certification international France
  • Bureau Veritas Certification
  • CAPCERT
  • CCTA Certification
  • CERTIF 21
  • Certifopac
  • Certi. Kôntrol
  • CertUp Maïeutika
  • Cidées Certification
  • Dauge Fideliance
  • DEKRA Certification
  • Global Certification
  • I.Cert
  • ICPF & PSI
  • ISQ
  • Label Qualité Système
  • LRQA France SAS
  • Proneo Certification
  • QOANIX
  • Qualianor Certification
  • Qualibat
  • Qualitia Certification
  • SGS ICS
  • Socotec Certification

Cette liste est régulièrement actualisée sur le site du ministère du travail. 

Vous pouvez choisir librement l’organisme qui vous convient le mieux : situation géographique, montant du devis, délais, expérience de l’organisme dans votre domaine d’activité, etc.

Préparation de la certification Qualiopi

Il s’agit du plus “gros morceau” pour le responsable de l’organisme de formation. Contrairement à Datadock, l’audit Qualiopi se prépare plusieurs mois à l’avance et cette phase peut s’avérer particulièrement chronophage. 

Elle est nécessairement menée par le dirigeant de l’OF, un responsable qualité ou pédagogique. Il s’agit en effet de reprendre l’ensemble de la démarche qualité de l’organisme, vérifier chaque indicateur, identifier et recueillir les preuves nécessaires, effectuer les corrections et aménagements nécessaires, etc. 

Cette phase nécessite donc de l’organisation, du temps, de la rigueur, ainsi qu’une bonne connaissance de la terminologie liée aux normes qualités.  

Déroulement de l’audit 

L’arrêté du 6 juin 2019 fixe la durée de l’audit Qualiopi. Elle dure en général 1 seule journée (un seul site à auditer avec moins de 150 000 euros de CA) mais peut prendre plusieurs jours pour les grosses structures. Les différents délais sont détaillés à l’article 4 de l’arrêté précité. 

Où se déroule l’audit ? 

L’audit Qualiopi a lieu dans les locaux professionnels de l’organisme de formation. En l’absence de locaux (formateurs indépendants par exemple), l’audit peut se dérouler dans un bureau de coworking, à domicile, etc. Il faut toutefois veiller à disposer des documents nécessaires et à ne pas être dérangé. 

Qui est présent ? 

La personne qui représente l’organisme de formation pendant l’audit doit être en mesure d’expliquer le processus qualité mis en place. Il s’agit donc la plupart du temps du formateur indépendant, du dirigeant, du responsable qualité ou pédagogique, etc. Si le dirigeant délègue l’audit, il doit toutefois être présent lors des réunions d’ouverture et de clôture de l’audit. 

Les étapes de la journée d’audit

Voici le déroulé type d’une journée d’audit. 

 
Étape Description
Réunion d’ouverture  Elle rassemble l’auditeur, le dirigeant de l’OF et le cas échéant les autres personnes concernées (responsable qualité ou pédagogique). 

Objectif : présentation par l’auditeur de sa mission, de ses méthodes, de sa déontologie (obligation de confidentialité et de neutralité), planning de la journée.

Présentation de l’organisme de formation  Le responsable de l’OF présente son activité, les caractéristiques de l’entreprise : types de clients, domaine d’intervention, etc.
Échantillonnage des dossiers de formation  L’auditeur choisit des dossiers de formation de manière aléatoire pour les examiner. Il tient compte de la date de début de mise en conformité déterminée par le responsable de l’OF. Cet échantillonnage peut donc porter sur les mois ou les semaines précédentes selon les cas.  
Contrôles de l’auditeur – Généralités L’auditeur vérifie la bonne application par l’OF des normes Qualiopi, indicateur par indicateur. Il en demande les différents éléments de preuve à l’organisme de formation qui doit les fournir au fur et à mesure. 
Contrôles de l’auditeur – Temps limité par indicateur  Les indicateurs qui concernent l’OF doivent être contrôlés dans la journée. Le temps est donc limité. 

Si l’OF n’est pas en mesure de fournir des éléments de preuve ou de répondre aux questions de l’auditeur, ce dernier indique une non-conformité et passe à l’indicateur suivant. Il peut également prendre plus de temps mais les derniers indicateurs de la journée ne seront donc pas validés. 

Il est donc particulièrement important pour les OF de préparer soigneusement cette journée d’audit. 

Réunion de clôture L’auditeur présente sa synthèse de l’audit au responsable de l’OF. Il indique notamment les éventuelles non-conformités pour chaque indicateur et la procédure à suivre pour effectuer les corrections nécessaires. 

Et après l’audit ? 

L’auditeur rédige un rapport transmis à la structure auditée et au comité de validation de l’organisme certificateur. Ce dernier délivre alors la certification officielle, dans le délai maximum d’1 mois. 

En cas de non-conformité, l’OF peut contester la décision auprès de l’auditeur ou, si cette demande n’aboutit pas, directement auprès de l’organisme certificateur. 

