Par Nathalie Chamblain, Directrice Marketing de Sharp Business Systems France
La numérisation des documents en cabinet d'avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation. Alors que le mouvement d'ensemble de dématérialisation a contribué à déstabiliser les pratiques quotidiennes en cabinet dans un premier temps, désormais les systèmes multifonctions d'impression et de numérisation assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.
Un processus de dématérialisation jusqu'ici inabouti
La dématérialisation des procédures en matière juridique s'est faite à marche forcée. Entre 2004 et 2011, les avocats ont eu à prendre en compte, dans leurs pratiques quotidiennes, une multitude de textes organisant à la volée leur interconnexion avec les juridictions, au travers d'une communication électronique restée longtemps balbutiante.
Si l'on est aujourd'hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que le cadre technique dans lequel le processus a été mis en place n'a pas suivi de près les évolutions réglementaires.
Pour ne citer que le RPVA, les avocats ont eu à gérer une quasi révolution culturelle, à laquelle tous n'étaient pas préparés et pour laquelle tous n'avaient pas réuni les moyens d'y faire face. Ce fut un bouleversement dans les habitudes d'une majorité de structures ne comptant souvent qu'un ou deux avocats.
Or, la dématérialisation n'a été considérée dans les textes que par le prisme de la relation entre l'avocat et les juridictions. L'ensemble du processus amont, c'est-à-dire la création et la gestion des dossiers, la réception et la rédaction des actes et des correspondances, leur archivage, est resté à l'appréciation discrétionnaire du cabinet et très concrètement, suspendu à l'offre disponible de solutions techniques sur le marché.
Mais cette offre plurielle n'a pas offert aux cabinets d'avocats de solutions suffisamment interconnectées, capables de combiner harmonieusement numérisation, gestion documentaire et transmission, compliquant derechef les étapes de la dématérialisation. Ce qui a abouti à renforcer une certaine nostalgie du temps où le papier régnait en maître, une époque où tout était plus long certes, mais assurément plus maîtrisé.
La dématérialisation, une multi-briques enfin cohérente
Aujourd'hui, 6 000 cabinets d'avocats se sont équipés d'un logiciel de gestion et le marché distingue maintenant deux éditeurs sortant du lot, pour leurs solutions riches de fonctionnalités, et surtout labellisées RPVA.
Reste maintenant à régler l'étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus documentaire dès les premiers jours du mouvement de dématérialisation.
Il ne sert en effet à rien de dissimuler la fracture numérique persistante en France. Combien sont encore les clients à ne pas disposer de connexion internet ? A préférer la plume à l'email ? A choisir de se déplacer car la rencontre vaut toutes les correspondances ?
Les avocats encore aujourd'hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une kyrielle de documents papier, d'origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker au format idéal pour le RPVA.
Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions (MFP : Multifonction printers). Elles offrent dès l'étape de numérisation l'ensemble des fonctionnalités nécessaires aux avocats, comme la standardisation des documents, leur sécurisation par mot de passe, et leur conversion au format souhaité.
Elles s'interfacent par connecteurs avec les solutions métiers (logiciel et GED) les plus courantes du marché, en toute simplicité. Grâce aux MFP, la numérisation jusqu'ici laborieuse, devient un atout dans l'organisation du cabinet. Les risques de perte de document sont minimisés, l'indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c'est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite envoyer aux parties concernées.
Ces systèmes multifonctions œuvrent auprès des avocats pour plus de cohérence et de souplesse dans la pratique de leur métier, balayant une fois pour toutes le manque de compatibilité entre les solutions.
A propos de l'auteure
Nathalie Chamblain a une expérience de près de 20 ans dans le monde des technologies de l'information où elle a occupé des postes de vente aussi bien que de marketing avec pour cible le marché des professionnels.
Chez Sharp, sa mission est de construire et de mettre en œuvre une stratégie Marketing de distribution sur le canal de ventes directes et le canal de ventes indirectes.
Diplômée de l'Ecole de Management de Normandie, Nathalie Chamblain a commencé sa carrière chez Sage en 1991 par des fonctions commerciales, avant d'exercer des fonctions analogues chez Metro Bureau. En 1999, elle rejoint Compaq France en tant que responsable marché PME-PMI. En 2002, elle rejoint HP France où elle prend la direction du marketing BtoB pour le marché de l'impression en 2006, poste qu'elle occupera jusqu'au printemps 2010.