La majorité des entreprises ont dû mettre en place des solutions de travail numériques en urgence pour survivre pendant la crise sanitaire. Il est temps aujourd’hui de faire un premier bilan.
Mettre en place une politique de conduite du changement
La crise sanitaire a accéléré l’évolution de nos espaces de travail, et plus encore de nos espaces de travail numériques. Les entreprises doivent désormais revoir leurs modes d’organisation et fournir à leurs employés des outils et services dématérialisés, basés sur le cloud pour améliorer l’expérience collaborateur.
En situation d’urgence, les entreprises ont été amenées à prendre des décisions rapides en matière d’organisation du travail. Aujourd’hui, il est temps pour ces sociétés de tirer des leçons et de miser sur une politique de conduite du changement efficace pour miser sur l’anticipation plutôt que sur la réaction.
En effet, si de nombreuses organisations ont réussi à s’extirper de la situation provoquée par la crise sanitaire mondiale en mettant en place un espace de travail numérique, cette approche s’est avérée au final plutôt inflexible. Selon IDC, elles n’ont pas été en mesure d’offrir une expérience utilisateur de qualité, un suivi des performances et une sécurité indispensables à la réussite des entreprises.
La pandémie a mis en évidence la nécessité d’améliorer la résilience numérique des employés pour faire face à toute perturbation future. Le digital workspace joue un rôle central dans ce processus et doit être adapté à la culture de l’entreprise ainsi qu’à ses objectifs de performance.
Construire un digital workspace centré sur l’expérience utilisateur
Comme expliqué plus haut, la conduite du changement est indispensable pour améliorer de façon continue le digital workspace, en proposant des fonctionnalités pertinentes et en constante évolution pour d’une part amener de nouvelles possibilités aux utilisateurs et d’autre part ne pas accuser de retard dans l’utilisation de ces outils. La transformation numérique ne réussira pas si une organisation n’a pas engagé et informé ses employés avec les bons outils pour faire leur travail.
Malheureusement, l’expérience utilisateur des salariés n’est pas souvent prioritaire et ces derniers doivent trouver des solutions parallèles répondant à leurs besoins. Ces applications accessibles à l’insu du service informatique, généralement des outils grands publics non approuvés par l’entreprise, ne permettent pas de fédérer les équipes autour d’un outil commun. Plus embêtant encore, ils ne peuvent pas profiter d’une intégration avec les autres outils et font courir des risques sur la confidentialité des données.
Pour proposer un outil efficace, il est donc nécessaire d’identifier et de comprendre les pratiques des utilisateurs sur les outils tiers car elles reflètent des besoins non comblés sur le digital workspace. Il faudra ensuite y répondre en développant de nouvelles fonctionnalités et en mettant en place des formations continues afin que chaque collaborateur soit à l’aise sur cet outil interne.
Enfin, il faut veiller à sortir de l’historique logique mono-tâche qu’on retrouve dans la plupart des digital workspace pour aller vers davantage de multitâche. N’est-ce pas généralement ce qu’on demande à la plupart des collaborateurs ? Il est désormais temps de l’application à nos environnements de travail numérique.
Clément KOLODZIEJCZAK