Les DRH, aujourd’hui doivent répondre à des enjeux humains, organisationnels et financiers. Sur le plan financier, le coût de la masse salariale représente parfois plus de la moitié des charges de fonctionnement d’une société. Il est dont extrêmement important pour elles de mettre en place une gestion de la rémunération et une analyse de la masse salariale.
My RH Line a rencontré des experts de la gestion de la masse salariale qui nous font part de leur expérience de ce type de projet.
« La masse salariale, aujourd’hui, est l’un des premiers postes de charges dans les entreprises », indique Etienne Audouin. « Il peut varier de 25 à 80% du budget en fonction du secteur d’activité. A ce titre, il s’agit vraiment d’un levier et d’une variable financière et économique clé pour l’entreprise. Le pilotage devient alors essentiel pour augmenter la performance et la rentabilité de l’entreprise ».
« Généralement, la masse salariale est la masse qui est dépensée au titre des rémunérations par les entreprises », explique Edouard Roquefort-Villeneuve. « Il y a plusieurs masses salariales dans une entreprise, tout dépend de qui en parle et cela rend le sujet un peu complexe. Il y a la masse salariale RH (les salaires), la masse salariale comptable intégrant des éléments supplémentaires tels que les provisions par exemple, et la masse salariale budgétaire qui sert à prévoir à l’avance combien l’entreprise va dépenser».
« La gestion de la masse salariale est au croisement à la fois de la politique financière de l’entreprise et de la politique sociale », ajoute le Directeur des opérations Cézanne Software France. « Grâce à une gestion assez fine de la masse salariale l’entreprise va pouvoir orienter ses décisions stratégiques et tactiques et celles -ci auront un impact à court terme (dans le semestre ou l’année) mais également à moyen terme. Par exemple si l’entreprise joue des sorties, des entrées ou des augmentations, en fonction d’une période, affecter ces mouvements, augmentations…, la masse salariale va évoluer d’une manière différente ».
« Quand on parle de masse salariale », ajoute le Fondateur de MICRORH, « on parle non seulement de dépenses mais aussi du nombre de personnes. »
« La notion d’effectif est associée à la masse salariale », précise-t-il. « Depuis toujours et encore aujourd’hui, les entreprises ont beaucoup de mal à donner leur effectif exact.
Si vous interrogez un DRH ou un Directeur financier ou une toute autre personne, les chiffres donnés seront différents. Le DRH va certainement poser la question à son responsable de paie et la réponse donnée sera bien souvent le nombre de bulletin de paie émis, mais il ne précisera pas forcément le nombre de personnes à temps partiel, temps complet, entrés ou sortis en cours de mois…
Il y a également la question des individus ayant plusieurs affectations. Il est important dans ce cas de prendre aussi en compte les prorata affectés à chacun des services si le comptage se fait par service. De son côté la direction financière peut y inclure les intérimaires.
Le sujet des effectifs et des rémunérations associées est très délicat. »
Si vous interrogez un DRH ou un Directeur financier ou une toute autre personne, les chiffres donnés seront différents. Le DRH va certainement poser la question à son responsable de paie et la réponse donnée sera bien souvent le nombre de bulletin de paie émis, mais il ne précisera pas forcément le nombre de personnes à temps partiel, temps complet, entrés ou sortis en cours de mois…
Il y a également la question des individus ayant plusieurs affectations. Il est important dans ce cas de prendre aussi en compte les prorata affectés à chacun des services si le comptage se fait par service. De son côté la direction financière peut y inclure les intérimaires.
Le sujet des effectifs et des rémunérations associées est très délicat. »
« Depuis un peu plus d’une dizaine d’année, on voit que la fonction de contrôleur de gestion sociale, est de plus en plus en vogue », note Etienne Audouin. « Les contrôleurs sont de plus en plus représentés dans les entreprises quelle que soit leur taille. Un contrôle de gestion social est la personne qui pilote cette activité à travers des indicateurs de gestion de masse salariale, des effets variables : effet volume, effet masse, Noria.
