Externalisation de la paie, do and don’t

Externalisation de la paie quelles sont les bonnes pratiques et les erreurs à éviter ? La gestion de la paie requiert chaque mois un temps de travail important pour les ressources humaines. À cela s’ajoutent les formations aux salariés, une veille sur les réglementations en vigueur et un investissement non négligeable dans un logiciel à jour. Bien que la gestion de la paie fasse partie de la fonction RH depuis toujours, l’évolution du métier pousse à optimiser les tâches qui sont seulement chronophages, mais se complexifient à chaque mise à jour des régulations administratives.

 

Pour quoi sous-traiter la paie ?

Les avantages de l’externalisation de la paie sont multiples : précision, ponctualité, fiabilité et conformité des déclarations sociales obligatoires (DSN). Voici l’occasion de soulager les ressources humaines débordées et peu formées au jargon juridique.

Bien plus qu’un simple gain de temps, l’externalisation de la paie sécurise cette fonction RH indispensable. Sous-traiter la paie permet de se faire accompagner par des experts dont le métier consiste à connaître la législation. En évitant les erreurs dans les bulletins de paie ou les documents de fin de contrat, vous vous protégez des litiges coûteux. Par ailleurs, une paie bien gérée en temps et en heure avec moins d’erreurs donne confiance aux salariés.

Enfin, l’externalisation de la paie permet d’intégrer le coût prohibitif du logiciel dédié à un contrat d’accompagnement administratif plus complet. Le besoin de formation des salariés est donc inexistant ou minime.

 

Les bonnes pratiques de l’externalisation de la paie

Choisir entre une externalisation de la paie complète ou partielle ? Vous souhaitez seulement gagner du temps sur la gestion de la paie via un logiciel Saas ? Optez pour un contrat de gestion partielle. Vous remarquez trop d’erreurs préjudiciables dans les bulletins de paie ? Ou vous anticipez des changements et des évolutions dans votre masse salariale ? Faites sous-traiter la paie dans son intégralité par des experts pour en assurer la conformité.

 

Choisir une solution qui convient à la taille de votre entreprise. Certains prestataires demandent un nombre minimum de bulletins de paie mensuels, d’autres sont spécialisés dans les start-ups et petites entreprises. L’avenir de votre entreprise est aussi à prendre en compte dans votre décision. Pensez-vous à externaliser la paie dans le cadre d’une restructuration ? Ou vous souhaitez changer de gestion de paie pour anticiper une forte croissance ?

 

Étudier l’offre de votre prestataire de gestion de la paie en détail. Offre-t-il une assistance en droit du travail ? Gère-t-il le prélèvement à la source ? Quid du suivi de la masse salariale ? Comment sont facturées les différentes tâches, par document ou par abonnement sur forfait ? Que comprend la création d’un bulletin de paie ? Leur système s’accorde-t-il à votre SIRH ? Est-il possible de personnaliser l’offre d’externalisation de la paie à vos besoins ? Enfin, de quel type d’assistance avez-vous besoin en cas de litige avec un salarié ?

 

S’assurer de la confidentialité des informations. Lors de la recherche d’un prestataire, renseignez-vous sur les garanties de sécurisation des informations. Sauvegarde, respect des normes de sécurité, tableau de bord en temps réel, comment seront manipulées et présentées vos données RH ? Qui y aura accès et comment ?

 

Comment en bénéficient le reste de l’entreprise ? L’externalisation de la paie peut aussi contribuer à rendre les données RH plus accessibles. Le logiciel utilisé peut-il être mis à disposition des équipes financières et comptables ? Votre prestataire propose-t-il un portail à destination des salariés ?

 

Externalisation de la paie : Les erreurs à ne pas commettre

Penser que l’on perd la connaissance de ses données RH. Même lors d’une externalisation de la paie complète, le prestataire doit garder à votre disposition les informations récoltées. Vous devriez pouvoir facilement les extraire et éditer des rapports de paie, par exemple.

 

Se focaliser sur les économies plutôt que sur le service proposé. Embaucher un gestionnaire de paie en interne ou former un salarié à cette fonction génèrent des coûts importants. Si l’externalisation de la paie permet de faire des économies dans l’immédiat, ne pas la considérer comme un investissement à long terme est une erreur. Libérées de cette mission facilement traitée par un tiers, les équipes RH peuvent reporter leur énergie et leur compétences sur des projets d’envergure et contribuer au développement de l’organisation.

 

Croire que l’externalisation de la paie rime avec suppression d’emploi. Le traitement de la paie requiert une expertise et une attention minutieuse, ce type de profil ne s’inscrit pas dans la logique de toutes les entreprises. Sous-traiter la paie avec exactitude et conformité s’inscrit dans une stratégie de conduite du changement.

 

Ne pas solliciter le prestataire de gestion de la paie en cas de litige. Certains cas de redressement ou de passage au conseil des prud’hommes (CPH) peuvent se référer à la responsabilité du prestataire de gestion de la paie externe qui se doit souscrire à une assurance professionnelle.

 

L’externalisation de la paie soutient l’évolution stratégique du métier de RH. Les entreprises qui font ce choix doivent comprendre cet aspect organisationnel et s’assurer du réel allègement de cette fonction administrative chez leurs RH. Ainsi, ils sauront reporter leur attention et mettre leur expertise à contribution de projets d’ampleur.

Le marché des prestataires en France est mature, voici une liste de quelques prestataires pour externaliser la paie :

 

Mai Trebuil

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