Depuis son ouverture début 2013, le E.Leclerc Drive de Gonfreville (76) a enregistré une croissance de son volume d’affaires de plus de 30%, conduisant à l’augmentation progressive des effectifs et à la complexification de la problématique de planification. Pour assurer son essor, ce Click & Drive a donc déployé les ressources humaines et matérielles nécessaires tout en développant une organisation compréhensive et orientée sur la performance.
Pour confirmer le potentiel commercial du site, M. Duez, le responsable du Drive, a mis en place une organisation de travail réactive et évolutive pour atteindre un modèle économique viable rapidement et surtout durablement.
Assurer la livraison des commandes à la minute près : des emplois du temps pour couvrir à 100% les besoins
Ayant déjà été confronté aux fortes contraintes de la gestion des plannings d’un restaurant, M. Sébastien Duez, le responsable du E.Leclerc Drive, a su mettre en place une organisation de travail adaptée aux contraintes du Drive. « Dès le départ nous avons développé une organisation de travail centrée sur l’activité commerciale afin d’assurer la meilleure couverture de la charge ; c.a.d. de nos besoins en termes de préparation, réapprovisionnement et livraison pour honorer les 300 à 350 commandes journalières en semaine et les 450 à 500 commandes par jour le weekend. La planification des horaires de travail de l’équipe était donc un des points les plus sensibles » explique Sébastien Duez. Avec des contrats de travail allant du temps partiel de 9h au CDI à temps complet, les journées de travail ont été césurées en trois temps (Matin, Midi et Soir) pour fluidifier la planification et ce sont en moyenne 980 heures qui sont planifiées par semaine.
Planification : Planexa® (Holy-Dis)
Interface : Middle Drive (Infomil)
Effectif : 40 employés
Superficie : 1 200 m2
« Bien que nous ayons défini une organisation de travail en phase avec les besoins du magasin au départ, il nous fallait un outil de planification pour adapter facilement et rapidement les emplois du temps aux fluctuations de l’activité et aussi de pilotage pour mesurer nos performances » détaille Sébastien Duez.
L’équipe de direction a tout de suite compris les enjeux et accepté de lancer un pilote de Planexa®. Suite à un essai de plusieurs semaines, l’outil a été définitivement déployé.
Aujourd’hui « grâce à Planexa®, nous sommes en mesure de calculer l’ensemble des plannings pour 1 semaine, 3 semaines à l’avance et en à peine 1h de temps ! » ajoute Sébastien Duez.
Du BIG DATA : Exploiter, analyser et projeter les données
« Depuis l’installation de Planexa®, nous accumulons au fur et à mesure un historique d’activité qui nous permet de réaliser des prévisions chaque fois plus justes et donc des plannings au plus près de nos besoins réels » explique Sébastien Duez. Stockées et accessibles, les données d’historique constituent une mine d’or, c’est pour cela que l’interface entre le logiciel de gestion des commandes (Middle-Drive) et l’outil de planification est au cœur de la performance RH du Drive. L’enrichissement de la base de données contribue progressivement à l’optimisation des performances du Drive et sa rentabilité.
Parallèlement, l’ensemble des données d’historique sont aussi exploitées pour mesurer l’évolution dans le temps des performances de l’équipe et des collaborateurs. « Les fonctionnalités de suivi des performances facilitent l’analyse des milliers de données relatives aux horaires et à la productivité (temps de préparation, nombre de livraisons…) et cela, aussi bien au niveau de l’entreprise que de chaque collaborateur. Deux fois par semaine nous pouvons désormais réaliser des entretiens individuels sur la base de ces indicateurs et ainsi ajuster l’organisation ou encore faire évoluer les compétences de notre personnel… » complète Sébastien Duez.
Un pilotage réactif, en Temps Réel facilité par la puissance et la rapidité de Planexa®
« Dans le cas de notre Drive, Planexa® fonctionne à la granularité quart d’heure, ce qui nous permet de gagner en souplesse tout en calculant les horaires de travail avec précision ; il est aussi très simple d’évaluer par exemple l’impact des absences et de les prévenir en ajustant le planning prévu » nous dit M. Duez.
En effet Planexa® offre une précision de calcul très fine avec la possibilité de traiter en quelques minutes des dizaines de milliers de combinaisons possibles pour obtenir LE planning adapté.
Le responsable du Drive peut ainsi recalculer l’ensemble des plannings de travail de ses collaborateurs planifiés dès qu’il prend connaissance d’une absence ou d’une indisponibilité de quelques heures. Bien que se retrouvant à court d’une ressource, il peut donc rapidement refaire un calcul des horaires de ses collaborateurs disponibles et déterminer sur quels créneaux il aura un manque de ressource par rapport à l’activité prévisionnelle. Ce manque étant bien identifié par Planexa®, il est ensuite simple de solliciter par exemple des heures supplémentaires pour couvrir les périodes en manque ou alors privilégier une tâche à une autre pour maintenir la qualité de service à son plus haut niveau.
M. Duez, le responsable du Drive, résume : « Planexa® est un outil qui nous offre :
- Une justesse dans le calcul et la gestion des plannings du Drive que nous ne pourrions pas atteindre autrement,
- La souplesse et la réactivité dont nous avons besoin pour faire face aux contraintes légales ou RH,
- La possibilité d’intégrer automatiquement les changements de dernière minute tout au long de la journée. »
Des bénéfices pour les clients, les employés, le magasin et les utilisateurs
« Le calcul des plannings et horaires de chaque salarié est réalisé dans un plus grand respect de la couverture de charge tout en offrant un meilleur contrôle des ressources (RH) et une prévision des besoins très fine », conclut le responsable du Drive.
La suite logicielle Planexa® est amplement utilisée par la grande distribution alimentaire. A ce jour, 1600 hypermarchés / supermarchés dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français utilisent déjà Planexa® pour gérer les horaires de leur personnel Caisses, Rayons, Cafétéria, Station… et bien évidemment de leur Drive (natif, entrepôt ou point de livraison), parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Centre Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…
Demandez la cartographie des près de 400 magasins E.Leclerc utilisateurs des logiciels de planification RH de Holy-Dis et leurs témoignages, comme celui du magasin de Courcelles-Lès-Lens, Saint-Martin de Ré, Albi, Drive Rennes, ou encore Reze, Autun ou Bollène !
De par leur expertise des métiers du Commerce, les équipes de consultants-formateurs dispensent aux clients une formation non-seulement au logiciel mais aussi aux enjeux managériaux et stratégiques d’un planning optimisé. « Nos échanges avec l’équipe commerciale et les consultants-formateurs de Holy-Dis ont été hautement positifs. En seulement 3 jours et demi de formation efficace, nous avons revu l’ensemble du droit du travail applicable dans notre Drive au travers de Planexa® » étaye M. Duez.