« Dématérialisation RH et nouvelle réforme » : où sont les changements ?

Alors que le projet de loi Travail est régulièrement évoqué ces derniers temps, notamment pour ce qui a trait aux évolutions de la dématérialisation des Ressources Humaines, la dématérialisation de la fiche de paie a fait couler beaucoup d’encre. Mais qu’en est-il dans les faits ? Avec une population active salariée de près de 24 millions de personnes en France*, il semble bien s’agir d’une avancée…

Il est intéressant de noter que depuis 2009 déjà, le Code du travail prévoit que la remise de la fiche de paie aux salariés peut s’effectuer par voie électronique, sous plusieurs conditions :

• Article L3243-2 : Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes, une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord préalable du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.
• Article L3243-4 : L'employeur conserve un double des paies des salariés pendant cinq ans.

Il ne s’agit donc pas d’une nouveauté, mais d’une évolution qui est aujourd’hui prévue. Alors concrètement, que va changer la nouvelle proposition ?  Est-ce une avancée pour le salarié et / ou l’entreprise ou une contrainte supplémentaire ?

Fiche de paie dématérialisée à horizon 2017 : ce qui change !

Parmi les nombreux changements, le projet de loi prévoit la remise des bulletins de paie sous forme électronique par défaut, sans l’accord préalable du salarié dès le 1er janvier 2017.

Pour le moment l’entreprise peut remettre des bulletins de paie électroniques à ses salariés sous réserve d’avoir leur accord exprès et préalable. L’entreprise doit également garantir l’authenticité et l’intégrité de ces e-bulletins de paye et les archiver dans un coffre-fort individuel pendant au moins cinq ans gratuitement à disposition du salarié. Avec pour l’entreprise la possibilité de prolonger la durée d’archivage et pour le salarié, la possibilité de récupérer gratuitement ses documents à tout moment.

La réforme proposée par la ministre du Travail permettra aux employeurs qui le souhaitent, de généraliser la dématérialisation des fiches de paye, et cela sans l’accord préalable des salariés. Si un salarié souhaite obtenir la version papier de son bulletin de salaire, il lui suffira cependant de faire une opposition formelle. Le salarié a donc toujours son mot à dire et il est important de le souligner.

Toutefois, la digitalisation des fiches de paye devra se faire dans des conditions garantissant l’intégrité (signature électronique ou certificat de scellement) des informations. Pour la remise et pour la conservation de ces documents, il sera exigé de :

• Pouvoir identifier (signature électronique) l’émetteur (l’entreprise) du bulletin de paye, afin d’éviter la fraude,
• Utiliser des formats lisibles  et pérennes (PDF)
• Ne pas l’envoyer par e-mail en fichier attaché, afin d’éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, falsification etc.),
• Tracer par un accusé de réception la bonne personne au bon moment.

Les points forts de cette proposition

Les avantages sont évidents : protection contre les pertes ou destructions, l’accessibilité à distance en temps réel etc. Par ailleurs, la norme Afnor Z42-025 prévoit le scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage) et la conservation des données dans un espace personnel sécurisé, appelé « coffre-fort numérique ».

La dématérialisation permet aussi aux entreprises de réaliser des économies en termes de temps et coûts (impression, mise sous pli, affranchissement, etc. disparaissent complètement). Le service Ressources Humaines bénéficie de la sécurité d’accès, de la traçabilité d’accès à l’information, de même que les tiers (type URSSAF, assurances, Caisses de Retraite etc.), réduisant de fait les délais et les coûts de traitements des dossiers.

La dématérialisation des bulletins électroniques représente également une contribution au développement durable non négligeable à l’échelle d’un pays (près de 24 millions de salariés en France*) et devrait faciliter la vie des salariés. Plus besoin de stocker physiquement ses fiches de paies sur plusieurs décennies, au risque de les perdre.

Préparer l’entreprise et les salariés à la dématérialisation des fiches de paie !

Le dialogue est très important ici. Ainsi l’entreprise doit expliquer à ses collaborateurs tous les bénéfices de la dématérialisation. Pour ce faire, elle pourra proposer à un groupe de salariés test, d’évaluer gratuitement une solution avec le fournisseur choisi.      
Le salarié, intégré au processus d’évolution des RH pourra donc faire part de ses retours, être partie intégrante de la discussion et servir de porte-parole objectif auprès de ses collègues.  De cette façon, la dématérialisation des fiches de paye deviendra une solution concrète ; elle permettra à l’entreprise de valider le fournisseur avant engagement et au salarié de valider la pertinence de ce nouveau fonctionnement.

Enfin, les entreprises doivent s’assurer de choisir des partenaires certifiés tiers de confiance et présents avec des solutions d’hébergement sur le territoire Français, afin d’assurer de la sécurité des documents. Voilà pourquoi le choix du fournisseur hébergeur en charge des bulletins de salaire est très important et prioritaire pour l’entreprise.