Entretien annuel d’évaluation : quel est son rôle ? Comment le préparer et le réussir ? Comment le moderniser ? Google, Deloitte, Mazars, le groupe Etam lingerie… Tous ont en commun d’avoir opté pour des méthodes alternatives à cet entretien annuel individuel. Souvent source de stress pour les salariés, cette évaluation annuelle n’a pas non plus bonne presse auprès des professionnels RH qui jugent l’outil obsolète et peu adapté à l’évolution du monde du travail. Alors quelles sont les solutions existantes ?
Entretien annuel d’évaluation : définition
L’entretien annuel correspond à un moment clé de l’année où les performances, les objectifs et le développement professionnel du collaborateur sont évalués et discutés. Parfois source d’angoisse pour les salariés, ce moment reste néanmoins l’occasion d’aborder l’année écoulée et de définir les objectifs à venir.
Il est traditionnellement prévu une fois par an et peut durer de 30 minutes à plusieurs heures. Sa durée varie en fonction de la taille de l’entreprise et du poste occupé par le collaborateur.
Au cours de cet entretien, les objectifs fixés lors de l’entretien précédent sont revus, les résultats sont analysés, les performances sont évaluées, les compétences sont examinées et les opportunités de développement sont discutées.
L’entretien annuel d’évaluation peut être utilisé par les managers ainsi que par les professionnels RH pour :
- prendre la température : quels sont les ressentis du salarié, comment a-t-il vécu son année, a-t-il des demandes particulières (formation, mobilier)…
- identifier ses forces et ses compétences
- identifier ses axes d’amélioration
- définir quelles sont les compétences à acquérir pour évoluer
- définir les objectifs futurs
- mettre en place un plan de développement pour l’aider à atteindre ses objectifs.
En effet, c’est un moyen propice pour examiner les perspectives de carrière du collaborateur et discuter des opportunités de promotion, mobilité interne ou formation.
L’entretien annuel est souvent considéré comme un outil clé de la gestion des ressources humaines car il permet d’aligner les objectifs et les attentes de l’entreprise avec ceux des salariés. Cet outil offre une synthèse précieuse contenant des informations sur les performances et les moyens de renforcer la motivation et l’engagement de chacun.
En cas de désaccord, le salarié peut choisir de ne pas signer le compte-rendu final. Pour éviter d’en arriver à ce stade, il est essentiel de suivre l’évolution du salarié tout au long de l’année et de promouvoir le dialogue.
Quelles sont les étapes clés de l’entretien annuel d’évaluation ?
Dans de nombreuses entreprises, l’entretien annuel d’évaluation est le moment pour dresser un bilan des performances de chacun au cours de l’année écoulée. Mais aussi de fixer des objectifs à atteindre. Voici les étapes clés d’un entretien annuel réussi.
La préparation :
Avant l’entretien, le salarié et le responsable hiérarchique se préparent chacun de leur côté en analysant les objectifs fixés l’année précédente, les réalisations faites et les domaines où des améliorations sont nécessaires. Les questions ou le plan de l’entretien peuvent être communiqués en amont.
La présentation :
Au début de ce moment d’échange, le manager ou N+1 doit expliquer l’objectif de l’entretien, ses attentes, les enjeux qui en découlent, la durée estimée et les points clés qui seront abordés.
Le bilan :
Le responsable et le collaborateur dressent un bilan de l’année passée. Ils discutent de la performance et des résultats obtenus en examinant les réalisations, les objectifs atteints, les difficultés rencontrées, les leçons apprises et les opportunités de développement envisageables.
La définition des objectifs :
Les deux parties discutent ensuite des objectifs à venir en s’appuyant sur les priorités de l’entreprise, les besoins et remarques du salarié. Les objectifs doivent être clairs, mesurables et réalisables. Le but est de pouvoir ensuite les évaluer de nouveau dans un an.
Le développement du parcours professionnel :
Ce temps d’échange est tout à fait propice pour considérer le développement professionnel de la personne. Chacun est amené à discuter des opportunités de formation intéressantes, des projets à venir et des compétences à développer pour aider le salarié à atteindre ses objectifs professionnels ou à évoluer de poste.
L’évaluation globale :
À la fin de l’entretien annuel, le supérieur hiérarchique résume les points clés de la discussion pour s’assurer que les deux parties dressent la même conclusion. Ensuite, il est en mesure d’évaluer globalement la performance de l’employé. Un plan d’action avec de nouvelles solutions peut être imaginé pour se projeter dans l’avenir.
