Bureau as a service rapproche location de bureaux et RH

par La rédaction

Poussé par la crise sanitaire, le bureau as a service se démocratise auprès des entreprises. Désormais, il n’est plus question de se rendre au travail pour retrouver sa chaise, son agrafeuse et ses stabilos, mais plutôt ses pairs, quel que soit le cadre. En effet, la relation entre bureau as a service et RH fait écho à la mue du siège d’entreprise en lieu de rencontre modulable et surtout, à sédentarité réduite ! My RH Line vous dit si oui ou non il faut faire les cartons.

Location de bureaux et RH recherchent la souplesse et les économies

En opposition avec le bail commercial classique en 3/6/9, les entreprises de bureau as a service facilitent la location de bureaux privatifs ou partagés à court et moyen terme. En faisant appel à son réseau, ces entreprises permettent de trouver rapidement un siège d’entreprise ou des locaux. Elles facilitent aussi les déménagements, pour changer de surface ou de localisation, dans le cadre du même contrat. Parce que les objectifs de location de bureaux et RH bien souvent se rejoignent, l’agilité de ces services en fait son attrait principal. En somme, le bureau as a service propose une solution souple et agile dans ces temps incertains.

La semaine dernière Élisabeth Borne, ministre du travail appelait à un renfort du télétravail chez les salariés en capacité de s’y soumettre. Particulièrement visés étaient les banques, les assurances, le conseil et l’ingénierie. Le bureau as a service vient alors prêter main forte aux entreprises qui ont certes dû réduire leurs effectifs en présentiel mais qui ont tout de même l’usage d’un siège d’entreprise. Ce phénomène épaule le rapprochement forcé entre location de bureaux et RH.

Le bureau as a service signe un nouveau le siège d’entreprise

L’étude “Le Bureau post-confinement”, réalisée par Bureaux à partager en mai-juin 2020 fait le point sur l’évolution du lieu de travail. Elle présente un éventail de points de vue, entre ceux qui ont adopté le bureau as a service et d’autres qui y songent. Elle réunit une majorité de très petites entreprises (74%) avec des bureaux indépendants (52%), les répondants sont à 55% en contrat flexible, 30% sous bail commercial et 15% sont propriétaires.

Déjà après un premier confinement, 45% des entreprises sondées percevaient la location de bureau comme une contrainte, surtout financière. 24% des entreprises avaient déjà dû réduire leurs effectifs et 40% s’orientaient vers une combinaison de télétravail et de présentiel. Enfin, 26% comptaient réduire le nombre de postes. Le dialogue entre les décisionnaires de la location de bureaux et RH est engagé. De fait, un tiers des sondés réfléchissait à changer de bureau. Certains avaient sauté le pas de bureaux non attribués ne disposant pas d’un poste par personne dans leurs équipes (25%) et fonctionnant par roulement.

Le premier confinement a certes fait évoluer les mentalités, 76% considèrent le bureau comme lieu convivial fait de rencontres post confinement. 82% le considèrent comme un facteur de lien social, 74% voient son utilité vers un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. 66% des sondés considèrent que les locaux sont essentiels à la culture d’entreprise. Cependant, deux tiers des sondés estiment que la suppression totale du bureau dans un avenir proche est impossible.

Plus des deux tiers des sondés projetaient un nouvel aménagement du bureau :

  1. pour respecter des mesures sanitaires (56%),
  2. pour faire des économies (43%),
  3. pour gagner en liberté (33%).

5 conseils à suivre pour démarrer le bureau as a service

Les prestataires de bureau as a service assistent les entreprises désirant allier les décisions de location de bureaux et RH. Vous y songez ? Voici cinq aspects essentiels pour faire mûrir votre réflexion :

  • Faites le point sur votre stratégie à court, moyen et long terme. Ici est le lien de la location de bureaux et RH directement corrélé avec vos objectifs et des éventuels développements futurs. Cette visibilité sera utile à la lecture et la négociation du contrat de bureau as a service : zones géographiques proposées, délais lors d’un changement de lieu, charges de copropriété (partagées ou privatives), plateau de travail vide ou aménagé, etc.
  • Combien de collaborateurs viendront au bureau ? Une question complexe puisqu’il s’agit d’y répondre en intégrant les collaborateurs en télétravail et la fréquentation des locaux par roulement. La mobilité à l’intérieur de l’espace sera-t-elle appliquée à l’ensemble des collaborateurs ? Les dirigeants et managers seniors garderont-ils un bureau fixe ?
  • Établir une shortlist de critères importants : géographie, infrastructures, services disponibles tels qu’une conciergerie, de la restauration, etc. Passez les revue ou adaptez-les en fonction des visites.
  • Le mètre carré ne dit pas tout ! Ce n’est pas forcément dans plus grand que vos collaborateurs se sentiront mieux ! Prêtez attention à l’espace, est-il modulable ? Peut-il être reconfiguré en fonction du nombre de personnes présentes et des mesures de distanciation sociale ?
  • Intéressez-vous à l’écosystème autour de vos locaux. Un quartier d’affaires est pertinent pour certaines entreprises, alors qu’une siège d’entreprise en périphérie sera plus pratique pour d’autres. Avec les mesures actuelles, les commerces de proximité vous seront utiles. Organiser les livraisons de repas chez les restaurateurs du quartier leur donnera un coup de pouce et vous des opportunités d’étendre votre réseau.

 
Maï TREBUIL

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