Replay TDRH : Etude collaborateurs et bulletin de paie numérique, les 4 grands enseignements de 2020

par La rédaction

Tout employeur est dans l’obligation de remettre un bulletin de paie tous les mois à ses salariés. Il peut être délivré au format papier ou numérique. Il n’existe pas de format obligatoire à ce jour, mais dans le cadre de la simplification de la gestion de la paie, le bulletin sous forme dématérialisée présente des avantages. Une étude menée en juillet 2020 détaille le rapport entre les collaborateurs et le bulletin de paie numérique. Véronique Colbert, Directrice Marketing Fidélisation & Relation Client et Etienne Gache, Directeur Efficacité Commerciale et relation Partenaires chez Digiposte, font le point sur les résultats de cette étude.

 

Collaborateurs et bulletin de paie numérique, les chiffres

Aujourd’hui, 42 % des actifs reçoivent leur bulletin de paye au format électronique seul. Par ailleurs 33% le reçoivent en format électronique et courrier et 25% le reçoivent en mains propres et par courrier. Le format électronique est majoritaire dans les grandes entreprises et la distribution en main propre est la pratique la plus fréquente dans les petites entreprises, PME et micro-entreprises notamment. Parmi les 42% de bulletins remis au format dématérialisé, 35% le reçoivent par email. Par ailleurs 40% des personnes interrogées qui reçoivent le bulletin de paie numérique le reçoivent par coffre fort électronique. Cela représente 17% des actifs. Par ailleurs l’intranet RH concerne plutôt des grosses entreprises.

 

Bulletin de paie numérique par email, quels sont les risques

Bien que le fait d’envoyer les bulletins de paie numérique par email ne soit pas illicite, ce n’est pas tout à fait conforme à la réglementation, notamment de la loi El Khomri de janvier 2017. L’envoi par email pose un problème, notamment quant à la pérennité de la conservation du bulletin de paie. Un bulletin de paie est un document sensible. On doit pouvoir conserver tout au long de sa carrière. Légalement, il doit être conservé 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

L’email ne garantit pas cette pérennité de conservation. Certaines messageries suppriment par exemple des comptes quand ils ont été inactifs longtemps, il existe par ailleurs des risques de piratage. Enfin, l’envoi par email ne garantit pas forcément la valeur probante du bulletin de paie numérique, car il arrive souvent que le PDF envoyé ne soit pas signé.

La loi El Khomri a accéléré la dématérialisation RH

La loi El Khomri, dite loi travail, a permis l’accélération des processus de dématérialisation. Avant le 1er janvier 2017, le salarié devait exprimer son consentement à la dématérialisation (l’opt in). Avec la loi et depuis janvier 2017, le salarié n’a plus à exprimer son consentement, mais son refus express. L’employeur va le consulter sur le sujet de la dématérialisation. S’il exprime son refus, il restera au format papier s’il ne l’exprime pas. C’est comme cela qu’il a été possible de déployer de façon massive le bulletin de paie numérique.

Mais la dématérialisation du bulletin de paie est quoiqu’il arrive une préférence pour les salariés. En effet, après avoir interrogé les salariés qui n’en bénéficient pas encore, il ressort que 71% d’entre eux sont ouverts à cette option. Un taux relativement proche de ceux observés dans les entreprises qui passent à la dématérialisation, puisque ce sont en général 80% des salariés environ qui s’y mettent, contre environ 20% de refus.

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