Les projets de gestion des temps et des activités multi-sites font de plus en plus appel à des approches Core Model. Horoquartz présente quelques bonnes pratiques pour réussir son projet Core Model GTA.
1 – Anticiper pour ne pas subir
Rien de plus structurant qu’une approche Core Model GTA afin de normaliser les pratiques, les traitements, et de centraliser les données des différents sites qui utilisent l’application.
Il va vous falloir recenser les processus à standardiser, analyser les réglementaires et tenter de les harmoniser, revoir la codification d’un certain nombre de données, centraliser les informations, définir ce qui va relever du central ou du local, négocier certains points avec les IRP et le management… Bref, un travail de longue haleine qui va mobiliser des budgets et beaucoup d’acteurs en central et sur les sites. Anticiper permet de gagner un temps précieux lors de la réalisation du projet de GTA. Dans le cas contraire, tous ces points – notamment organisationnels – ressortiront lors des analyses et devront être traités lors du déploiement. Ce qui a pour conséquence en général de ralentir le projet global.
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2 – Se fixer des objectifs raisonnables
Passer d’un logiciel de GTA personnalisé 100% local à un logiciel personnalisé 100 % central via le Core Model est rarement réaliste ni même souhaitable. Un certain nombre de processus et de traitements resteront dans une logique locale. Les faire entrer à tout prix dans un socle commun peut s’avérer très onéreux. Par exemple, si un site a une règle de calcul d’heures supplémentaires ou de gestion de congés très spécifique, liée à sa convention collective propre ou à des pratiques impossibles à remettre en cause, il est peut-être préférable de ne pas l’intégrer dans le Core Model. Le Core Model peut très bien intégrer les règles standards applicables à tous les sites et pour ce site en particulier, une règle spécifique sera attribuée en dehors du socle commun.
3 – Ne pas tout jeter
Certains processus de GTA en dehors du Core Model peuvent avoir leur raison d’être et une justification réelle pour le site qui les utilise. Le Core Model a bien pour objectif de standardiser les pratiques, et donc d’intégrer dans le standard celles qui peuvent l’être. Mais des processus peuvent continuer d’exister en parallèle pour certains sites, sans pour autant remettre en cause le Core Model. C’est d’ailleurs ce sentiment de «perdre quelque chose» qui peut dégrader la motivation des équipes RH locales à contribuer positivement à la conception d’un outil commun. Il faut donc bien définir où placer le curseur pour ne pas priver l’utilisateur local de fonctions essentielles tout en préservant la vision globale
4 – Bien évaluer le facteur temps
Un projet de GTA basé sur un Core Model est souvent long à mettre en œuvre. Si l’entreprise a suffisamment anticipé comme expliqué plus haut, l’impact peut être réduit. Mais les sites ont parfois des problématiques urgentes à résoudre au travers de la solution. Il faut donc s’assurer que l’approche est en phase avec ces contraintes et le cas échéant trouver des solutions d’attente.
Mais se dire « je vais déployer localement pour gérer l’urgence, puis on reviendra vers un Core Model après pour faire des économies d’échelle » fonctionne rarement. L’expérience montre que le déploiement local subsiste pendant des années et que le jour où on revient à une approche Core Model, le plus souvent, la totalité du travail est à refaire.
5 – Ne pas sous-estimer l’accompagnement du changement
Les spécialistes du Core Model, pour la GTA ou autre, identifient deux types d’approche. L’approche Top-Down correspond à une vision plutôt centralisatrice et est souvent interprétée par les sites comme « imposé du siège ! ». L’approche Bottom-Up suppose une contribution forte des SIRH locaux à la constitution du Core Model central et présume que l’on puisse mettre tout le monde d’accord, ce qui ne se vérifie pas toujours. La méthode intermédiaire s’impose le plus souvent d’elle-même. Elle consiste à créer une équipe mixte Siège-Sites, pluridisciplinaire (RH, SI, opérations) et souvent accompagnée par un prestataire. Cette organisation concilie le mieux les objectifs stratégiques du groupe et la réalité du terrain en vue de constituer le Core Model.
L’accompagnement au changement pour les utilisateurs ne doit pas être sous-estimé. Passer à une logique Core Model se traduit souvent pour eux par des fonctionnalités et des processus qui leurs semblent moins optimisés dans une logique locale. Et les gains au niveau de l’entreprise peuvent leur sembler abstraits. L’effort pédagogique doit donc être en conséquence.
L’approche Core Model se développe et répond clairement à l’attente de nombreuses organisations multi-sites. Les enjeux sont importants, tant stratégiques, qu’RH, IT et opérationnels. Mais l’impact sur le cycle du projet et sur son coût est certain. Il faut donc prendre toutes les précautions pour en assurer la réussite, à la hauteur des enjeux de la démarche !