Il va pouvoir apporter des solutions à ses managers afin de les conseillers sur leur politique de recrutement par exemple et d’augmentation. Il est un vrai business partner. Il y a une véritable interaction entre les contrôleurs de gestion sociaux et les managers ».
Apport pour les entreprises
« Une solution de gestion de la masse salariale permet aux contrôleurs d’accompagner les RH tout au long du cycle budgétaire de l’entreprise », explique Etienne Audouin. « Il lui permet également d’analyser le réalisé, l’aide à élaborer son budget initial, pour ensuite le réajuster en fonction de la vie de l’entreprise. On s’aperçoit aujourd’hui qu’il faut constamment être flexible et ajuster sa masse salariale aux exigences business de l’entreprise. Une telle solution permet également à la fonction contrôle de gestion sociale de s’aligner aux attentes de la finance. Tous les services collaborent. (managers, finances, RH…). On est entre les deux : entre les RH et la finance ».
« Cet outil doit permettre à la fois au RH de piloter sa masse salariale à travers les effets (structure, niveau, volume) et de piloter les écarts entre le budgété, le réalisé et le forecast (le budget réajusté) et lui fournit des indicateurs de type bilan social, répartition des rémunérations, part égalité homme-femme, détail des entrées et des sorties, évaluer le turn over », indique le Directeur des opérations de Cézanne Software. « Il doit permettre d’apporter des réponses … »
« Une solution de gestion de la masse salariale permet à une entreprise de maîtriser ses dépenses et de compter ses effectifs en fonction de différents critères», confirme le fondateur de MICRORH. « Les entreprises vont pouvoir précisément, mois par mois et annuellement, en fonction du passé, voir combien et comment elles ont dépensé leur masse salariale.
Ensuite, cela leur permet de faire des projection et simulation.
En cours d’année, une entreprise sait combien elle a dépensé depuis le mois de janvier puisque les paies ont bien tourné. La projection va lui permettre de prendre la situation au 31 juillet, par exemple, et de la projeter jusqu’au 31 décembre avec les règles de paie qui doivent être calculées (13e mois, primes…) et éventuellement les hypothèses d’entrée et de sortie de personnel.
La simulation, elle, va commencer en 2011. L’entreprise peut dire, une fois le premier exercice clos, si elle prévoit l’année suivante de recruter, augmenter, donner des primes…
Ensuite, cela leur permet de faire des projection et simulation.
En cours d’année, une entreprise sait combien elle a dépensé depuis le mois de janvier puisque les paies ont bien tourné. La projection va lui permettre de prendre la situation au 31 juillet, par exemple, et de la projeter jusqu’au 31 décembre avec les règles de paie qui doivent être calculées (13e mois, primes…) et éventuellement les hypothèses d’entrée et de sortie de personnel.
La simulation, elle, va commencer en 2011. L’entreprise peut dire, une fois le premier exercice clos, si elle prévoit l’année suivante de recruter, augmenter, donner des primes…
Dans ces deux analyses, on voit tout de suite, qu’il existe deux axes principaux, la politique de rémunération et la politique d’emploi.
La politique de rémunération permet de mesurer tant dans le passé que dans le futur les différents ratios d’analyse (salaire moyen par catégorie par exemple) et de valoriser et définir les modalités de distribution des éléments de rémunération et leurs variations (primes, augmentations individuelles, catégorielles, générales, …).
La politique de rémunération permet de mesurer tant dans le passé que dans le futur les différents ratios d’analyse (salaire moyen par catégorie par exemple) et de valoriser et définir les modalités de distribution des éléments de rémunération et leurs variations (primes, augmentations individuelles, catégorielles, générales, …).
La politique d’emploi, quant à elle, permet d’envisager si l’entreprise doit recruter ou se séparer de collaborateurs, ou rester à son équilibre actuel. L’entreprise sait qui va partir (retraite…), et si elle doit remplacer ces personnes. »
« Les principales solutions, aujourd’hui, mesurent mois par mois le nombre de personnes et les dépenses associées », ajoute Edouard Roquefort-Villeneuve. « MICRORH est allé plus loin. Nous avons repris les concepts des années 60 du ministère des finances et principalement les notions développées par Monsieur TOUTEE, qui précisaient qu’il était important de mesurer non seulement les évolutions (de rémunérations et/ou d’effectif) ponctuelles (effet niveau) mais aussi les évolutions annuelles (effet masse) en prenant en compte le nombre de mois concerné par cette modification et ainsi de mesurer l’impact financier mécanique sur l’année suivante (effet report).
