Avis d’experts : les solutions de gestion des temps

« La Gestion des temps en entreprise met en relation beaucoup de sources de données et de progiciels existants », explique José Rodrigues, Directeur commercial et Marketing de De Gamma. « Elle est le point de convergence de différents systèmes d’information (paie, gestion d’affaires, gestion de projets) et en fonction de leur secteur d’activité la gestion des temps et activités sera différente. »

« Un outil de gestion des temps est avant tout un outil de gestion administrative qui fait à la fois du contrôle, de l’acquisition de données (entrée et sorties du personnel) et du calcul », indique Eric Ruty, Directeur de Bodet Software. « C’est un système de calcul qui en fonction d’un certain paramétrage à la fois légal et réglementaire permet de générer un certain nombre de calculs qui seront utilisés en entrée d’un système de paie.

La gestion des temps est compliquée car elle comprend beaucoup de problématiques différentes. Pour la paie, il y a un plan de paie, une convention collective qui cadrent quasiment totalement ce qu’elle doit être. Il y a peu de marche de manœuvre. Le résultat final est toujours un bulletin de salaire, et un bulletin de salaire est très normalisé. En gestion de temps, il y a certes, une partie légale à respecter mais ce n’est pas la partie la plus complexe. Ce qui est beaucoup plus complexe c’est toute l’organisation du travail de l’entreprise qu’il va falloir modéliser pour obtenir les bons résultats. Par ailleurs dans un système de gestion des temps contrairement à la paie où seulement quelques utilisateurs très spécialistes travaillent régulièrement sur leur outil, en gestion des temps, les services RH travaillent dessus mais aussi beaucoup d’autres populations : les managers et les salariés eux-mêmes. Le système est décentralisé avec des modules auxquels les salariés et les managers ont accès pour différentes actions. Cela est modélisé différemment d’une entreprise à une autre. Il n’y a pas de modèle défini. Le choix des droits que l’on va donner aux différents acteurs est propre à chaque entreprise. Il y a donc toujours un travail de réflexion avant de mettre en place un système de gestion de temps. Cela nécessite une analyse, un travail avec le client pour qu’à la fin le projet réponde bien aux attentes de l’entreprise. »

« Il faut différencier Gestion des temps et GTA qui englobe toute la notion de gestion d’affaires, la gestion de l’activité de l’entreprise », précise José Rodrigues. « Il ne s’agit pas que de pointage.

La complexité de la gestion des temps en entreprise vient du fait qu’il faut mettre en commun trois facteurs, résoudre trois problématiques :

– l’intégration globale des données disséminées dans le système d’information,

– l’ergonomie globale de la solution doit être intuitive et ne pas nécessiter des semaines de formation. Ces systèmes sont destinés au plus grand nombre, des personnes qui ne sont pas des pros de l’informatique mais ont besoin d’accéder à l’information.
– l’adaptabilité de la solution car la législation et l’organisation des sociétés changent. Le système doit être malléable et évolutif. »

« Pour réussir la mise en place d’une solution de gestion des temps, il faut effectuer, en amont, un travail de compréhension des objectifs du système, des résultats à calculer », indique Eric Ruty. « C’est la base. Quelles sont les personnes qui vont avoir accès à l’application et de quelle façon ? Il faut également adapter la façon dont on analyse les besoins des clients en fonction de la taille de l’entreprise. »

Selon José Rodriguès, « deux étapes principales sont nécessaires :

– La modélisation de son organisation : il faut tout d’abord étudier l’organisation et les process de validation. Définir les acteurs, les rôles qu’ils ont, qui est manager, qui est valideur, quel est le process à suivre lorsqu’on veut accomplir une tâche. Il faut valider un planning, proposer un remplacement d’une ressource.
Si l’on ne modélise pas les process à l’instant T, on ne saura pas les faire évoluer. Il faut savoir d’où on part, modéliser l’existant, faire coller le logiciel à cette modélisation pour ensuite avoir les bases permettant de faire évoluer les process d’où l’importance d’avoir des applications qui sont le reflet de la modélisation.

Si l’on modélise bien son process, on sait parfaitement ce qui sera exécuté dans l’entreprise. Il ne faut pas créer de rupture.

