Alors que l’élaboration des fiches de paie gagne en complexité, notamment depuis l’avènement du prélèvement à la source, la société NOVRH propose dans ORHUS un ensemble de fonctionnalités visant à automatiser les processus dédiés. Sylvain Scire, directeur de l’offre client, explore pour nous les outils de cette solution qui permettent aux acteurs RH d’optimiser la collecte et l’intégration des données ainsi que la production et la distribution des fiches de paie.
Les acteurs des ressources humaines des entreprises ont de plus en plus besoin de l’outil informatique pour (re)centrer leur activité sur leur cœur de métier.
ORHUS :Optimiser l’organisation des entreprises de taille intermédiaire
Pour répondre à ces attentes, le SIRH ORHUS gère l’ensemble des activités relatives aux ressources humaines des ETI. Il assure, entre autres, de manière intégrée, la dématérialisation des documents, la gestion des mouvements des salariés, l’évaluation des talents au sein de l’entreprise, ou les processus d’élaboration de la fiche de paie. Depuis peu, ORHUS propose aussi la Gestion des Temps et Activités (GTA). NOVRH a conclu un partenariat avec ASYS afin d’intégrer à ORHUS sa solution dédiée, So’Horsys. Celle-ci permet d’extraire, à partir d’une base commune, les données de GTA de façon automatisée. « L’ensemble des données du collaborateur est ainsi stocké dans une seule base, pour un gain de temps significatif dans le pilotage des ressources humaines, une sécurisation des usages et des informations, ainsi qu’une optimisation des organisations », remarque Sylvain Scire. De plus, à l’issue de la période de recueil, ces dernières sont automatiquement disponibles en paie.
ORHUS : Assurer une automatisation et une sécurisation de l’enregistrement des données
Dans ce contexte, la gestion de la paie est l’activité stratégique qui génère le plus de contraintes pour une société, par le nombre important de paramètres à prendre en compte, notamment les horaires de travail, les congés, les heures supplémentaires ou les éléments variables de paie. « Bon nombre d’acteurs RH renseignent encore certaines de ces informations de manière manuelle, sous Excel par exemple, ce qui est chronophage et peut engendrer des erreurs de toutes sortes, précise-t-il. Pour assurer une optimisation et une sécurisation de cette activité, ORHUS propose des outils d’intégration et de contrôle des données provenant d’autres système ou de saisie manuelle. » Ces outils leur évitent de réaliser des ressaisies et les transferts d’informations sont dès lors transparents pour l’utilisateur.
ORHUS : Une seule solution pour gérer facilement des processus de paie complexes
Il est d’autre part possible, à partir d’une seule solution, de gérer facilement des informations diverses et de traiter les paies les plus complexes. La structure du règlementaire permet d’automatiser le « génération » de bon nombre de rubriques de paie en s’appuyant sur l’ensemble des données du SIRH. Cette activité devient ainsi moins chronophage et gagne en qualité de données. ORHUS permet également d’assurer cette gestion de façon décentralisée, les managers ayant par exemple la possibilité de saisir des éléments variables prédéfinis. De plus, NOVRH a anticipé depuis plus d’un an la nouvelle réglementation relative au prélèvement de l’impôt à la source (PAS). « Ces derniers mois nous avons expérimenté la préfiguration du calcul de l’impôt sur les nouvelles fiches de paie pour certains de nos clients, et pour nous même d’ailleurs, » poursuit Sylvain Scire.
Plusieurs processus de dématérialisation des fiches de paie disponibles
Pour la production des fiches de paie d’autre part, ORHUS permet de disposer d’un processus d’intégration des données automatique. Et avec la solution MyReport de Report One, elle contrôle les résultats en faisant du reporting de comparaison avec les années ou les mois précédents. « À partir de cet outil et du Cube élaboré par NOVRH, MyReport permet de personnaliser les indicateurs et états d’analyse et de diffuser périodiquement et automatiquement des tableaux de bord. Les entreprises peuvent nous mettre à contribution sur cette fonctionnalité le cas échéant », précise-t-il. La distribution des fiches de paie se fait désormais de façon dématérialisée et selon deux méthodes. ORHUS a mis en place un portail dans lequel chaque salarié peut, de façon sécurisée, consulter les siennes. « Mais nous pouvons également attribuer à chacun d’eux un coffre-fort électronique qui contient ses fiches de paie et dans lequel il peut les vérifier et y avoir accès en permanence. Si l’entreprise cliente le souhaite, ORHUS peut transmettre les bulletins de salaire au service DOCAPOST pour stockage ou impression et envoi postal au salarié. »