Etude de cas gestion des temps : L’unification européenne de Barry Callebaut

Jadis, Wieze, cette charmante petite localité à la limite de la verte vallée de la Dendre, entre Alost et Termonde, était le haut lieu des amateurs de bière qui s’y réunissaient à l’occasion notoire des fêtes d’Octobre, dans – en effet – les Halles d’Octobre. Si l’heure de gloire de la bière est bel et bien révolue, Barry Callebaut offre un autre atout aux gourmets : l’entreprise y a implanté la plus grande usine de chocolat du monde – excusez du peu. Non seulement Protime contribue substantiellement à l’exploitation du site, mais elle aide également à la rationalisation et à l’uniformisation de la politique des ressources humaines (HR).

Peter De Waegeneer et Lien De Cnop, respectivement Human Resources Director Europe et Head of European Support Center auprès de la SA Barry Callebaut Belgium, façonnent toute la politique HR européenne de la multinationale. Ils constituent un tandem parfait, réunissant expérience de longue date et enthousiasme de la jeunesse, avec, en prime, un objectif commun. Dans le local réservé aux visiteurs, à l’étage supérieur d’un des immeubles de bureaux, avec vue panoramique de presque 360° sur le site de production et la verdure environnante, ils entament leur récit européen.
« Il y a quatre ans, nous avons procédé à une analyse, en compagnie d’un consultant externe, de toutes les activités HR de nos sièges européens. Il s’agissait de déterminer qui y faisait quoi, le temps que cela prenait, les systèmes utilisés, etc. Cela nous a permis de dégager un certain nombre de très bonnes conclusions, traduites ensuite dans un plan triennal visant à améliorer l’efficience et les prestations de service au sein de nos départements HR. Depuis le démarrage du projet, Lien s’y consacre à temps plein. Les autres membres du groupe de travail y participent en sus de leurs autres travaux. »

Esprit d’entreprise

Le défi européen n’était pas des moindres, car chaque pays européen avait sa propre politique du personnel, susceptible, en outre, de varier énormément d’un site de production à l’autre. « On y travaillait encore manuellement, dans une très large mesure », se rappelle Lien. « Résultat : quand on avait besoin de chiffres pour rédiger tel ou tel rapport, tout cela prenait un temps fou. » En matière de gestion du temps et des présences, nous avons résolument choisi Protime. « Ce choix nous a été inspiré par l’expérience acquise avec Protime en Belgique, par la fonctionnalité et les possibilités. Aujourd’hui, nous collaborons avec Protime en Belgique, aux Pays-Bas, en France ainsi qu’en Suisse. Il est fort probable que d’autres entités suivront prochainement.

Nous voulons, à terme, posséder une seule plateforme de gestion du temps et des présences pour toute l’Europe occidentale et orientale : Protime. Pourquoi ? Tout simplement car l’une de nos valeurs s’appelle ‘esprit d’entreprise’, valeur que nos collaborateurs sont encouragés à cultiver et que nous voulons incarner vis-à-vis de nos clients. Protime est venue nous trouver avec le message suivant : « Nous pouvons peut-être accompagner votre réflexion dans le cadre de vos projets, car, en définitive, nous avons des ambitions plus internationales avec notre progiciel. Nous souhaitons suivre la voie de l’expansion. » Évidemment, nous n’avons pas manqué d’explorer les solutions en vogue à l’étranger, mais, dans toutes les filiales où Protime avait été mis en oeuvre, on nous a dit que la solution répondait aux attentes, qu’elle était conviviale, qu’elle intégrait les fonctionnalités attendues, qu’il n’y avait ni défauts innés ni autres pépins, que le support était bon et que le paramétrage en était flexible, en fonction de nos demandes. »