– La modélisation de l’application, l’ergonomie. Il faut que l’utilisateur se retrouve dans l’ergonomie, qu’elle convienne exactement à ce dont il a besoin tous les jours pour travailler, qu’elle soit fluide. Si l’application le contraint à passer par 4 onglets alors qu’il fait 100 fois la manipulation par jour, cela ne fonctionnera pas du point de vue métier et l’application sera rejetée. Par ailleurs, ce que l’on ressent et qui nous paraissait anecdotique il y a encore 3 ou 4 ans, c’est l’ergonomie générale de l’application. Les collaborateurs de l’entreprise ont l’habitude d’utiliser chez eux des applications très agréables d’un point de vue look. Si nous leur présentons une application qui ressemble à du windows 98, ils nous diront que cela ne leur convient pas. Une belle ergonomie générale permet de faire adhérer les utilisateurs. On est proche du plus grand nombre, de personnes dont ce n’est pas le métier d’utiliser l’informatique. Ce n’est pas une application qui est dédiée comme un système de paie par exemple. L’outil doit leur permettre de mieux faire leur travail, de mieux diriger leurs équipes. Il faut donc que l’outil vraiment soit intuitif. Dans beaucoup de sociétés, notamment celles qui sont éclatées en termes sites, de pays, c’est vraiment un facteur clé de succès incontournable. »

« L’adhésion des collaborateurs de l’entrepriseest l’un facteur de réussite d’un projet de gestion de temps », ajoute le Directeur de Bodet Software. « Il doit y avoir une communication de l’entreprise vers les salariés. Celle-ci doit logiquement passer par le CE. Cette adhésion dépend du talent interne du DRH à expliquer pourquoi le système de gestion de temps est soit mis en place, soit remplacé. Et il existe beaucoup de raisons, propres à chaque entreprise. Les salariés sont très sensibles au fait qu’une solution de gestion des temps, soit un système équitable. Il y a toujours des problèmes dans les entreprises quant à la durée de travail de chacun. L’enregistrement du temps de travail, au lieu de se baser sur des croyances, des impressions, se base sur des données réelles.

Par ailleurs, un conseil d’accompagnement au changement est un plus indéniable. Il peut se faire par un conseiller extérieur à l’entreprise, ou par le DRH lui-même. Cette démarche est assez peu développée en France, pas assez, à mon sens, parce qu’il y a un vrai travail à faire. »

« Le délai moyen de mise en place va dépendre de la taille de l’entreprise », explique Eric Ruty. « Pour une PME de 100 personnes le délai est très court, de l’ordre d’une semaine, et pour une entreprise de 500 personnes le délai moyen sera d’un mois. Pour un client plus important, comme le groupe But (130 magasins), que nous venons d’équiper, le déploiement s’est étalé sur 4 à 6 mois. La phase en amont prend en général un tiers du temps total. »

« Nous ne croyons pas à la solution idéale mise en place à un instant T et qui va durer pendant 10 ans », souligne le directeur commercial et Marketing de De Gamma. « Il est très important pour nous de démontrer au client que la notion d’évolutivité est importante. Nous visons toujours l’excellence, mais les sociétés évoluent tellement vite que l’application est amenée à évoluer également. Nous devons être capables de nous adapter.
Pour nous le rythme idéal de livraison d’une application est de trois mois. Si nous ne sommes pas capable de mettre en place une application en production en moins de trois mois, nous avons perdu car en trois mois, l’entreprise pourra avoir changé d’avis ou de contexte d’utilisation.

Les entreprises ne doivent pas non plus oublier de juger l’évolution et l’adaptabilité de l’application. Certes il faut un cahier des charges pour la base de travail initial, mais il faut aussi s’assurer que l’application permettra de faire évoluer vos process et donc l’application au rythme de l’évolution de votre société. La notion d’adaptabilité et d’évolution de process est importante.
Nous venons du monde de l’ERP, avec des applications conçues pour être très centralisées mais qui sont très rigides car leur rôle et leur destin n’étaient pas d’être modifiées tous les matins. Aujourd’hui nous travaillons sur des applications composites qui sont elles destinées à changer. »

« Il faut tout d’abord considérer un aspect managérial », estime José Rodrigues. « Si la structure n’a pas de solution de GTA et fait tout à la main, il y a un gain fantastique en matière de centralisation de données, en non perte de connaissance. Cela apporte une sécurité et une centralisation des données.

Pour les grandes structures, cela se traduit en gain de productivité et d’efficacité d’équipe. Cela permet aux collaborateurs d’avoir de l’information consolidée et une optimisation des process globaux de l’entreprise. Ils peuvent s’assurer que quand une décision est prise le processus implémenté est celui qui a été décidé et ce quel que soit le site. Il n’y a pas de rupture. L’applicatif doit répondre aux exigences des processus métier et non l’inverse.