Durée de validité de la certification 

La certification Qualiopi est valable 3 ans. Elle doit être ensuite renouvelée entièrement, avec un audit complet. En raison du COVID-19, cette durée est portée exceptionnellement à 4 ans pour les OF certifiés en 2020. 

Point de vigilance.  Un audit de surveillance est obligatoire pendant cette durée de 3 ans. Il dure une demi-journée et doit avoir lieu entre le 14ème et le 22eme mois. 

Zoom sur les indicateurs contrôlés 

Le référentiel Qualiopi est organisé en 7 critères, comportant 32 indicateurs (c.trav.R.6316-1 et annexe). En voici la liste exhaustive. 

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
1) Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : pré-requis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
2) Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
3) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
4) Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ ou le financeur concerné (s).
5) Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
6) Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
7) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
8) Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.
Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
9) Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.
10) Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
11) Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
12) Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
13) Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
14) Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
15) Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
16) Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
17) Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques …).
18) Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux …).
19) Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
20) Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
21) Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ ou externes, adaptées aux prestations.
22) Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
23) Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
24) Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
25) Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
26) Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/ former ou orienter les publics en situation de handicap.
27) Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
28) Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
29) Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.
Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
30) Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
31) Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
32) Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

L’accompagnement à la certification Qualiopi

Pourquoi se faire accompagner pour la certification Qualiopi ? 

Un audit de certification peut tout à fait se préparer seul. Mais cela exige du temps et une bonne organisation. 

En effet, la phase de préparation à la certification Qualiopi est longue. Elle nécessite plusieurs heures de travail par semaine sur une période de 3 mois en moyenne.

En outre, elle doit être menée par le dirigeant de l’organisme de formation, un responsable pédagogique ou qualité. En effet, cette préparation oblige l’organisme de formation à remettre à plat ses pratiques qualité, à les modifier si nécessaire, à vérifier qu’elles soient bien appliquées, etc. 

Un accompagnement par un organisme extérieur permet donc de gagner du temps, de l’efficacité, surtout si vous n’avez jamais réalisé d’audit de normes ou de qualité. Pour beaucoup de formateurs, c’est en effet une expérience nouvelle qui peut s’avérer complexe.

Différentes possibilités 

Des cabinets spécialisés proposent différentes formules d’accompagnement selon vos compétences, votre budget, votre degré d’implication dans la démarche, etc.

  • Accompagnement sur mesure selon vos besoins. Par exemple :  
    • Diagnostic préalable. L’expert réalise un point de votre situation au regard des attendus de Qualiopi. Un gain de temps précieux surtout si vous réalisez ensuite vous même la préparation de l’audit. 
    • Préparation complète de la certification (vérification des différents indicateurs, documents de preuves, etc.)
    • Audit à blanc. Vous appréhendez le jour de l’audit ? Cette prestation est parfaite pour vous préparer et vous rassurer. 
  • Pack de documents personnalisables. Cette solution est idéale si vous êtes un peu perdu avec le référentiel Qualiopi mais que votre budget de vous permet pas un accompagnement sur mesure. Ces packs comprennent des documents à personnaliser, une check-list de tâches à effectuer…une boîte à outils complète pour être prêt le jour de l’audit ! 

Coût de la certification Qualiopi

Contrairement à Datadock, la certification Qualiopi est payante. Au coût de l’audit lui-même, il faut également rajouter celui d’un éventuel accompagnement. 

Coût de l’audit de certification 

Les tarifs des certificateurs sont libres. N’hésitez pas à comparer les devis et les conditions de vente (frais de déplacement, frais de dossier, etc.).  

Le budget de l’audit initial est d’environ 1 000 € à 1400 € HT/jour. Il faut également prévoir l’audit de surveillance (à réaliser 18 mois plus tard) pour environ la moitié de ce prix.  

Une journée est souvent suffisante pour réaliser l’audit. Toutefois, l’arrêté du 6 juin 2019 prévoit des durées spécifiques dans certains cas, ce qui impacte le budget nécessaire. En voici les principales : 

  • CA de l’activité de formation supérieur ou égal à 150 000€ HT :  + 1 jour jusqu’à 750 000€, + 1,5 jour au delà
  • La structure auditée réalise également des actions de formation par apprentissage : +0,5 jour
  • Plusieurs sites géographiques : + 0,5 jour par site échantillonné 
  • Organisme déjà certifié au CNEFOP : l’audit initial ne dure qu’une demi-journée (article 10 de l’arrêté précité). 

Coût de l’accompagnement 

Le budget nécessaire pour un accompagnement varie selon la prestation. En voici quelques indications. 

  • Préparation à la certification. Tout dépendra de la durée de l’accompagnement et donc de votre degré d’implication : de quelques heures à 15h ou 20h environ. Comptez environ 80€ à 150€ HT/heure. Il faudra parfois rajouter le prix d’un logiciel spécifique proposé par le prestataire et parfois facturé en supplément (en moyenne 300 à 500 € HT). 
  • Diagnostic préalable ou audit à blanc : 600 à 1 200 € HT/jour 
  • Pack de documents personnalisables : entre 300 et 400 € HT

Céline Le Friant

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