Un contrat d’externalisation lie le client à son prestataire pour une durée de 3 ans en moyenne. Il est donc essentiel de regarder de près le contenu de ce document. Un prestataire sérieux y fera figurer une répartition précise des responsabilités de chacune des parties, établira des indicateurs de qualité indexés sur le coût et prévoira les conditions de sortie de contrat. Le dirigeant du cabinet Human Start Consulting, qui organise prochainement un séminaire intitulé réussir son projet d’externalisation de la paie les 4, 5 et 6 mai prochain, nous éclaire sur les clauses essentielles du contrat.
Répartition des tâches
Externaliser la paie ne se résume pas à l’édition des bulletins de salaire. S’en suivent les responsabilités déclaratives, dont la production est prise en charge par le prestataire. Mais qu’en est-il du contrôle et de l’envoi ? « De nombreux prestataires « oublient » volontairement de préciser ces postes et ne mentionnent que la production de la déclaration. C’est au niveau de la validation qu’ils sont les plus frileux », rapporte Christophe Patte, gérant du cabinet Human Start Consulting.
Le contrat d’externalisation doit présenter, dans le détail, les responsabilités qui incombent à chacune des parties. Pour toutes les actions relativent à la production de la paie et aux déclarations fiscales et sociales, notamment la DADS, il faut, sous la forme d’un tableau récapitulatif, faire figurer non seulement qui, du prestataire ou du client, se charge de leur production, mais aussi qui contrôle, valide et le cas échéant procéde à l’envoi ou au transfert des éléments.
Le coût
Le coût d’un contrat d’externalisation est divisé en deux parties : d’une part, celui, forfaitaire, de la mise en œuvre ; d’autre part, un coût récurrent par salarié et par mois qui oscille de 5 à 20€ pour une entreprise de 500 à 5000 salariés. « Ce coût récurrent inclut la licence, les maintenances applicative, légale et conventionnelle et des prestations de service à la carte », détaille Christophe Patte.
Pour garantir un service optimal et une réelle implication du prestataire, le client peut demander la mise en place d’indicateurs de qualité indexés sur une partie du coût récurrent. Ce système de calcul permet, en cas de retard sur le planning de production de la paie ou d’un trop grand nombre d’erreurs, de ponctionner sur le coût récurrent.
Une convention de service peut donc être annexée au contrat et fixer les règles du jeu en cas de disfonctionnement de la prestation de service.
Le suivi
« Il faut considérer l’externalisation comme un mode projet », insiste le dirigeant du cabinet de conseil. Une réunion mensuelle permet, avec la personne en charge du dossier client, de suivre le planning du mois précédent et d’établir celui du mois suivant. C’est lors de cette rencontre que seront vérifiés chacun des indicateurs de qualité définis dans le contrat. « Le suivi permet de se placer dans une logique de progression continue. Un projet d’externalisation se construit dans le temps et atteint son rythme de croisière au cours de la deuxième année », précis-t-il.
Si le rapport humain est important, il est inutile de faire figurer nominativement une personne comme interlocuteur unique, mais plutôt son profil.
Sortie de contrat
La clause de réversibilité est surtout théorique. En pratique, rares sont les entreprises qui repassent en mode internalisé. Il faut cependant prévoir les conditions de sortie de contrat, en cas de changement de prestataire. « C’est là que beaucoup de clients se font assommer », explique Christophe Patte. Si le client reste propriétaire de ses données et que cette mention figure dans le contrat, elle n’est pas suffisante. « Il faut préciser, dans le contrat, que le prestataire devra fournir la base de données au format demandé par le client et indiquer le coût de cette opération », conseille-t-il.
Prévoir l’imprévisible
En cas de nouvelle demande du client, d’anomalie, de bug du réseau ou encore d’indisponibilité de l’application, le contrat d’externalisation doit répondre à plusieurs questions : quel est le délai de réponse du prestataire ? Qui intervient ? Quelles sont les procédures d’escalade et le délai de mise en œuvre d’une solution ? Ces informations sont apportées en annexe du contrat.
Typhanie BOUJU
A propos du cabinet Human Start Consulting
Cabinet de conseil en système d’information RH et en accompagnement aux projets d’externalisation de la paie, Human Start Consulting a été fondé par deux associés, spécialistes des SIRH, en novembre 2008. Le cabinet accompagne les entreprises dans leur projet d’aide au choix de solution RH, d’accompagnement à la mise en place de SIRH, de modélisation des processus RH et d’externalisation de la paie.
Nos consultants diposent tous d’une double compétence en maîtrise d’oeuvre (MEO SIRH) et en assistance à maitrise d’ouvrage RH (AMOA RH).
Le cabinet Human Start Consulting a rejoint le réseau d’expert RH « Exigence RH » en janvier 2011.
Human Start Consutling organise un séminaire intitulé : Réussir son projet d’externalisation de la paie » les 4, 5 et 6 mai 2011 à Paris
Pour en savoir plus rendez-vous sur : Séminaire externalisation de la paie