Cela permet également de mettre en valeur du rôle de la RH et du manager qui ne passent plus leur temps à collecter et gérer les informations de base. Ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée d’orchestration d’équipes, d’optimisation de la production. »

Pour Eric Ruty, « de nombreux leviers existent. Tout dépend de la problématique de départ de l’entreprise. Si par exemple, elle souhaite régler des problèmes de retard ou d’absentéisme la mise en place d’un système de gestion de temps peut jouer pour réduire cela. Concernant l’absentéisme, l’application va également permettre d’avoir un système de mesure. Aujourd’hui, les entreprises ont un système de mesure mais cela se fait au moment du bilan social, une fois par an. Un système de gestion de temps est capable de vous donner ces informations tout au long de l’année et de les descendre, de les découper non plus au global de l’entreprise mais par service. Ces mesures permettent de prendre des décisions correctives en temps réels. »

« Un système de gestion des temps permet également d’augmenter la productivité des opérationnels RH », continue le Directeur de Bodet Software.

« Le temps économisé permet à l’entreprise, si elle le souhaite, de réduire le nombre de personnes dans le service RH ou peut être réinvesti dans d’autres fonctions RH.

On gagne principalement du temps sur la partie calcul des cumuls mensuels ou la gestion des demandes d’absence. A partir du moment où l’on met un système de work flow de demandes d’absence dans l’entreprise, cela diminue le temps passé par le service RH pour gérer tout cet échange papier qui est automatisé. C’est un bénéfice pour le salarié qui va avoir des réponse beaucoup plus rapides sur ses demandes de congés et une vue synthétique des congés qu’il a posés. L’information est délivré par le système et consultable à tout moment..

Certains des éléments du système de GT sont des éléments variables de paie qui vont être utilisés dans le logiciel de paie. Ils seront transférés automatiquement. Il y a une meilleure qualité d’information à partir du moment où le système est bien paramétré.

Le dernier aspect et c’est parfois le plus important mais le plus difficile à appréhender c’est l’aide que va apporter un système de gestion de temps sur l’organisation des horaires. Particulièrement pour toutes les entreprises qui ont des problématiques de construction de planning. C’est toute l’entreprise qui peut être mieux organisée. »

« Nous sommes convaincus le marché de la GTA prend de l’ampleur et se repositionne dans le monde du capital humain et est en train d’inverser les tendances. De plus en plus cela va devenir l’application maîtresse alors qu’auparavant c’était la paie, qui est au cœur de toutes les problématiques de gestion de l’homme. Pendant longtemps et c’était notamment le destin de l’ERP, nous avons essayé d’optimiser la gestion des ressources machines. Nous nous rendons compte aujourd’hui que c’est la GTA qui permet de mieux gérer la personnes, ses compétences, ses aspirations…

Nous sommes éditeurs de solutions tant de RH traditionnelles que de GTA. Nous ne parlons plus de RH et de GTA, mais de gestion de capital humain. Ces deux mondes convergent. Il y a un inversement de tendance. Il y a encore un an ou deux, la GTA était un module de la RH mais vivait une vie à part entière, c’était un marché avec beaucoup de demandes. La GTA devient maître par rapport à la RH. Alors qu’avant on consommait de l’information qui venait de la RH, c’est la GTA, aujourd’hui qui fournit de l’information à la RH pour la paie, la gestion des compétences tec…

L’idée même de gestion des RH, de la GTA converge vers une gestion d’un Système d’information unique que l’on peut appeler gestion du capital humain.

« Les solutions de gestion des temps ne sont pas en reste quant au mode Saas », affirme Eric Ruty.
« Le mode licence reste néanmoins très majoritaire, mais un vrai changement est en train de se faire sur le marché. Si l’offre Saas est performante et fiable, il n’y a pas de raison qu’elle ne continue pas à se développer. »

«José Rodrigues estime, quant à lui, que « la notion de Saas peut s’appliquer mais que cela dépend de la structure de l’entreprise. Aujourd’hui, certains secteurs d’activité sont largement éligibles à ce mode de fonctionnement dès lors que les entreprises sont réticentes à l’acquisition de matériel à coût fixes. Pour une grande structure, le choix du mode Saas en matière de GTA est un choix politique car techniquement cela se justifie moins. La GTA doit être intégrée avec beaucoup d’autres systèmes d’information existant de l’entreprise. Il est intéressant de déporter une de ses gestions et de la mettre à disposition en mode Saas mais plus tard elle doit « travailler » avec 190 autres logiciels hébergés cela perd de son intérêt.

La GTA s’y prête moins car c’est un métier en pleine évolution avec beaucoup d’évolutions apportées au logiciel. Si on externalise quelque chose qui est en pleine mutation, on rajoute une couche de perturbations par rapport à la possibilité d’évoluer rapidement. »

Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay