Le marché des systèmes d’information RH est aujourd’hui riche en acteurs et en solutions. Chaque domaine fonctionnel RH a son marché : recrutement, paie, formation, gestion des compétences, etc.
Alors comment faire le bon choix, trouver la meilleure adéquation coût / solution, contractualiser avec un prestataire fiable ? Bref comment trouver « la » solution RH répondant à vos critères ?
Le premier volet de notre thématique « comment mener à bien son appel d’offre SIRH » est : L’étude de cadrage.
L’étude de cadrage
Il s’agit de l’étape la plus importante de votre projet, elle consiste à calibrer le projet, à bien définir les objectifs et besoins de votre projet.
Les 10 points importants de l’étude de cadrage :
- Quel est le périmètre fonctionnel visé (paie, gestion des temps, formation, …)
- Quel sera le budget alloué au projet, déterminer l’enveloppe financière
- Comment est organisée l’entreprise (multi site, international, centralisation, décentralisation, …)
- Quelles sont les contraintes fonctionnelles (par exemple : des accords d’entreprise impactant fortement la gestion de la paie, …)
- Existe-t-il une cartographie du système d’information actuel, quels seront le impacts de la nouvelle solution (anticiper les problèmes liés aux bases de données, interfaces, …)
- Quelles sont les contraintes technologiques de l’entreprise ? (la DSI exige-t-elle des normes particulières ? La solution est-elle compatible avec les systèmes d’exploitation de l’entreprise ? …)
- La solution sera-t-elle internalisée ou externalisée ? Où et par qui l’application sera-t-elle hébergée, qui assurera la maintenance ?
- De quelles ressources en homme disposez-vous pour mener à bien ce projet (assistance à maîtrise d’ouvrage, pilotage du maitre d’œuvre, accompagnement au changement, formation des utilisateurs.)
- Qui seront les utilisateurs de la nouvelles solutions (RH, manager, salarié ?)
- Quel politique de communication autour du projet ?
L’étude de cadrage se concrétise par la réalisation d’un certain nombre de livrables constituant votre dossier d’appel d’offre.
Les livrables de l’étude de cadrage :
- Décrire le périmètre du projet par rapport à l’organisation de la société (nationale, international, décentralisé, …). Préciser les particularités de gestion par populations concernées (cadre, AM, employé, expatrié, …, par exemple : les expatriés sont gérés dans une application à part, les cadres sont gérés à partir du siège, …)
- La réalisation d’un cahier des charges fonctionnel, décrivant les besoins fonctionnels (paie, recrutement, …) ainsi que les besoins d’automatisation des processus de gestion actuelle. De plus en plus d’application permettent de décentraliser l‘information au niveau des opérationnels (par exemple : les salariés saisiront eux même leur demande de congé dans un environnement intranet). Il est important de préciser combien d’utilisateurs utiliseront la ou les futures solutions (par principaux actes de gestion RH)
- La rédaction d’un cahier des charges techniques. Insérez dans cette partie la cartographie du système d’information visé intégrant les flux et échanges entre le système actuel et la ou les futures applications (interfaces, outils maitres, …). Précisez les choix technologique et les prestations informatiques souhaitées (ASP, Saas, progiciel, … tierce maintenance applicative, etc.… ). N’oubliez pas d’indiquer également les normes attendues si il y a lieu (Sox, …).
- La présentation des ressources allouées au projet : l’équipe projet et son rôle, préciser si les ressources seront internes ou externes à l’entreprise, si il y a recourt à un ou plusieurs prestataires en fonction des actions à mener (AMOA, MOE, formation, accompagnement au changement).
- Un macro planning du projet (précisant éventuellement un découpage par lots et les ressources associées à chaque étape)
- Une synthèse financière du projet
Dès lors que vous aurez validé votre étude de cadrage, vous pourrez passer à l’étape suivante.
Prochainement retrouvez la suite de notre thématique « comment mener à bien votre appel d’offre SIRH » sur myRHline:
« L’élaboration d’un questionnaire de présélection »
Christophe PATTE
Christophe PATTE, bénéficie d’une expérience de plus de 12 ans dans le conseil en systèmes d’information dédiés au domaine des Ressources Humaines.
Il dirige, depuis 2008, le cabinet Human Start Consulting, spécialisé en aide au choix de solution RH, assistance à maitrise d’ouvrage et en accompagnement autour de projet d’externalisation de la paie et des RH.