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« Les solutions RH doivent s’adapter à l’entreprise ». Et pourquoi pas l’inverse ?

par La rédaction

Au sein des entreprises, il est de coutume d’entendre « l’outil doit s’adapter à nous ». Il est vrai qu’une solution logicielle se doit d’être flexible pour répondre au maximum aux exigences de l’entreprise et intégrer ses processus. Mais l’expérience nous montre qu’il est bon de profiter d’un moment-clé comme le changement de sa solution de paie ou de gestion des temps pour faire le point sur les processus en place. Très souvent, les entreprises sont surprises de découvrir qu’avec la technologie actuelle et l’expertise d’un bon partenaire, il est possible d’augmenter sa productivité. L’entreprise peut ainsi s’adapter à l’évolution technologique.
En tant que spécialiste de la gestion des temps et du personnel depuis 1995, Protime met son expertise au profit de milliers de clients. Au fil des implémentations, nous avons mis en place une certaine méthodologie qui a fait ses preuves. Avant de démarrer votre projet de changement/adoption de solution RH, voici quelques conseils utiles :

  • Soyez acteur du changement

Si vous êtes dans une phase de réflexion pour implémenter une solution RH ou simplement pour remplacer la vôtre, cela signifie que vous avez déjà pris conscience du besoin de changement.
Afin que celui se passe pour le mieux, posez-vous les questions suivantes :

  • Qui est impliqué dans le projet ?
  • Qui sont mes sponsors en interne ?
  • La culture d’entreprise est-elle en phase avec ce projet ?
  • Tous les niveaux de l’entreprise ont-ils été informés et consultés ?

Si vous répondez positivement à l’ensemble de ces questions, votre projet a toutes les chances de réussir.
Afin de trouver la solution RH la plus adaptée à vos besoins, la rédaction du cahier des charges est une étape essentielle. Si celle-ci commence par la rencontre des différents intéressés (pas uniquement le département RH mais aussi les chefs d’équipes ou encore la direction), c’est pour les impliquer et obtenir leur précieuse contribution.
Plus qu’une liste des besoins, ces différentes consultations doivent permettre de décrire les processus en place et surtout de pointer ceux qui peuvent/doivent faire l’objet d’une amélioration.

  • Bien s’entourer

 
Une fois que votre cahier des charges est complet, vous allez sélectionner votre partenaire en fonction des critères qui vous sont propres. Normalement, le choix de la raison voudrait que vous optiez pour celui qui répond à tous ou au maximum de vos critères. Mais il est parfois bon de se laisser guider par l’expertise d’un prestataire RH.
Un regard extérieur avec une connaissance des possibilités offertes par la technologie peut être profitable pour l’entreprise. Certains diront qu’il s’agit d’une prise de pouvoir de l’outil mais voyons plutôt cela comme une ouverture à de nouvelles perspectives.
 
La machine ne pourra jamais remplacer l’humain dans la gestion des ressources humaines mais lorsqu’elle peut optimiser son administration, cela permet de se consacrer à des projets plus stratégiques et/ou innovants. Ainsi, vous opterez peut-être pour la solution et le prestataire qui remet le plus en question vos procédures actuelles. Mais vous vous engagerez alors avec lui sur le chemin de l’innovation et de l’optimisation.
 
Il ne faut pas se voiler la face, un tel choix ne sera pas sans conséquence : il vous demandera une certaine implication pendant la phase d’implémentation de la solution. Mais ce temps ne sera pas perdu, au contraire. Mettez-le à profit pour repenser votre manière de fonctionner. Il est souvent bon de bousculer ses habitudes.
 

  • (Faire) vivre le changement

 
Ne vous contentez pas d’opérer un changement au moment de l’implémentation de la solution. La technologie évolue au moins aussi vite que votre entreprise. Il se peut que de nouvelles fonctionnalités viennent encore améliorer votre utilisation de l’outil. N’hésitez donc pas à être attentif aux possibilités proposées par votre prestataire.
 
Afin de profiter plus facilement des évolutions technologiques, optez pour la version SAAS. En effet, certains fournisseurs proposent des mises à jour régulières pour leurs clients en Cloud sans frais supplémentaires et de manière automatique.
 
Enfin, votre expérience sur votre nouvelle solution vous permettra sans doute dans mettre en lumière d’autres procédures pouvant être optimisées. N’hésitez pas à prendre contact avec votre prestataire afin d’en discuter. Avec Protime, vous pouvez par exemple coupler votre gestion des temps à la gestion des accès ou encore à la gestion des objectifs des collaborateurs.
 
Alors, est-ce que vous pensez toujours que les solutions RH doivent être les seules à s’adapter ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur Protime et ses solutions, rendez-vous sur www.protime.fr

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