Externalisation de la paie, avis d’experts

Paradoxalement, la gestion de la paie est une fonction à très faible valeur ajoutée pour l’entreprise.
Ce constat étant fait, beaucoup de sociétés se posent un jour ou l’autre la question suivante : doit-on externaliser la paie ?

Aujourd’hui 8 entreprises sur 10 se disent favorables à l’externalisation de ce domaine RH. Longtemps boudée par les sociétés française, l’externalisation de la paie est un secteur en plein développement, alors qu’on ne dénombrait pas plus de 10 acteurs sur le marché, il y a de cela 10 ans, en 2009 on en recense plus d’une trentaine.

Alors comment mener à bien ce type de projet et ne pas se tromper ?

My RH Line a rencontré des experts de l’externalisation de la gestion de la paie qui nous font part de leur expérience de ce type de projet.

« Aujourd’hui, il y a deux drivers majeurs pour externaliser. Le premier est la recherche de compétences extérieures. En effet, une société peut les avoir perdues en interne ou les estimer trop faibles. Le deuxième driver est lié à un motif économique ou à la variabilité de coût. » explique Laurent Boëns, Directeur Marketing d’ADP.

« L’externalisation de la paie apporte la garantie de travailler avec un spécialiste du domaine, expert en mise à jour réglementaire, législative. En interne, un responsable paie n’est pas, par nature, un expert juridique et va faire des interprétations juridiques qui lui sont propres », insiste Christophe Patte, Directeur de myrhline.com. « Externaliser la paie apporte une garantie, une fiabilité, une expertise sur le domaine législatif et sa mise en application».

Mais attention, « il y a des pré-requis à l’externalisation, on n’improvise pas un processus d’externalisation de la paie. On le prépare et on le construit dans le temps» souligne Christophe Patte.

« Toutes les sociétés peuvent externaliser la gestion de leur paie, mais elles ne le font pas toutes dans le même but », indique Laurent Boëns. « Pour les petites et moyennes entreprises, jusqu’à 500 personnes », continue le Directeur Marketing d’ADP, « le driver majeur est la recherche de compétences. Elles sont dans des structures où une personne gère la paie. Quand cette personne quitte l’entreprise ou part en retraite, elles se retrouvent en rupture de compétence et l’externalisation permet de continuer à fonctionner. En ce qui concerne les plus grandes entreprises, le driver majeur est l’aspect économique. Elles ont moins de soucis de rupture de compétences car elles ont plus de structures, tout simplement. En revanche, elles ont souvent à répondre à des problèmes d’évolution d’effectifs, d’intégration de sociétés, et l’externalisation permet de variabiliser les coûts sans effet de seuil. En clair, si une entreprise a 700 salariés et deux gestionnaires de paie, et intègre une nouvelle filiale de 200 salariés, elle va être obligée d’engager une personne supplémentaire et cela va générer des charges fixes. L’externalisation permet à cette entreprise de variabiliser les coûts puisque l’ensemble des acteurs du marché facturent aux salariés présents. »

Christophe Patte estime que « quand une société est en phase de développement, elle a intérêt à externaliser.»

Hamid Hidja, Directeur Commercial et Marketing France de SD Worx précise que « en théorie, toutes les sociétés peuvent techniquement externaliser la gestion de leur paie, mais que le facteur temps est très important a considéré. Les sociétés doivent prendre en compte leur situation. Si une entreprise est dans une logique de croissance  externe et qu’elle sait que cela va continuer, elle n’a pas forcément intérêt à être dans cette démarche. Dans les négociations de reprises d’entreprise notamment, la notion de statut du personnel est très importante. On va harmoniser les statuts et prendre des décisions qui vont être importantes dans la réussite du projet de fusion ou d’acquisition. Il y a des bons moments pour externaliser et des moments qui sont moins bons. »

« Economiquement, ce qui est communément admis pour les grandes entreprises, c’est que l’économie est de l’ordre de 20% », explique Laurent Boëns. « Ce taux est communément admis et attendu. »

« Pour connaître le retour sur investissement, l’entreprise doit bien connaître ses coûts avant d’externaliser or les sociétés connaissent mal aujourd’hui leur coût en matière de paie. Il y a une étude de référence de la Cegos qui donne un coût de la fonction » précise-t-il.

« Sur la notion de réduction de coût, il faut se benchmarker », indique Hamid Hidja. « Il faut comprendre ce que réduire les coûts veut dire exactement. Si en interne, la société est capable d’avoir un niveau de productivité plus important qu’un prestataire extérieur, elle n’a pas intérêt à externaliser. Elle doit se benchmarker par rapport aux pratiques et notamment aux prestataires et savoir quel est le niveau de performance. Elle verra alors si elle va gagner de l’argent ou pas. »

« Bien souvent, les entreprises imaginent qu’en externalisant la paie, elles vont réduire leurs coûts. Ce n’est pas toujours le cas », insiste Christophe Patte. « L’externalisation peut parfois s’avérer plus coûteuse que la gestion interne de la paie, tout dépend des objectifs de l’entreprise : réduction des coûts ou besoin de compétences externes ? »

Les conditions pour réussir un projet d’externalisation de la paie

Selon, Laurent Boëns, il y a trois points importants pour réussir un projet d’externalisation de la paie.
« – La démarche doit s’inscrire sur du long terme. Les allers retours sont souvent lourds. Il faut prendre ces décisions de façon réfléchie. C’est un projet qu’il faut mener avec une vision à long terme. Les contrats actuellement sont assez engageants (3 à 5 ans), il ne faut pas faire ça à la légère. Il faut que ça soit quelque chose de fort pour l’entreprise.
– Le deuxième point majeur est qu’il faut veiller au transfert de compétences et de connaissances. En droit français, il y a la loi, la convention collective, et les accords en entreprises nombreux. Il faut que l’entreprise client transmette cet historique d’accords d’entreprise au prestataire. Le client est assez impliqué dans la phase de mise en oeuvre. C’est une étape très importante. L’externalisation ce n’est pas l’abandon, le client doit participer à la réussite du projet.
– Enfin, il faut se mettre d’accord sur le mode de fonctionnement en continu avec l’entreprise notamment sur des notions de réunions mensuelles de production, quels sont les indicateurs que l’on suit et quels niveaux on veut atteindre. Il faut partir avec les bonnes règles du jeu. Il faut externaliser chez un prestataire pour qui la paie et les RH sont vraiment le cœur de métier. La paie est relativement complexe et nouveau, ce qui n’est pas le cas que d’autres domaines. »

« Pour réussir un bon contrat d’externalisation », insiste Christophe Patte, « il est nécessaire de bien clarifier la prestation de service et de tout écrire, la mise en place d’une convention de services viendra s’ajouter au contrat. On indiquera dans cette convention un certain nombre de procédures d’escalade en cas de problème dans la réalisation de la prestation de service, des clauses de bonus/malus peuvent également être  définies.»
Hamid Hidja précise que « la relation entre le client et le prestataire est fondamentale, car une fois que le projet est terminé, c’est ce qui reste. Souvent, notamment dans les centres de service partagés, la difficulté est la relation entre le prestataire et le client. Il faut bien définir les rôles et les ressources. Il ne faut pas se contenter de faire l’analyse du projet en fonction du service qui sera délivré, c’est fondamental mais pas suffisant. Il faut bien penser son organisation interne par rapport à ce futur mode de fonctionnement. »

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