Tout est possible…

Quel regard rétrospectif Peter De Waegeneer et Lien De Cnop jettent-ils sur les trois années écoulées ? « Dans notre cas, Protime offre l’avantage, au client, de pouvoir choisir entre de vastes possibilités et de sélectionner celles qui conviennent à tel ou tel moment. Nous n’utilisons pas les mêmes solutions dans toutes nos usines européennes. Sur certains sites, Protime sert uniquement au calcul des salaires ; sur d’autres, il permet de déterminer, par pointage, le prix de revient des produits, en mesurant le temps que prend une équipe pour traiter une coulée. Tout est possible. » « Provisoirement, nous préférons faire fonctionner Protime sur nos serveurs, mais la solution SAAS (Software as a Service) est également susceptible de devenir intéressante à terme », complète Peter De Waegeneer.
« Je vois surtout beaucoup d’avantages dans la désignation d’une seule interlocutrice de support à laquelle tous les collaborateurs HR européens peuvent s’adresser en cas de besoin. Lien peut aider les autres sièges au niveau des rapports, des questions techniques, des nouvelles programmations, etc. En Angleterre, nous sommes récemment passés d’un paiement hebdomadaire à un cycle mensuel. Lien et les collaborateurs HR locaux ont accompli cette transformation seuls. Nous n’avons pas besoin de nous adresser à Protime pour régler ce genre de choses, ce qui nous épargne des factures de ce côté-là (rire). »

Il faut savoir marcher avant de courir

« Dans le cadre de notre projet européen, la politique choisie relève du principe qu’il faut d’abord savoir marcher avant de courir », conclut Peter. En 2006, on aurait pu tout concentrer dans un centre paneuropéen de services partagés, mais nous ne l’avons pas fait. Nous voulions d’abord rationnaliser et centraliser les activités au niveau des pays avant de passer au niveau supérieur. Si un pays possède un système d’enregistrement horaire et des présences qui fonctionne bien, nous n’allons pas le supprimer pour le plaisir de le remplacer. Non, c’est plutôt quand les systèmes deviennent obsolètes ou qu’ils ne sont plus en état de fonctionner avec le logiciel le plus récent que nous construisons notre business case. Parallèlement à la mise en oeuvre européenne de Protime, nous sommes en train de confier toutes les activités de paie à un seul fournisseur. Dans certains pays, la chose est plus évidente que dans d’autres. »

« Protime a amélioré la prestation des services HR dans toutes nos filiales étrangères. »

L’entreprise cotée en Bourse, avec son siège principal à Zurich (Suisse), a enregistré, lors de l’exercice 2007 – 2008, un chiffre d’affaires annuel au-delà de CHF 4,8 milliards. Présente dans 26 pays du monde entier, elle compte une quarantaine d’unités de production et plus de 7000 travailleurs.
Les solutions Protime sont utilisées à l’usine de Wieze
(800 travailleurs), au centre de distribution européen d’Alost (50 travailleurs) et auprès de Chocolat Jacques
à Eupen (150 travailleurs). Ces trois dernières années ont vu la mise en oeuvre graduelle des solutions précitées dans d’autres sièges européens (Pays-Bas, Royaume-Uni, France et Suisse).
En savoir plus : Barry Callebaut

« Pourquoi Protime ? Tout simplement car l’une de nos valeurs s’appelle ‘esprit d’entreprise’, valeur que nos collaborateurs sont encouragés à cultiver et que nous voulons incarner vis-à-vis de nos clients. »

Gain de temps
En janvier 2009, tous les employés de Wieze ont reçu ProNet, ce qui leur permet d’introduire eux-mêmes leurs demandes de congé et de remédier aux anomalies dans les pointages (codes d’absence manquants, doubles entrées, etc.).

Lien : « Cette conversion nous fait facilement gagner de deux à trois jours par mois. »
Lorsque Lien est entrée en service, il y a trois ans, on avait déjà programmé beaucoup d’ horaires journaliers : deux équipes, trois équipes, travailleurs du week-end, travailleurs du week-end susceptibles de travailler en semaine une partie de l’année.

Lien : « Nous continuons à optimiser par le biais de Protime. Nos dix-huit chauffeurs affectés au transport national pointaient, mais les données ainsi récoltées demeuraient sans exploitation. Récemment, je les ai enregistrées en Protime, ce qui nous apporte quand même un gain de temps d’une demi-journée par mois. »