Malgré une nette baisse en 2020, due au Covid-19 et à ses confinements, les entreprises françaises restent nombreuses à accueillir des stagiaires.
Indispensables aux étudiants pour valider un diplôme ou une certification, les stages permettent également aux employeurs de faire découvrir leurs activités et facilitent le recrutement. Mais le statut d’un stagiaire est très encadré. L’entreprise doit être vigilante pour éviter tout litige et notamment la requalification du stage en contrat de travail. Conditions, rémunération…Tour d’horizon des règles essentielles à connaître.
Qu’est ce qu’un stagiaire ?
Le stagiaire réalise dans l’entreprise une période de mise en situation professionnelle dans le cadre d’une formation ou d’un retour à l’emploi.
Ses missions doivent donc être en lien avec le projet pédagogique établi par l’établissement d’enseignement. En aucun cas le stagiaire ne peut exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (par exemple pour remplacer un salarié absent ).
Le stagiaire ne bénéficie pas d’un contrat de travail et n’a donc pas le statut de salarié.
Il est lié avec l’entreprise par une convention de stage, également signée par l’établissement d’enseignement.
À défaut de respecter la législation encadrant les stages, l’entreprise risque une amende maximale de 2 000 € par stagiaire concerné (4 000 € en cas de récidive). Elle peut également être condamnée pour travail dissimulé avec comme conséquences des sanctions financières et la requalification du stage en contrat de travail.
Stagiaire : quelles obligations pour l’entreprise ?
Nombre de stagiaires successifs ou simultanés
L’accueil de stagiaires est limité dans les conditions suivantes :
- Accueil successif. L’entreprise ne peut recourir à plusieurs stagiaires successifs sur un même poste qu’en respectant un délai de carence entre chaque période de stage. Ce délai est égal au ⅓ de la durée du stage précédent (c.éducation.art. L 124-11).
- Accueil simultané. La limite maximale de stagiaires pouvant être accueillis pendant une même semaine civile est de :
-
- 15% de l’effectif pour les entreprises de 20 salariés et plus
- 3 stagiaires en dessous de 20 salariés (art.R.124-10)
Bon à savoir. Dans l’entreprise, le stagiaire est encadré par un tuteur. Ce dernier ne peut pas être responsable de plus de 3 stagiaires simultanément.
Durée du stage en entreprise
La durée maximale du ou des stages effectués par un stagiaire est de 6 mois par année d’enseignement (art.L124-5)
Cette durée se calcule de la manière suivante :
- Présence effective dans l’entreprise + congés et autres autorisations d’absence
- 7 heures de présence (consécutives ou non) = 1 jour de stage
- 22 jours de présence (consécutifs ou non) = 1 mois de stage
Droits du stagiaire dans l’entreprise
Le stagiaire bénéficient d’un certain nombre de droits dans les mêmes conditions que les salariés :
- Durée du travail : respect des durées légales et conventionnelles de travail (durées journalières et hebdomadaires maximales de travail, jours fériés…)
- Accès au restaurant d’entreprise, à la cantine ou aux tickets restaurant
- Prise en charge des frais de transport domicile-travail
- Accès aux activités sociales et culturelles du CSE
- Congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant
- Autorisations d’absence prévues pour se rendre aux rendez vous médicaux pendant la grossesse
- Protection contre les discriminations, le harcèlement moral et sexuel
Pour les stages en entreprise de plus de 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de prendre des congés.
Quelle gratification pour le stagiaire ?
Conditions et montant
Le versement d’une gratification au stagiaire est obligatoire pour tout stage de plus de 2 mois consécutifs ou non-consécutif s’il est effectué au cours de la même année scolaire (art.L124-6).
En dessous de ce seuil, l’entreprise est libre de verser une gratification de manière volontaire.
Son montant est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 3,90 €/heure en 2022 (26 € x 15%). Une convention ou accord de branche peut prévoir une somme supérieure.
Stagiaire : une gratification exonérée de charges sous conditions
Principe de la franchise de cotisation
La gratification versée au stagiaire est exonérée de cotisations et contributions sociales, CSG, CRDS et d’impôt sur le revenu dans la limite d’un certain montant, la franchise de cotisations (c.sécu.sociale.art.L136-1-1 III).
Cette franchise s’applique également aux versements volontaires pour les stages inférieurs à 2 mois. En revanche, elle n’est pas opposable en l’absence d’une convention de stage. Dans ce cas, la gratification sera entièrement assujettie dès le 1er euro.
Montant de la franchise
La franchise est égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures de stage du mois.
Pour calculer ce nombre d’heure effectué, il est possible de procéder de deux manières :
- Selon le nombre d’heures réelles (par exemple 147 heures en janvier 2022 soit 21 jours x 7 heures)
- Ou par lissage par mois des heures effectuées pendant la totalité du stage en entreprise
Exemple pour 147 heures travaillés en janvier 2022 : (26 € x 15%) x 147 = 573,30 €
Si la somme versée au stagiaire est supérieure à la franchise, seul cet excédent sera assujetti à cotisations.
Céline Le Friant