Fastidieux et complexe, le traitement des bulletins de paie est une tâche qui n’apporte pas grand bénéfice à l’entreprise. Une très grande partie des petites et moyennes entreprises françaises a d’ailleurs déjà pris le virage de l’externalisation de la paie. Quels sont dans ce cas les avantages de faire appel à un prestataire extérieur pour le traitement de la gestion de la paie ? Nous avons fait le tour de la question avec Stéphanie Willaert, en charge de l’externalisation des processus métier (BPO) chez Cegedim SRH.
Un encadrement réglementaire
Un premier bénéfice non négligeable de l’externalisation de la paie réside dans l’assurance d’avoir une équipe d’experts au fait des nouveautés en termes de lois et de règlement qui se succèdent régulièrement. Tous les ans, ce sont de nouvelles règles qui doivent être mises en place dans les systèmes d’information. Cette contrainte implique l’assurance d’un système bien paramétré, mais surtout la certitude de disposer d’équipes bien formées sur ces nouveautés. Concrètement, un encadrement réglementaire au fait des actualités implique des équipes de veille juridique importantes, ainsi que des personnes dédiées à la formation des gestionnaires qui doivent être au courant de toute l’actualité légale, conventionnelle et réglementaire. Dans les entreprises, notamment les PME, cette organisation n’est pas évidente, car elle implique de maintenir ces compétences en évolution permanente, donc des coûts de formation et de veille pour les employés ou chefs d’entreprises responsables de la gestion de la paie.
Un gain de temps
Le traitement de la paie au sein de l’entreprise exige beaucoup de temps, elle implique de tenir compte d’une multitude de détails, comme les embauches et licenciement, les congés payés, les indemnités, les primes ou encore les changements dans la réglementation. Pour les petites et moyennes entreprises, faire le choix de l’externalisation de la paie permet aux employeurs de consacrer plus de temps à leur coeur de métier. Le chef d’entreprise et les ressources humaines disposent alors de plus de temps pour se consacrer à des réflexions stratégiques, porteuses de valeur ou au développement de l’activité de la structure.
Une réduction des coûts
Enfin il faut faire mention de l’avantage financier à externaliser la paie. Les professionnels de cette activité comme Cegedim SRH et Rue de la Paie ont découpé, optimisé et automatisé les processus métier. On peut parler dans ce cas de processus industrialisés, qui dit aussi gain de temps et d’argent. Si les grandes entreprises disposent de services dédiés à la gestion de la paie, cette activité représente souvent, pour les plus petites entreprises, un important poste de dépense. Si l’on additionne les coûts afférents aux frais mensuels d’un logiciel de gestion de la paie et le temps passé par l’employé ou les employés à des activités liées à la paie, le montant obtenu dépassera le plus souvent les frais d’externalisation du processus.