La demande d’équité au travail est très forte et c’est une préoccupation permanente pour les DRH. C’est devenu un élément de l’expérience collaborateur. Elle touche aussi l’organisation de tous les jours et tout particulièrement quand il s’agit du planning de travail des collaborateurs. Mais comment faire face à cette attente ?
Garantir l’équité dans les plannings de travail : mission impossible ?
Construire les plannings de travail est déjà un vrai casse-tête pour les managers. Ils doivent s’organiser pour faire face à la charge de travail et jongler avec les aléas de production ou de service, les pénuries de ressources ou les absences imprévues. Ils doivent respecter au mieux l’accord d’entreprise sur les temps de travail et garantir que les ressources affectées ont les bonnes compétences par rapport aux besoins.
Il y a déjà là de quoi largement occuper un cerveau humain. Mais deux demandes sont de plus en plus prégnantes au sein des équipes : prendre en compte les contraintes personnelles de chacun et garantir une forme d’équité entre les collaborateurs.
Le nombre de dimensions à satisfaire devient la plupart du temps ingérable pour les planificateurs. À plus forte raison s’ils ne sont pas équipés d’outils de planification dignes de ce nom.
Quelles sont les attentes quand on parle d’équité dans les plannings ?
Le planning est un sujet souvent sensible. Dans les organisations où les horaires sont très encadrés, les marges de manœuvre sont souvent plus réduites et tout le monde en est conscient.
Par exemple, quand, dans une industrie l’organisation horaire est de type « postée » avec des 2×8, 3×8 ou 5×8, la planification est en général assez « carrée ». Elle s’applique à tout le monde ou presque. Des opérateurs en 3×8 savent que toutes les 3 semaines ils seront de nuit, et que cette règle sera valable pour tous.
En réalité, le problème est plus perceptible dans les organisations où les plannings connaissent plus de variabilité et nécessitent un ajustement précis et fréquent des ressources à la charge. C’est particulièrement vrai pour les postes en contact direct avec la clientèle ou le public : distribution, hôtellerie-restauration, propreté, collectivités territoriales, services d’urgence…
L’équité dans l’organisation des créneaux de travail pénibles
Dans ces organisations, les collaborateurs vont être plus sensibles à une juste répartition des créneaux de travail dits pénibles : les nuits, les dimanches, les horaires décalés tôt le matin ou tard le soir…
Le nombre de vacations à l’intérieur de la journée est également très sensible. Si certains collaborateurs arrivent à obtenir une seule vacation alors qu’on demande à d’autres de revenir 2, voire 3, fois dans la journée, le sentiment d’injustice ne tardera pas à se développer, car l’impact en termes de coûts et de temps de transport est majeur.
Les collaborateurs vont aussi être attentifs à la charge, en particulier lors des pics d’activité. Dans la restauration autoroutière, par exemple, travailler un dimanche de novembre ou un dimanche de juillet n’a pas le même impact sur la charge individuelle et sur le niveau de stress. De même, la nature du poste occupé pendant le créneau a de l’importance.
Il s’agit donc pour le planificateur de répartir au mieux les créneaux pénibles en nombre, en poste occupé et en positionnement dans le temps. Ceci afin d’arriver à quelque chose d’à peu près équitable. Bon courage !
Pas de salut sans logiciel d’optimisation de planning ?
Garantir l’équité des plannings est difficilement réalisable si l’on planifie à la main ou avec Excel. En particulier parce qu’il faut historiser ce qui s’est passé et comptabiliser toutes les affectations, pour en tenir compte de la prochaine planification.
Cela ne veut pas dire que c’est impossible sans GTA et l’on a déjà vu des planificateurs obtenir des résultats intéressants avec des tableaux Excel souvent très personnalisés et complexes. Cependant, un logiciel d’optimisation par contraintes peut de façon native largement améliorer cette gestion de l’équité en prenant en compte des règles d’affectation et de fonctionnement.
- Cet article pourrait aussi vous intéresser : Digitalisation RH — Définition, enjeux et avantages
Être capable de prouver avec des chiffres
À partir du moment où l’on met en place des règles d’équité, par exemple sur la répartition des nuits ou des dimanches dans l’année, il faut être capable de produire un reporting pour prouver leur mise en application. Si le manager ne peut fournir de chiffres, la suspicion peut vite s’installer.
C’est le deuxième intérêt du logiciel de gestion des temps et des plannings : il va pouvoir historiser ce qui s’est passé. En cas de questionnement d’un collaborateur, il sera très aisé de lui démontrer que, contrairement à ce qu’il affirme, il n’a pas fait plus de dimanches ou de nuits que son collègue.
L’équité dans les plannings : aussi une question d’état d’esprit !
Les managers travaillent souvent dans l’urgence et cherchent des solutions pour élaborer les plannings sans toujours se demander s’il est équitable. C’est très compréhensible, car la pression du court terme est très forte. Les RH ont un rôle à jouer ici, par exemple en s’assurant du respect des règles et en faisant un travail de sensibilisation permanent.
Car le sentiment d’injustice dans les plannings de travail peut vite s’installer. En particulier, les plus jeunes peuvent avoir l’impression qu’ils servent plus souvent de « variable d’ajustement » que les plus anciens. Des études de la DARES tendent d’ailleurs à démontrer ce phénomène. Et dans le contexte du marché du travail actuel, il serait dommage de perdre des éléments, en particulier les meilleurs, qui partiront le cas échéant sans même parler de ce problème.