Le suivi de l’entretien annuel d’évaluation :
Une fois l’entretien terminé, le manager doit s’assurer que les objectifs fixés sont suivis au fil de l’eau. Offrir un feedback régulier au collaborateur est indispensable pour l’aider à améliorer sa performance.
Le succès de l’entretien dépend de la préparation, de la capacité de chacune des parties à être transparente et de l’engagement des deux parties à travailler ensemble pour améliorer la performance de l’employé.
Quel est le rôle de l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel d’évaluation consiste d’une part à évaluer les compétences du salarié, d’autre part à faire le point sur ses objectifs et ses perspectives d’évolution. Il n’est pas obligatoire, sauf si la convention collective le prévoit. Mais il représente un bon moyen de fidéliser et développer l’engagement des talents.
Si l’employeur décide d’en organiser un, il doit le proposer à l’ensemble de l’effectif pour éviter le caractère discriminatoire du processus. Enfin, il faut impérativement prévenir les salariés et les représentants du personnel de sa tenue.
L’objectif est de réaliser un bilan sur l’année en évaluant les performances des collaborateurs, mais aussi en les interrogeant sur leurs attentes, leurs besoins (formation…) et leurs perspectives d’évolution. Les informations transmises lors de cet échange permettent d’identifier et d’anticiper des situations problématiques pouvant affecter la stratégie RH de l’entreprise. Mené par le N+1 ou le manager, l’entretien annuel correspond au moment clé où le salarié et le N+1 vont dresser un bilan sur les missions effectuées au cours de l’année écoulée.
Puis, ils pourront fixer de nouveaux objectifs professionnels à atteindre et définir des évolutions de carrière possibles. Au cours de ce moment, le manager a l’opportunité d’identifier les points forts et les axes d’amélioration des membres de son équipe pour les aider à évoluer en leur proposant des solutions adaptées. L’entretien annuel fait donc partie intégrante de la politique RH de l’entreprise et de sa stratégie de développement des talents.
Du côté du salarié, il représente l’occasion de mettre en valeur les missions et les projets qu’il a mené durant l’année. Ce qui peut parfois être le moment d’évoquer une augmentation ou une évolution de poste. Pour le réussir, il convient de le préparer en amont en suivant plusieurs étapes.
Quelles sont les étapes indispensables à suivre ?
Est-il obligatoire pour le salarié ?
L’employeur doit respecter certaines dispositions prévues sous peine d’essuyer le refus du salarié à se laisser évaluer ou de devoir l’indemniser.
L’employeur a le droit d’évaluer le travail de ses salariés en raison du pouvoir de direction qu’il exerce. Lorsqu’elle est mise en œuvre dans l’entreprise, l’évaluation peut prendre différentes formes (entretien, notation, etc.). Elle est soumise au respect de nombreuses conditions.
En effet, en entreprise, les aptitudes professionnelles des salariés peuvent être évaluées.
Mais, est-ce une obligation ? Non, la loi n’oblige pas les employeurs à le faire. Toutefois, l’évaluation peut être imposée à l’employeur par la convention collective.
Dans ce cas, l’employeur doit respecter les dispositions prévues (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens, etc.). Il s’expose à être condamné par le conseil des prud’hommes à indemniser les salariés en cas de non-respect de ces dispositions.
De son côté, le salarié ne peut pas refuser d’être évalué par son employeur s’il a préalablement été informé des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées dans l’entreprise.
Selon le site du service public, Les méthodes et techniques “ doivent être objectives et transparentes (pas de critères discriminatoires: Un critère est discriminatoire s’il fait partie de la liste des 25 critères reconnus comme tels, comme le sexe, l’état de santé, ou la religion…, ni de critères générateurs de stress au travail). “
Lors de l’évaluation du salarié, comme au moment de l’entretien annuel, des données personnelles peuvent être collectées, si le dispositif a été porté préalablement à sa connaissance. Celles-ci doivent être protégées dans le cadre du RGPD.
Pour finir, la loi dit que les résultats obtenus sont confidentiels : seul le salarié concerné peut en avoir connaissance.
Bon à savoir : L’entretien annuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel de formation, qui a lieu tous les deux ans. Ce dernier est obligatoire est inscrit dans le Code du Travail. En effet, tous les salariés de toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité ont le droit d’en bénéficier. Peu importe la nature du contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) et le temps de travail prévu dans le contrat (temps plein ou à temps partiel). Il vise à faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié ainsi qu’à déterminer les formations adéquates.
