Lors d’un récent événement consacré à ce sujet, 12 entreprises sur les 13 présentes ont indiqué utiliser Excel pour planifier le travail leurs équipes. Un plébiscite pourrait-on penser, qui viendrait consacrer un outil de référence pour ce type de besoin ! Mais à y regarder de plus près, une solution qui peut aussi ressembler à un choix par défaut, faute d’outils capables d’apporter la flexibilité attendue au quotidien par les managers.
A l’origine, un vrai besoin de flexibilité
Par définition, la planification (d’hommes ou d’équipements) agit directement sur la performance et la vie même de l’entreprise, en distribuant le plus efficacement possible les ressources pour couvrir la charge attendue, garantir le taux de service et la satisfaction client, tout en minimisant les coûts. Des enjeux vitaux dans un monde concurrentiel. Comment expliquer alors qu’une fonction aussi stratégique soit encore la plupart du temps assurée par Excel ?
Les participants évoquent 3 explications principales au recours à Excel : la capacité à avoir un mode de planification finement adapté aux contraintes d’exploitation, la nécessité d’avoir des représentations visuelles ajustées aux réalités du quotidien, un investissement modique (à priori du moins).
Une application stagiaire pour garantir l’autonomie ?
Planifier sous Excel est souvent vu par les utilisateurs comme LA solution pour « garder la main », s’affranchir des contraintes que pourrait amener une solution métier de planification, bref, assurer l’autonomie du planificateur.
Sur cet échantillon, le schéma rapporté est d’ailleurs assez souvent le même. L’outil de planification est fréquemment développé, de façon plus ou moins expérimentale, par un jeune ingénieur ou informaticien à l’occasion d’un stage. Il est ensuite repris et industrialisé par l’entreprise, complété au fil des années, et largement complexifié. On passe ainsi le plus souvent du simple outil initial à une véritable ‘application Excel’ faisant appel à de nombreuses macros et communications avec d’autres applications de l’entreprise.
« Ça fonctionne mais… »
Si tous reconnaissent qu’Excel permet de répondre rapidement et à faible coût au besoin initial, il n’en reste pas moins vrai que de nombreuses limites apparaissent rapidement, parmi lesquelles 3 ressortent couramment :
- La difficulté à maintenir l’application quand son concepteur quitte l’entreprise. Cette perte de maîtrise peut avoir dans certains cas des conséquences déstabilisantes voire bloquantes pour l’exploitation de l’entreprise.
- L’impossibilité de mutualiser les ressources : le plus souvent exploitée de façon départementale (un fichier par service), l’application Excel permet rarement de mutualiser efficacement les ressources. Or, cette mutualisation est essentielle pour réduire les coûts en évitant par exemple de recourir à de l’intérim dans un service alors même que des ressources sont disponibles dans d’autres services.
- L’incapacité à prendre en compte l’ensemble des dimensions de la planification. Si l’application Excel permet le plus souvent d’assurer la couverture de charge (le bon nombre de personnes, au bon endroit, au bon moment), elle bute le plus souvent sur la prise en compte d’autres contraintes difficiles à modéliser : garantir les compétences et la polyvalence des équipiers, certifier la conformité légale du planning établi (respecte-t-il le code du travail et l’accord d’entreprise ?), prendre en compte les souhaits des collaborateurs, et même parfois maîtriser les heures supplémentaires ou assurer le respect de l’accord d’annualisation.
Un vrai logiciel de planification, oui mais…
A la question posée : « pourquoi ne pas recourir à un véritable logiciel métier de planification ? », la majorité des intervenants mentionne son inquiétude de ne pas y retrouver toutes les petites subtilités de son quotidien et de fait, d’avoir une solution moins adaptée à ses contraintes.
La solution parfaite n’existant pas, il s’agit donc de mesurer les avantages et inconvénients de chaque approche. Une solution métier de planification sera certes plus structurante. Elle n’embarquera jamais totalement le traitement de cas d’exceptions métiers très poussés. Mais à contrario, elle répondra structurellement à d’autres dimensions : la conformité légale, l’optimisation des heures supplémentaires et de l’annualisation, la mutualisation du planning à la maille de l’entreprise, le partage d’information, la pérennité de la solution, l’utilisation d’outils mobiles.
Un point obligé reste cependant l’obligation de proposer au planificateur un cadre général adapté à son métier. On ne planifie pas de la même façon dans le retail, dans une industrie, dans une collectivité territoriale ou dans une activité de service. Et même dans l’industrie, l’approche n’a rien à voir entre une production agro-alimentaire et une fabrication de pièces mécaniques complexes.
C’est ce constat qui a ainsi amené un éditeur comme Horoquartz à décliner sa solution de gestion de plannings en plusieurs modules et packages métiers afin de coller à des réalités diverses.
L’impérieuse obligation d’accompagner le changement
Il n’en reste pas moins que passer d’un outil de planification Excel à une solution métier plus structurante nécessite un véritable accompagnement du changement. La première étape de la communication est de faire comprendre que des plannings optimisés dans chaque service (sous tableur donc) ne garantissent pas nécessairement un planning optimisé au niveau de l’entreprise. Or, l’objectif de toute solution métier de planification est avant tout de concilier des besoins locaux (ceux de chaque service) et un objectif global (celui de l’entreprise), ce qui implique parfois des arbitrages.