Il est important de bien cadrer un projet SIRH de gestion des temps afin de répondre de façon cohérente et complète aux problématiques rencontrées par les différents acteurs.
La réalisation d’un projet SIRH de gestion des temps comporte trois étapes :
- Analyser l’existant
- Recueillir les besoins
- Préparer et communiquer sur le projet
L’analyse de l’existant
Cette phase est le premier temps de construction d’un projet de gestion des temps. L’objectif est de répondre à plusieurs questions. Quels sont les outils techniques présents dans l’entreprise ? Quels sont les forces et faiblesses de ces outils ? Quels sont les acteurs ? Quelle est l’organisation de ma structure ? Quelles sont les forces et faiblesses de mon organisation ? Quels sont les différents sous-systèmes concernés par ce processus ? Quelles sont les tâches à faible valeur ajoutée ?
Quelles sont les contraintes techniques présentes dans l’entreprise ? … Il ne faut pas oublier qu’un projet SIRH entraîne à la fois une transformation organisationnelle et une modification technique. Ces interrogations ne sont que le début de la réflexion mais sont primordiales au bon déroulement du projet.
En effet, ce dernier ne pourra fonctionner que si l’outil SIRH répond à la majorité des attentes et permet d’améliorer les conditions de travail des différents salariés qui sont directement impactés par la mise en place de la solution. Durant cette phase, vous pouvez échanger avec des soumissionnaires afin de connaître les différentes solutions du marché qui répondent à vos besoins, pour quel coût et dans quel délai. Vous saurez si votre projet peut aboutir, vous pourrez commencer à budgétiser votre projet et à réaliser un macro-planning.
Le recueil des besoins
Une fois l’analyse de l’existant achevée et le projet validé, la seconde phase consiste à créer le dossier d’appel d’offre. Il doit être le plus précis possible et recenser l’ensemble des besoins de l’entreprise. Pour ce faire, il faut commencer à mobiliser les acteurs concernés (responsable ressources humaines, manager, responsable des services informatiques …). La première source d’information provient des collaborateurs qui réalisent au quotidien la gestion des temps au sein de votre entreprise. Il faut donc organiser des entretiens afin de bien cerner leurs attentes. Les managers vont permettre de recenser les différents besoins en termes de planification, de gestion des éléments variables et des pratiques de l’entreprise (un portail est-il nécessaire ? Comment sont traitées les absences ? Faut-il une planification sous contrainte ?
Quel est l’ensemble des variables et sous quelles conditions sont- elles appliquées ? Quels sont les automatismes attendus ?…). S’il y a plusieurs établissements et managers, cette période peut permettre d’uniformiser les règles et pratiques. Les ressources humaines sont les garants du respect des règlements. Ils donneront un point d’encrage pour le cahier des charges avec un rappel des règles internes, conventionnelles et légales à respecter ainsi que l’organisation attendue (quelles alertes, quel système de workflow, quelle habilitation ?…).
La direction des services informatiques, quant à elle, définit l’ensemble des contraintes techniques présentes dans l’entreprise (serveur, mode Saas, progiciel, débit, portail interne, active directory…). L’ensemble de ces données va permettre de réaliser le cahier des charges à envoyer aux éditeurs que vous aurez pré-sélectionnés pour l’appel d’offre. Afin de comparer plus facilement les réponses, il est conseillé d’avoir retenu 5-6 éditeurs.
Box SIRH – Projet de Gestion des Temps
La Box SIRH dédiée aux projets de gestion des temps contient l’ensemble des éléments requis pour rédiger votre cahier des charges et préparer votre dossier d’appel d’offre SIRH et le soumettre aux éditeurs du marché.
La préparation du projet SIRH
Cette phase est toute aussi importante que les deux premières. Un nouveau SIRH entraîne d’importantes modifications au sein de la structure. Vous avez sélectionné le prestataire correspondant à votre besoin. D’une certaine manière le plus dure reste à faire. La première étape consiste à constituer un groupe projet avec des rôles définis pour chacun. Les membres doivent être actifs, connaître la problématique et relayer l’information. La direction du projet en collaboration avec le soumissionnaire négocie un budget clair de la mise en place du projet (mise en place, paramétrage, formation…) et réalise un planning réaliste avec les différents jalons clés (date de lancement, date des ateliers d’analyse, mise en production…). Lors de la planification, il faut prendre en compte les périodes noires de l’ensemble des acteurs.
Ce planning doit comprendre l’ensemble des phases du projet : analyse, paramétrage, formation du groupe projet, recette, correction des anomalies, communication auprès du CE, communication auprès des collaborateurs, formations de l’ensemble des acteurs, déploiement, mise en production. Outre l’équipe projet constituée notamment de RH ou encore de managers, il est important, pour ne pas rencontrer de résistance d’informer les représentants du personnel et de communiquer régulièrement sur l’avancée du projet. Pour qu’un projet fonctionne et aboutisse sans difficulté, l’adhésion des salariés est primordiale. La communication interne est un des enjeux du projet.
Aude
Consultante SIRH
CAMANA CONSEIL
http://camanaconseil.fr/