Comment mener à bien son appel d’offre SIRH : Le questionnaire de présélection

par La rédaction 23 mars, 2010

23 mars, 2010

Le marché des systèmes d’information RH est aujourd’hui riche en acteurs et en solutions. Chaque domaine fonctionnel RH a son marché : recrutement, paie, formation, gestion des compétences, ….

Alors comment faire le bon choix, trouver « la » solution RH fiable et pérenne ?

Le second volet de notre thématique « comment mener à bien son appel d’offre SIRH » est : Le questionnaire de présélection.

En général, lorsque l’on recherche un prestataire SIRH, on interroge, dans un premier temps, un éventail assez large de fournisseurs potentiels (entre 5 et 10). Afin de mesurer en toute objectivité la capacité des sociétés à répondre aux besoins du client, il est primordial de s’appuyer sur une méthode de mesure irréprochable.

La méthode des « grilles d’appel d’offre »

Les grilles fournies aux prestataires consultés sont les suivantes :

1. Informations et caractéristiques commerciales

Permettant de vérifier la stabilité de la société, d’identifier une faille ou un risque potentiel (résultat financier, manque de ressources, avenir incertain, …)

2. Méthodologie projet, planification et engagements contractuels

On appréciera dans cette section la méthodologie projet exposée, les engagements de résultats et de moyens, l’existence de contrat type, convention de service, …

3. Caractéristiques techniques

Permet d’identifier les impacts techniques par rapport à l’environnement de l’entreprise, mais également d’identifier les technologies et langages de développement de l’application proposée (certains langages en fin de vie sont difficiles à maintenir, les compétences techniques sont difficiles à trouver)

4. Fonctionnalités progiciels attendues

On vérifiera ici que le progiciel répond bien aux standards attendus du marché et également aux besoins spécifiques du client

On annexera aux grilles, une première demande d’évaluation financière, modélisée, de façon à pouvoir comparer les postes (licence, mise en oeuvre, maintenance, formation, coût d’hébergement, …)

Cette méthode consiste à noter les prestataires à partir de leurs réponses, on élaborera, à ce titre, un barème comme par exemple :

Absence de réponse = 0 point
Réponse satisfaisante = 3 points
Point discriminant non couvert = -10 points

Afin de ne pas fausser les résultats, il est impératif que les sociétés sollicitées disposent du même niveau d’information sur le projet et des mêmes délais de réponse.

Il est également important de leur rappeler que ces grilles seront annexées au contrat et que chaque réponse apportée correspond à un engagement ferme et définitif.

Dès réception des grilles renseignées, l’évaluation peut commencer. Une fois le classement définitif obtenu, vous pourrez commencer à constituer votre short list, passer de 5 – 10 prestataires à 3 – 4 maximum (en fonction du nombre de challengers souhaités).

Il va de soi que l’évaluation financière fournie prendra une part également importante dans le choix de la short list.

Les avantages de cette méthode

Une évaluation pertinente et totalement neutre. On ne pourra pas vous reprocher d’avoir favorisé telle ou telle société.

Le questionnaire de présélection se verra complété d’une partie financière permettant de faire une première évaluation budgétaire.

Ce questionnaire est aussi important que votre cahier des charges, il doit être le reflet de vos spécificités, contraintes et attentes.

Il vient compléter votre dossier d’appel d’offre et représente la dernière étape de votre étude de cadrage.

Vous pouvez à présent envoyer les dossiers d’appel d’offre. En fonction de la nature et de l’envergure du projet un délai de 15 jours à 1 mois devra être laissé aux sociétés pour répondre correctement à votre dossier d’appel d’offre.

Prochainement retrouvez la suite de notre thématique « comment mener à bien votre appel d’offre SIRH »

« L’étape de la sélection »

Christophe PATTE

Christophe PATTE, bénéficie d’une expérience de plus de 12 ans dans le conseil en systèmes d’information dédiés au domaine des Ressources Humaines.

Il dirige, depuis 2008, le cabinet Human Start Consulting, spécialisé en aide au choix de solution RH, assistance à maitrise d’ouvrage et en accompagnement autour de projet d’externalisation de la paie et des RH.

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