Comment préparer un entretien annuel ?
Pour qu’il soit productif, un entretien annuel doit être préparé. La première étape pour préparer correctement sa mise en place consiste à dresser un bilan du salarié évalué. Pour cela, le représentant de l’employeur (manager, N+1…) peut s’appuyer sur la grille d’évaluation et le rapport précédent. S’il n’est pas disponible, il devra construire un nouveau rapport en prenant en compte les spécificités métier du salarié en question.
Pour fidéliser et développer l’engagement des talents, les marques de reconnaissance et de considération sont essentielles. Alors pensez à féliciter et encourager votre collaborateur pour les missions effectuées. De plus, il faut prévoir de lui laisser des moments pour s’exprimer et donner sa perspective sur des situations. Ainsi, vous éviterez de faire un monologue et pourrez transformer les entretiens annuels individuels en un véritable moment d’échange constructif et enrichissant.
Dans le rapport, il est également important d’évoquer les axes d’amélioration liés à l’emploi du salarié afin qu’ils puissent progresser. En effet, vous pouvez prévoir une grille d’évaluation afin de faciliter les échanges le jour J. Attention tout de même à choisir une grille d’évaluation pertinente selon l’emploi évalué et le poste en question.
La dernière étape consiste à fixer des objectifs et des perspectives d’évolution attractives liées à l’emploi des salariés. En plus de les (re)motiver, l’entretien annuel individuel est l’occasion de leur donner un sens et une explication directe liés aux projets à venir.
Attention, il ne s’improvise pas. Prévoyez un carnet ou un ordinateur pour prendre des notes et remplir le rapport tout au long de la discussion. La gestion du rendu et de l’après entretien n’en sera que facilitée.
Comment le réinventer ?
L’entretien annuel, au sens traditionnel, est de plus en plus décrié au sein des ressources humaines. Pourquoi ? De nombreux professionnels estiment qu’un entretien prévu une fois par an ne peut pas permettre d’accompagner le développement du salarié dans l’entreprise. Ni d’identifier ses leviers de motivation, ou encore de cerner d’éventuels problèmes. Dans un contexte où la fidélisation incarne un véritable enjeu RH, il doit absolument être couplé à d’autres moments d’échanges prévus avec chacun. Ainsi, l’expérience collaborateur sera améliorée, tout comme leur niveau de motivation au travail.
Favoriser les points rapides et réguliers
Deloitte a réinventé son entretien annuel d’évaluation. Le cabinet a mis en place les alternatives suivantes : définir des points plus réguliers (hebdomadaires, mensuels, ou trimestriels) et repenser un entretien de performance comme un entretien de développement. Stop au terme « annuel »
Collecter et envoyer des retours spontanés entre managers et salariés ou pairs ? C’est l’outil digital de feedback permanent déployé par le cabinet d’audit et de conseil Mazars, en France. Réaliser un feedback à 360° afin d’améliorer et développer sa posture managériale est aussi possible.
Enfin, permettre au salarié de fixer lui-même ses objectifs à son n+1, est un moyen d’impliquer le salarié. C’est le dispositif mis en place par le groupe de lingerie Etam.
« C’est un changement de posture, plus responsabilisant pour le collaborateur, moins directif pour le manager et plus participatif pour les deux » explique Odile Bonhomme, Directrice Talent Development.
Les entretiens annuels : des outils de dialogue
Pour Sylvie Loubière, directrice d’Axiome Coaching, un entretien annuel est une mine d’or inexploitée. “C’est un superbe outil de management dans lequel il faut investir pour apporter de la valeur à l’entreprise. Il permet de comprendre le collaborateur, de connaître ses talents inexploités, et ce qu’il veut faire dans l’entreprise. C’est aussi un entretien humain. Il est donc important de former les managers pour que ces outils ne se résument pas à un simple formulaire une fois dans l’année pour les RH, mais que ça devienne un outil de dialogue.”
Les alternatives sont nombreuses et permettent un meilleur engagement des salariés. Cependant ce processus d’évaluation annuelle n’est pas à ranger au placard mais à redéfinir pour exploiter tout le potentiel de ce moment d’échange privilégié entre le salarié et le manager. La gestion de la préparation et de « l’après » est cruciale.
Caroline Béguin & Laurène Boussé