Cela s’applique aussi bien sur les augmentations de salaires, que sur les modifications du nombre de personnes. »
« Ce qui est important c’est de mesurer cet engagement financier », explique-t-il. « Si vous dites, j’embauche une personne en 2011 au 1er janvier, elle sera présente toute l’année 2011, 2012 sera équivalent à 2011. Si elle est engagée au 1er juillet, en 2011, elle va compter pour 6 mois, mais en 2012, il y aura 6 mois de plus par rapport à 2011. L’apport de la solution MICRORH est de mesurer avec précision l’effet prix (augmentations individuelles, générales, le vieillissement..) et l’effet volume (variation d’effectif) par population et au global. »
Un apport spécifique pour les RH
« Une solution de gestion de la masse salariale, permet aux responsables des Ressources Humaines de préparer au mieux les Négociations annuelles obligatoires (NAO) », explique Edouard Roquefort-Villeneuve. « Les partenaires sociaux réclament beaucoup de choses et les différents syndicats vont chacun de leur revendication, il est donc important de prévoir, en amont, si leurs « désirs » peuvent être comblés et sur quelles bases et éléments il faut porter les négociations.
Aussi, en fonction des directives du Directeur général et de la politique définie, les RH sauront si l’année suivante il faut prévoir des charges supplémentaires ou au contraire réduire les coûts. Bien souvent lorsque l’on recrute des personnes », poursuit-il, « celles-ci ont un salaire moindre que ceux perçus par les personnes quittant l’entreprise. Les salaires moyens sont donc en baisse et cela fait que, bien souvent, l’entreprise dispose ainsi d’une somme à éventuellement redistribuer. C’est ce que l’on appelle l’effet Noria : les personnes entrantes sont moins payées que celles qui sortent, l’entreprise fait donc une économie à iso effectif. »
« Une telle solution va aussi permettre une collaboration plus étroite entre le DRH et le Directeur financier », assure Edouard Roquefort-Villeneuve. « Il y a de plus en plus de synergie entre la DRH et la Direction financière. Grâce à ces outils mutualisés, la DRH et la DAF peuvent partager non seulement des informations chiffrées mais aussi un vocabulaire. Ne serait-ce que la définition des éléments de rémunérations pris en compte dans la masse salariale et quelques notions d’effectifs (effectifs inscrits, ETP, …) permet d’établir un langage commun et ainsi lever les ambiguïtés éventuelles d’interprétation des chiffres annoncés.».
« Cela joue sur les Ressources Humaines, en général et plus particulièrement par rapport aux augmentations », indique Etienne Audouin. « et leur permet de savoir qu’elles sont leurs marges de manœuvre. On peut donner accès au management ou aux directions à des rapports liés à la masse salariale de pilotage de masse salariale. Cela permet de faire un peu de pédagogie au niveau du management. Ils ont accès à une partie du logiciel ».
« Cela apporte de la légitimité aux RH versus la finance », continue-t-il. « Ils vont pouvoir vraiment expliquer à la finance comment eux calculent leur budget car les RH pilotent d’une manière différente leur budget de masse salariale que la finance. Nous avons intégré à nos outils des affectations analytiques permettant aux RH de faire un suivi, un pilotage fin de la masse salariale au sens RH plus qu’au sens financier. La RH va pouvoir jouer un vrai rôle quant au budget en ayant, grâce à l’outil la capacité de discussion et de partage avec la finance et la direction ».
