Tâches à automatiser : Le temps, c’est de l’argent !
Tim Ferriss, auteur de « La semaine de 4 heures », n’a jamais été aussi inspirant : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! dit-il, dans son ouvrage à succès. Une idée qui s’applique à tout un chacun comme aux entreprises qui méritent de gagner en productivité pour être plus concurrentielles et plus réactives.
Automatiser pour gagner en compétitivité
Les entreprises qui prennent conscience que l’accélération de leur développement est l’une des conditions majeures de leur avancée doivent se mettre à la page : pour accélérer davantage, il n’y a qu’une solution : l’automatisation. Des tâches répétitives ou chronophages peuvent ainsi être optimisées, au même titre que les process, le tout contribuant à permettre aux équipes de faire face au nombre croissant de demandes entrantes, de gagner en agilité et de se concentrer sur l’essentiel, à savoir des tâches à forte valeur ajoutée.
Quelles tâches peuvent être automatisées ?
Un rapide tour d’horizon peut laisser à penser que peu de tâches sont en mesure d’être automatisées. La réalité est tout autre, comme l’indique un rapport du McKinsey Global Institute qui met en évidence que près de deux tiers des opérations de collecte et de traitement de données peuvent être automatisées. Sachant que ces opérations font partie intégrante de la gestion du travail, la liste des tâches à automatiser peut être très longue dans certaines entreprises. En outre, les erreurs sont réduites et les ressources humaines sont libérées pour s’affairer à d’autres opérations essentielles de l’entreprise.
Les tâches à automatiser dans la gestion de projet
Les échanges par messagerie électronique : Alors que le travail collaboratif prime dans les entreprises actuelles comme dans les start-ups, certaines équipes persistent à utiliser les e-mails comme méthode de communication, chacun envoyant et recevant des messages à tour de bras, avec ou sans fichier joint, en mettant en copie un certain nombre d’individus. Certains outils, comme Slack, par exemple, permettent le partage de messages et de documents à l’ensemble des membres d’un projet, rassemblant l’essentiel sur une et même plateforme.
Les parties répétitives d’un projet peuvent être automatisées, comme l’organisation de flux de travail, les chargés de mission, la durée des tâches etc. Des outils comme Monday.com et Wrike sont tout à fait à même de permettre à ces parties d’être facilement automatisées et de récupérer un modèle de base en l’adaptant aux contraintes du nouveau projet.
Les messages entrants en direction des équipes de service client ou de facturation, par exemple, peuvent être automatisés via l’élaboration d’un flux de travail permettant de les traiter efficacement. La mise en place de formulaires de demande dynamiques permettent d’obtenir, sans avoir à les chercher, les informations nécessaires à traiter chaque demande.
Slack, Hootsuite, Quickbooks, Quip, Zapier ou encore Microsoft Flow font partie des dizaines d’outils à la disposition des entreprises pour faciliter et automatiser les tâches du quotidien. Le temps passé à étudier les outils les plus adaptés est autant de temps gagné par la suite, de compétitivité et d’agilité supplémentaires. A méditer…
Marilyn GUILLAUME