Des solutions pour tous
« Ces solutions sont adaptées à tout type de sociétés et ce peu importe la taille », affirme le Fondateur de MICRORH. « Tout dépend de la volonté et le besoin de l’entreprise, si elle a la volonté de bien maîtriser ses coûts et de savoir où elle va, elle doit se doter d’un outil. Lorsqu’une entreprise compte 200 ou 300 personnes et se contente de tableaux globaux synthétiques, il peut être suffisant d’utiliser un tableur comme Excel, mais si elle souhaite aller plus loin dans la précision et dans le volume, elle doit nécessairement adopter une solution spécialisée. »
« Nous avons réalisé un audit auprès des contrôleurs et l’outil numéro 1 reste Excel », indique Etienne Audouin, « donc dans notre solution, il ya une forte intégration avec les pratiques courantes, dont Excel. On ne peut pas chambouler 10-15 ans de travail ».
Un ROI simple à percevoir
« Un bon contrôle de la masse salariale permet d’identifier des leviers et d’éviter des dépenses inconsidérées. Le ROI est donc très simple à percevoir », assure le Directeur des opérations Cézanne Software France.
« Il est assez simple d’envisager un ROI », confirme le Fondateur de MICRORH. « Lorsque l’on parle de NAO et de prévisions, si la direction en amont n’est pas préparé et n’a pas d’outil précis et fiable de valorisation, elle peut faire un écart de 0.1 ou 0.2 points sur une masse salariale, et cela peut coûter très cher ».
Une rapide implémentation des solutions
« Cela peut aller très vite », assure Edouard Roquefort-Villeneuve. « Si l’entreprise est très réactive et dispose d’informations claires et fiables, on peut compter en moyenne 1 mois et demi pour 95% des éléments. Les 5% restant jouent sur les notions de règles particulières de rémunérations et du comptage des effectifs. Pour les CDI, il n’y a pas de problèmes, généralement les règles sont claires, mais pour les CDD, et le travail temporaire, bien souvent, les informations manquent de précision dans le système de paie. »
« Cela va de 2 mois et demi à plus. Nous apportons une solution complètement packagée », explique Etienne Audouin. « Nous fournissons un modèle qui correspond aux meilleures pratiques du marché, comprenant une liste d’hypothèses ajustables par la suite et une liste de rapports tout faits où les RH vont pouvoir analyser très finement leur masse salariale pour contrôler la validité des données (point majeur en début de projet) dans un second temps cela va leur permettre de comprendre pourquoi les indicateurs fournissent ces chiffres, aller au détail jusqu’à l’individu et analyser plus finement les effets sur un service, sur un département, sur un pays… Tout est incorporé dans la solution et après nous avons un travail de réajustement à réaliser. »
Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay
Edouard Roquefort-Villeneuve, Fondateur de MicroRHAprès un passé de près de 15 ans dans un cabinet mondial de conseil en RH et près de 6 années chez un éditeur majeur d’ERP, le fondateur de MICRORH, expert dans le domaine des rémunérations et des SIRH, propose une offre originale a forte valeur ajoutée dans cette niche fonctionnelle pauvrement pourvu aujourd’hui.
CMS (Contrôle de la Masse Salariale) est une solution autonome et indépendante s’adressant aux entreprises tant du secteur privé que public.
Afin d’optimiser le temps d’implémentation et par conséquent les coûts de mise en œuvre, MICRORH, dès l’analyse conceptuelle de la solution, a intégré en standard les concepts énoncés au début des années 60 par Mr TOUTEE. Il en résulte que CMS possède intrinsèquement le calcul délicat des différents ratios d’analyse (effets de niveau, masse et report) et ainsi mesure la politique de rémunération (GVT) et la politique d’emploi (effets d’effectif, de structure et de Noria). Enfin la décomposition des facteurs de glissement croisée à la segmentation de population permet ainsi d’avoir une vision claire des éléments financiers engagés et prévisionnels complétant ainsi les tableaux de bord de pilotage tant des rémunérations que des effectifs.
CMS s’intègre simplement aux systèmes de paie et de gestion de personnel les plus couramment utilisés (SIRH / ERP).
CMS s’adresse en particulier aux entreprises désireuses de suivre et de prévoir les dépenses salariales afin d’en optimiser les coûts.
MICRORH propose la solution fonctionnelle CMS en licence et/ou en service.
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Etienne Audouin, Directeur des Opérations Cézanne Software France
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